淺談軟件開發項目中的溝通管理

［摘要］ 在競爭日益激烈的現代化企業中，項目管理越來越重要，而溝通管理是項目管理中必不可少的一個環節。本文結合軟件開發項目中溝通管理工作不順利的原因，重點分析在軟件開發項目中如何加強溝通管理，以提高項目質量，提早完成項目工作。

［關鍵詞］ 軟件開發； 項目； 溝通管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 14. 056

［中圖分類號］F273.2；TP311.52 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）14- 0097- 02

溝通管理是在一定的組織范圍內，為了達到一定的目標，保證項目的信息能夠及時準確地獲取、收集、存儲、分發、處理，圍繞組織的管理活動進行的有效溝通。有效的溝通管理在推動項目順利進行的同時，減少了項目中成員之間的矛盾與沖突，使人與人、人與組織之間的關系變得更為融洽，明確了項目目標，清晰了員工的工作職責，明晰了項目需求，使項目和諧高效地運作。相反的，在軟件開發項目中，溝通管理工作不到位，就會導致客戶的需要在軟件開發項目中得不到很好的體現，進一步造成返工等嚴重后果。由此看來，溝通管理是項目管理的重要環節，關系到項目成功與否，對項目的質量甚至有決定性的影響。

１溝通管理工作不順利的原因

（１） 錯誤的溝通態度。① 項目中的經理與成員都是高科技人員，容易形成自以為是的局面，太過自信而沒有正確認識溝通的重要性。② 害怕溝通，害怕與客戶、上級領導溝通。擔心會被拒絕，擔心在溝通過程中遇到阻力。③ 懶于溝通，以為溝通是一件很簡單的事情，無需傾注多少精力，導致溝通管理工作不順利。

（２） 沒有恰當的溝通技巧。與客戶溝通的時候，因為方式不恰當，導致失敗，開發項目產品的時候，因為沒有一個合適的溝通機制，導致偏差的產生。因此，項目經理應該具備一定的溝通技巧，以便根據項目的實際需要做出相應的應對措施。同時，真誠的態度在這一過程中也是必不可少的，只有真誠相待才能取得溝通對象的信任。

（３） 人懶惰的心理。由于人的惰性心理，有些用戶與開發人員，有可能不會認真閱讀用戶需求文件、設計文件，導致中途修改項目的嚴重后果。

２在軟件開發項目中如何加強溝通管理

２．１項目內部的溝通要求

（１） 員工應盡的責任。每位軟件項目的成員都必須明確自己負責的項目部分，并且知道與其余部分是如何關聯的，在明確分工后，要做以下共同工作：向員工解釋他們負責的工作的成果要求，應包括項目中所有的評判標準；向員工傳達項目中可能遇到的困難與可能需要的特殊信息；與員工當面進行工作的交接，并留出充足的時間討論。

（２） 彼此協作。在軟件項目整個實施過程中，通過溝通管理使項目的相關各方全面協調工作，相互協作，相互依賴，相互影響，以確保軟件開發項目目標的順利完成。

（３） 決策方面的要求。通過溝通管理，使項目中的成員了解由顧客、項目主辦方以及管理者做出的與項目相關的所有決策，進而促進有關決策的正確實施。

２．２項目外部的溝通要求

（１） 與企業管理層之間的溝通。軟件項目部與企業管理層之間的關系協調須依靠執行項目的管理目標責任書。項目部受企業中有關職能部門的指導，它們之間既是上下級的行政關系，又是服務與服從、監督與執行的關系。與此同時，項目生產要素的動態管理要服從于企業監管部門的宏觀調控，企業要對項目管理全過程進行必要的監督與調控，項目經理部要嚴格按照與企業簽訂的責任書恪盡職守，努力做好項目中的各項工作。

（２） 與業主之間的溝通。業主是軟件項目的擁有者，項目管理者與業主溝通時應做到以下幾點：首先向業主詳細介紹項目的情況，以便在項目進行過程中減少其越級指揮與不合理干預。其次，通過與業主的溝通，使整個項目的策劃中能體現出業主的愛好習慣、期望與價值觀念。業主作出決策的時候，項目經理能夠為其提供充分合理的項目信息，讓業主知道項目的實施情況、決策方案的利弊及其對目標的影響等。最后，項目管理任務在委托后，應向項目經理就項目的前期策劃與決策過程作出全面的解釋和說明，并在項目管理過程中保持與項目經理聯系的穩定性和連續性。

（３） 與設計單位之間的溝通。軟件項目部應該密切配合與設計單位在圖紙會審、設計交底、設計洽商等環節的工作，設計過程中出現問題時，應該及時和設計單位聯系，討論問題的解決辦法，與設計單位建立良好的合作信任關系。與此同時，還應該接受監理工程師與發包人對雙方的協調，在這一過程中若出現有爭議的問題，應該合理地利用監理工程師與發包人的職能，盡量避免正面沖突的發生。

（４） 與分包商之間的溝通。項目部和分包商之間的溝通應該嚴格按照分包合同來執行，并正確處理經濟與技術關系，正確處理項目中的質量控制、進度控制、成本控制、安全控制、現場管理與生產要素管理中的各種關系。此外，項目部要支持與監督分包單位的工作，加強與分包人之間的溝通，及時準確地了解分包人的具體情況，在發現問題時應及時處理。與此同時，加強監管的力度，盡可能避免出現問題擴大化與復雜化的現象。

（５） 與供應商之間的溝通。項目部與供應商雙方應根據擬定的合同，利用競爭機制、價格招標與供求機制做好協作配合工作。在保證供應量與資源質量前提下選擇合適的供應商，為了確保雙方合作順利，項目部應該與供應商簽訂合同，并且保證合同明確、具體。為了在最大程度上降低資源的采購風險，提高資源的利用效率，合同應明確規格、數量、時間、質量與配套服務等方面的問題，以確保資源材料的質量。

２．３發生沖突時的良好管理策略

在軟件項目中，不可避免地會發生沖突。沖突是否得到恰當的解決，直接關系到整個項目的成敗。只要沖突處理得當，反而會促進項目的進程。沖突能反映項目的問題所在；沖突能夠促進問題的及時解決；沖突能夠引起項目成員的討論，形成一定的工作氛圍，有利于整個項目的團隊建設。項目經理與項目組人員充分利用溝通技巧，充分利用好項目中產生的沖突，做好沖突的解決、協調工作，對整個項目的進程有著非常重大的意義。

主要參考文獻

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