加強職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理的體會

［摘要］ 職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理是學校內(nèi)部審計工作的重要組成部分，是對學校財務(wù)收支活動進行監(jiān)督而形成的、具有保存價值的包括文字、圖表、聲像、實物等不同形式資料的歷史記錄。做好內(nèi)部審計檔案管理工作，可以提高內(nèi)審質(zhì)量，有助于內(nèi)部審計更好地發(fā)揮為學校領(lǐng)導決策服務(wù)的職能。

［關(guān)鍵詞］ 職業(yè)學校；內(nèi)部審計；檔案管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 13. 030

［中圖分類號］F239.45 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）13- 0046- 02

職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案是學校內(nèi)部審計部門在執(zhí)行審計任務(wù)、履行審計職責時收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實物、電子光盤等［１］。內(nèi)部審計檔案內(nèi)容包括以下4類文件材料：①立項類文件材料；②證明類文件材料；③結(jié)論類文件材料；④備查類文件材料。

１職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理工作的重要性

隨著職業(yè)教育改革的深入開展以及各級政府和社會各界對職業(yè)教育投入的增加，職業(yè)學校的辦學規(guī)模在不斷擴大，職業(yè)教育經(jīng)費的使用已越來越受到公眾的關(guān)注。因此，加強對教育經(jīng)費使用的監(jiān)督十分重要。職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案是學校審計工作的重要組成部分，它是審計活動的真實記錄，也是考查內(nèi)部審計工作質(zhì)量、研究審計工作歷史的重要依據(jù)。因而，建立完整而系統(tǒng)的職校內(nèi)部審計檔案有著重要的現(xiàn)實意義。

１．１ 有利于提高內(nèi)部審計工作的管理水平，促進內(nèi)部審計工作積極、高效開展

當前，我國職業(yè)學校內(nèi)部審計工作質(zhì)量還不高，做好審計檔案管理工作，首先將有助于內(nèi)審工作者進行工作質(zhì)量評估，并不斷創(chuàng)新，為職業(yè)教育的規(guī)范管理創(chuàng)造條件；其次有助于評價內(nèi)審人員的工作業(yè)績和業(yè)務(wù)水平，有助于新參加工作的審計人員業(yè)務(wù)能力的提高。

１．２有利于節(jié)約審計時間和人力

學校內(nèi)部審計常常要參照以往的審計數(shù)據(jù)、審計方案等內(nèi)容，學校建立的內(nèi)審檔案規(guī)范、管理有效，在學校開展內(nèi)部審計時就能合理利用審計檔案資源，充分發(fā)揮內(nèi)審檔案的參考和借鑒作用，可以節(jié)約人力、物力和時間。

２ 職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理現(xiàn)狀

當前職業(yè)教育已從快速發(fā)展期進入精致管理期，內(nèi)部審計檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領(lǐng)導重視不夠，尚處于不完善狀態(tài)，已不適應(yīng)現(xiàn)代職業(yè)學校管理的需要，存在的問題主要有以下幾方面。

２．１對內(nèi)部審計檔案管理的認識存在偏差

職業(yè)學校對內(nèi)審檔案管理的重要性認識不夠，缺乏相關(guān)的制度指導和規(guī)范。內(nèi)部審計管理人員在做審計項目時，往往出具了審計報告，提出了審計意見，審計項目就算完成，有關(guān)文件資料沒有及時按相關(guān)法規(guī)要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關(guān)資料時，因沒有及時歸檔而無法查閱。

２．２ 內(nèi)部審計檔案管理方法有待改進

由于內(nèi)部審計檔案管理人員多數(shù)是由財務(wù)部門工作人員兼職的，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗；另外，檔案設(shè)施不完善，沒有專門的場地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時間稍長，難免丟失。

２．３內(nèi)部審計檔案人員管理能力有待提高

由于內(nèi)部審計檔案管理人員多數(shù)是兼職的，本身對審計檔案的開發(fā)與利用認識不夠，難以真正發(fā)揮內(nèi)部審計檔案的作用。

３加強職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理的幾項舉措

內(nèi)部審計檔案的管理質(zhì)量直接影響著學校內(nèi)部審計的工作質(zhì)量。只有正確處理好審計檔案管理與審計工作的關(guān)系才能有效開展審計工作，加強職業(yè)學校內(nèi)部審計檔案管理的舉措有以下幾方面。

３．１正確樹立內(nèi)部審計檔案管理和檔案服務(wù)的理念

內(nèi)部審計檔案管理是學校做好審計工作的基礎(chǔ)和前提，檔案服務(wù)是檔案管理的目標。內(nèi)部審計相關(guān)人員應(yīng)充分認識內(nèi)部審計檔案對加強內(nèi)部審計工作所起的重要作用。

３．２建立和完善內(nèi)部審計檔案管理制度

制度是行為規(guī)范，學校應(yīng)按照上級部門有關(guān)規(guī)定，根據(jù)學校具體情況制定適合本單位的內(nèi)審檔案管理制度和內(nèi)部控制制度，統(tǒng)一立卷歸檔的程序、范圍，有相對固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責和權(quán)限；建立檔案安全保密制度，避免審計風險；審計檔案管理制度化且具科學性。

３．３提高內(nèi)審檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)

制度要靠人來執(zhí)行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質(zhì)。因此要通過多渠道加強對檔案管理人員的培訓，不斷提高業(yè)務(wù)技能，增強敬業(yè)愛崗、保守秘密等職業(yè)道德修養(yǎng)。

３．４做好內(nèi)審檔案管理的監(jiān)管工作

內(nèi)審檔案立卷、歸檔一般按照“誰審計，誰立卷”的原則，即項目審計組組長為內(nèi)部審計檔案立卷責任人，負責項目審計過程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經(jīng)內(nèi)部審計處負責人審核通過后按立卷方法進行組卷，再移交給審計處檔案員。檔案管理人員負責將這些案卷進行收集、分類，然后登記編號歸檔。為確保內(nèi)部審計檔案安全、完整，應(yīng)當將檔案入專柜保管至次年６月３０日，再向?qū)W校檔案管理部門移交。內(nèi)審部門負責人要經(jīng)常督促、檢查內(nèi)審檔案管理人員的工作，使他們及時做好立卷、歸檔工作，不斷提高內(nèi)審檔案的管理水平。

３．５采用內(nèi)部審計紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理方式

審計檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應(yīng)用計算機軟件。對一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料可選擇性地通過掃描等方式轉(zhuǎn)化為儲存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用計算機儲存量大、查閱方便的特點，首先將要查閱的資料快速、準確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。

職業(yè)學校要根據(jù)內(nèi)部審計發(fā)展的時代特點，結(jié)合內(nèi)部審計工作的實際，切實加強內(nèi)部審計檔案管理工作，進一步完善學校內(nèi)部審計檔案管理的方式與方法，使內(nèi)部審計檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為學校加強內(nèi)部管理發(fā)揮更大的作用。

主要參考文獻

［１］翟娥．對高校內(nèi)部審計檔案管理的思考［Ｊ］．蘭臺世界，２００６（２３）：３８－３９．