CRP系統及其在高職院校教學管理流程再造中的應用策略

[摘要]介紹了CRP系統及其在高職院校教學管理流程再造中的功效。并探討其應用策略。

[關鍵詞]CRP系統 高職院校 教學管理 流程再造 應用

[文獻編碼]doi：10.3969/j.issn.0450-9889(C).2011.11.058

流程再造是一個源自企業的概念，它指的是對企業的業務流程作根本性的重新思考和徹底的重新設計，使企業在成本、質量、服務和速度等方面取得顯著的改善。“再造”就是“使流程最優”，是基于信息技術的、為滿足用戶需要服務的、系統化的、改進企業流程的一種企業哲學。流程再造要求企業真正以用戶為中心，切實把用戶和供應商納入“用戶滿意”流程體系。

高職院校以課程和提供教學服務(人才培養過程)，滿足學生職業發展需求，具有企業的某種特性。隨著高職院校辦學規模的進一步擴大，兩級管理三級結構的教學管理需要由科層化向扁平化方向發展，圍繞以學生為中心的理念，借助于適合的信息化手段和平臺的教學管理流程再造成為最佳選擇。CRP系統具有資源集成、過程可控、數據透明和整合管理等特點，為改進管理手段、降低管理成本，提高管理效能和人才培養質量奠定了基礎。本文試介紹CRP系統并探討高職院校教學管理流程再造應用CRP系統的策略。

一、CRP系統：一種經過驗證的最優化流程再造平臺

CRP系統，即“校園資源計劃”(Campus Resource Plan-ning)，作為一種資源優化系統，不僅是一套信息化流程，更是信息時代高職院校管理思想和管理理論的重構。其將學院的各種信息系統與資源集成起來，實現信息的共享和交換。目標是實現學院資源的有序管理與高效利用，并為高職院校提供決策、計劃、管理、運行及評估的全方位和系統化的管理平臺。它拓展了現實校園的時空維度，提升了傳統教學管理的功能，使“校園”變得可視、受控、并且能夠持續改進。

CRP系統以ISO 9000架構為流程總線，以教育教學活動為載體。覆蓋行政管理、學生服務、后勤保障等多個領域和各個環節，由50多個相互間可自動交互和整合的功能模塊作支撐的智能化校園管理體系，通過系統多渠道、多層次和多形式的數據顯示功能，實現信息加工傳輸和交換共享，有力地推動了現實校園向數字校園的轉變，使信息處于完全開放的狀態，“校園”變得通體透明，全面的校務公開和民主監督在完全自然的情況下得以充分實現。

CRP系統滿足端到端的流程優化需求。這包括教學指令端、教學執行端、教學受眾端三個對象。其中，指令端所制定的管理規則和各項措施，以簡化執行端和受眾端的操作流程為導向；執行端應以上行下達為準則，正確執行教學管理指令；受眾端對執行端傳遞的信息，接受或反饋。CRP把崗位職責、工作標準、運作流程、質量要求及記錄清單嵌入數字系統之中，使其具有“法則”的作用，從而使教學管理圍繞工作流程而不是職能分工實施工作行為，傳統部門邊界被逐漸打破，科層組織更趨扁平化和“無界化”。

CRP系統統一數據交換和判斷標準。CRP是基于各項數據信息建立的，這其中尤以教師和學生的信息數據為核心。數據信息在教學管理的各項模塊中運行交換、集合時，具備了耦合性、整體性、判斷標準的唯一性，保證數據傳輸的標準性和糾錯的及時性，避免產生大量冗余數據。

二、CRP系統在高職院校教學管理流程再造中的功效

(一)CRP系統監測并推動學校內涵建設

高職院校內涵建設主要包括特色建設、專業建設、師資隊伍建設、實訓條件建設、質量建設等。高職院校的內涵是在一定的辦學思想指導下形成的，是辦學思想、辦學理念的反映、折射和物化。CRP系統以服務學生為中心，將學院教育教學活動產生的數據提煉、分類、組合為“指揮與監控”(實時數據管理儀表盤)、“專業建設動態電子書”(專業建設質量評價平臺)、“人才培養工作數據監測系統”(人才培養狀態定期檢測儀)三大數據中心，實時反映學院人才培養狀態。如通過實時數據儀表盤，觀察師資隊伍的各種狀態，包括校內專任教師的學歷、職稱、雙師結構、名師情況、科研水平、任課數量、進修掛職情況；校企合作的課程、實訓基地、教材、頂崗實習、設備與資金捐贈、校外兼職教師數量、課時比例情況，等等。在允許值的范圍內，學院的人才培養工作運行狀態良好；低于或高于允許值的范圍，學院的人才培養工作就有可能存在偏差，需要進行調整或改進，使之符合人才培養規律。又如，通過專業建設動態電子書、教養工程電子書，觀察完整的人才培養期間(三年)模式改革、課程體系調整、教學質量報告、學生操行記錄、就業崗位選擇，檢查任何一個學生——核心對象——接受教育教學服務的情況，各種實時數據的縱橫比較、數據變化的趨勢和關鍵數據的警戒線等，全面反映出人才培養過程中各個環節的真實狀態，并可逆向觀察學院的辦學思想、辦學理念是否得到有效的貫徹執行，為改革人才培養模式、提高人才培養質量提供有效數據(見圖1)。

(二)CRP系統促進學院資源整合管理

所謂的整合管理，是指兩個或兩個以上的要素通過相同點或相異點的有效結合、重組直至融合、共生，使現存共有資源達到良性組合的最優狀態，即通過動態的綜合使教學管理更加完整與和諧。因此，整合的過程和結果是教學管理流程再造的合理配置。CRP系統促進學校資源整合管理表現在三個方面。一是充分實現物質資源的整合。它關注現有辦學資源是否充分、有效利用，利用信息挖掘技術，使數據的關聯性得到有效發揮，各種從大量事務數據中匯總生成、最能體現管理效能的數據，如課室、實訓室、設備的使用率及報修率，教師工作量和服務對象滿意度等，這些在手工操作時代毫無關聯的數據，在CRP“指揮與監控”系統中通過場地管理模塊、排課系統、評教系統、教師日志、輔導員日志、學生管理系統、后勤管理系統的抽取、綜合，全都一覽無遺地顯示在人們面前，教學管理人員通過數據的研判，合理分配和調劑學院的辦學資源。教師和其他管服人員也可按照工作職責和需求，合理地將公共資源、閑置資源為“我”所用，在動態中使學院的現實資源得到更加充分的運用，從而創造出盡可能多的效益。二是有效實現時間資源的整合。CRP系統通過優化管理流程，極大地縮短了業務辦理的時間，提高了工作效率。如通過教師日志。教學管理人員可以及時了解課堂教學情況、設備維護人員可以及時維護損壞的教學設備；還可以通過比較教師日志、輔導員日志、教務員日志以及教學督導人員課堂評價表，及時判斷出課堂教學組織情況，比事后檢查比較教室日志和周反饋表，召開學生座談會來得更省時、省力和直觀。三是提高了教學團隊的整體效能。教師之間通過各系統的聯動協同辦公，其工作模式發生了巨大的變化——一個人可以同時處理多項工作，而一項工作又可能同時有多人在配合。如從下達教學任務到課表的編排就是一個專業負責人、教學秘書、系教學副主任、教務處聯動、協同的管理過程，不僅使教學運行成本大幅下降，而且使教學管理整體的運行效率得到了提高。

三、CRP系統在高職院校教學管理流程再造中的應用策略

(一)做好頂層設計，精于授權，有效控制

CRP系統應用是學院“一把手”工程，需要最高管理者對信息技術有足夠的認知和理解，組建強有力的推進機構，明確權責，要求經常性地向決策層詳細匯報教學管理流程再造的狀態。CRP系統的設計經歷了8年時間，具有廣州工程技術職業學院自身的管理特點，不要指望用8個月就能移植完成，因為教學管理流程再造是一項復雜的系統工程，涉及學院的方方面面，還要根據實施中的學院具體情況，在應用前進行充分的準備，制定科學詳細的時間工作計劃，并充分估計可能遇到的困難，正確面對CRP系統在實施中必然存在某些缺陷，如網絡不通暢、軟件打不開，數據出錯、流程個性化，等等。如果推進機構和系統管理員不明就里，疲于奔命，就會陷入問題的怪圈，最終使流程再造陷于困境、停滯不前。因此，決策層要堅決頂住抱怨和壓力、放棄急于求成的思想，把握住總體方向，強力推進，有效控制學院內部改革的各種阻力。

(二)進行長期、多層次的全員培訓，轉變教學思想觀念

CRP系統作為信息化工具應用于教學管理流程再造，必然會重組教學組織結構，部門的合并、撤減，以及重新進行權責界定，打破了組織結構業已形成的利益格局以及教職員工的工作關系和工作方式。學院應抓住改革發展的有效契機，邀請專家講授CRP的演變發展，以及能為學院帶來的優勢和發展前景，進行有針對性的心理輔導，使干部職工理解和支持再造流程，從心理上能夠接受CRP。同時要把握關鍵人員，他們是CRP系統數據產生的主要來源，要對他們進行相應的技術培訓，以盡快適應CRP數據采集的要求。

(三)正視缺陷，積極完善

應用CRP系統再造教學管理流程，為的是提升學院的內涵建設水平和學院在區域內的整體競爭力，需要不斷減少中間環節，提高應變能力，實現扁平化、整體化、分布式的管理模式。CRP系統由多個相互關聯的子系統構成，關聯性極強，權限分配錯綜復雜，且在再造流程設計中擴大了系部的管理作用，也同時擴大了教學管理的潛在風險。因此要降低管理成本和風險，需要讓全體員工充分參與到流程最優化的過程中來，最大限度地發揮員工的主觀能動性，建立數據與責任的統籌協調機制與體系，設計出符合高職院校實際的最優流程。

[基金項目]2008年教育廳優秀人才資助計劃課題

[作者簡介]周群(1967－)，男，江蘇姜堰人，柳州鐵道職業技術學院副院長，副教授。

(責編 何田田)