論高校教學秘書應具備的教學管理素質

[摘要]高校教學秘書應努力提高服務師生、統籌管理、計算機操作以及應急處理等必要的工作能力，以勝任日益復雜化、綜合化和規范化的教學管理工作。

[關鍵詞]高校 教學秘書 教學管理素質

[文獻編碼]doi：10.3969/j.issn.0450-9889(C).2011.12.031

高校教學秘書是高校教學管理工作的重要組成部分，是連接學校教務處工作與二級學院教學工作的橋梁與紐帶，是保證教學管理鏈暢通的重要一環。稱職的教學秘書既要做到上情下達、下情上報，又要起到連接學校、二級學院、各個系部、教師及學生之間的橋梁作用。教學秘書既是教學管理的具體執行者、實施者，又是各項教學活動的組織者、安排者，在教學管理中起著不可或缺的作用。因此，教學秘書所具備的教學管理素質，對于做好高校的教學管理工作起著至關重要的作用。以下筆者從自己從事教學秘書工作的體會，就高校教學秘書應具備的教學管理素質作一粗淺探討。

一、“以人為本”的服務理念

教學秘書作為一個服務崗位，應非常清楚地意識到自己的服務職能。教學秘書盡管在教學活動中起著樞紐和管理控制等重要作用，但就其工作本身屬性來說，其仍然是一名溝通信息、處理事務、輔助領導有效掌控全局的管理人員。因此，教學秘書與其他秘書一樣，服務性、從屬性是工作的本分。教學管理是面合理的安排，做到理論課與實驗課間隔搭配、授課時段均勻分布合理，實驗室與教室使用充分等，保證日常教學工作順利地進行。由此可見，統籌管理能力是教學秘書合理安排各項教學環節，使教學秩序得以順利運行所必備的一種能力，教學秘書在工作實踐中應加強自身這種能力的培養。

三、熟悉本專業的基礎知識

高校各學院學科門類多，專業性強，課程又各具特色，這就要求各個二級學院的教學秘書除了應具備本學科專業知識以外，還應熟悉本學院各專業的培養計劃、教學計劃。

筆者所在的學院設置有化學、應用化學、生物技術三個理科專業，以及化學工程與工藝、環境工程、制藥工程和高分子材料與工程四個工科專業。首先，在制定這七個專業的培養計劃方面，由學院教學副院長牽頭，各個專業負責人具體負責并落實各專業培養計劃內容的制定以及修改，教學秘書則應了解各專業的培養目標、培養要求、主干學科、主要課程和主要實踐性教學環節、教學進程安排、各類課程的課內學分分配等，這樣才能更好地協助領導和各系主任制定完成專業培養方案。其次，根據各專業的培養方案制定學期開課計劃，這是教學秘書的一項重要工作。制定開課計劃是學生預訂教材、各系部確定開課課程任課教師以及編排課程的依據，因而開課計劃不能出現任何紕漏。因此，教學秘書必須熟悉所在學院的專業知識、培養計劃和教學計劃，只有這樣，才能協助學院領導及系主任制定和修改教學計劃，才能準確制定開課計劃，從而對學生有關課程設置及相關問題作出合理的解釋，使教學工作健康、有序地進行。

四、掌握現代的管理方法

21世紀的高校教學管理是網絡化的綜合科學管理，校園網的建立以及大量管理型軟件的研制與應用，諸如排課系統、學籍管理系統等，使得高校的教學管理逐步走向現代化、科學化。教學秘書的日常工作，如排課、成績統計、考務安排等都離不開計算機。因此，熟練使用計算機，運用現代管理方法和現代管理技術進行教學管理工作，是教學秘書所應具備的一種基本能力。

當前許多高校都開發或引進了“教務管理系統”，廣西民族大學引進的是湖南青果軟件公司的高校教務網絡管理系統，各學院的教學秘書分期分批進行了使用新系統的培訓工作。學校對引進新系統投入了大量的人力、財力，目的是使廣西民族大學的教務管理系統盡快走上正軌，以提高教學管理工作的效率。教學秘書作為教學管理的工作者，對學習好教務管理系統責無旁貸，對教學秘書本身來說，高效地運用教務管理系統，不僅可以使自己從繁雜的瑣事中解放出來，還可以大大提高工作效率。

為了高效運行教務網絡管理系統，學校應當進一步完善教務網絡管理系統，重視對系統進行維護，尤其應當注重對其使用者教學秘書進行培訓。就目前系統的使用的情況來看，還有部分教學秘書對使用教務系統持有排斥的情緒，他們更習慣于以前的紙上辦公，這就給學校教務處以及二級學院的教務網絡管理的正常運行帶來了很大的困難。因此，學校應加大對教學秘書進行教務網絡管理系統使用培訓的力度，進一步提高他們的計算機操作能力，使其熟識并真正掌握現代化的管理方法，以便更好地配合學校教務處完成教務網絡管理系統的各項無紙化辦公工作。

五、應急處理能力

教學事故是指因任課教師、教學輔導人員、教學管理人員以及為教學服務的各部門工作人員的直接、間接責任導致影響正常教學秩序的事件。高校教學事故的發生不能絕對地避免，只能說是盡量減少發生。對于突發的教學事故采取有效的處理辦法，可以在一定程度上給教師、學生挽回不當損失。因此，高校教學秘書應注重提高自身在教學管理工作中對教學事故的應急處理能力。

廣西民族大學化學與生態工程學院在2009—2010學年度第二學期開學之初，教學秘書發現有個別教研室的實驗課程安排給了研究生承擔，卻并未履行相關的聽課、培訓手續，也未填寫研究生承擔實驗課的申請表，這就違背了學校相關的教學管理規定，造成了教學事故的發生。學院領導得知后立刻對這幾門實驗課程進行了調整，如分析化學實驗、儀器分析實驗(電化學部分)、生物化學實驗等課程，換成由化學與生態工程學院實驗教輔人員承擔(具有高級實驗師職稱或碩士學位)。并在全體教師大會上通報了由于個別研究生實驗出現的問題引起的教師一些反響，以及校督導對我們提出的一些意見和建議。通過這個事件，學院領導班子決定，出臺有關研究生承擔教學任務的詳細的教學管理文件，如研究生如何考核、理論主講教師不能私自安排所授課程的實驗課教師，等等。教學秘書作為教學管理的基層人員，應時刻注意教學管理工作中可能出現的漏洞，盡量避免教學事故的發生。如教學管理工作中確實出現了教學事故，應第一時間向是院(系)領導匯報，以便領導及時有效地采取補救措施和解決的辦法。

總之，高校教學秘書只有努力學習，加強修養，不斷充實自己的管理科學和專業知識，提高自己各方面的能力，才能在教學管理工作中游刃有余，卓有成效地為教學服務。

[作者簡介]韋貽春(1981-)，女，廣西龍勝人，廣西民族大學化學與生態工程學院教學秘書，碩士。

(責編 黎原)