淺議加強企業檔案的管理

摘要：檔案管理是企業一項重要的基礎性管理和服務工作，但有些企業管理者、決策者及檔案工作人員并未引起高度重視，因此應不斷強化領導檔案意識，提高企業檔案管理人員的素質及檔案保護意識，以使檔案工作真正服務于企業的發展。

關鍵詞：企業檔案 檔案管理 對策

企業檔案是指企業在日常工作中從事企業管理、生產、經營、基建、銷售、經濟核算及科學研究等活動中直接形成的有保存價值的真實記錄。①尤其是生產工藝、新產品開發、科研成果和科研記錄既是企業的重要信息資源，又是企業創新的技術基礎，也是企業在經濟活動中形成的重要物質資源。企業經營管理，需要檔案信息管理工作的梳理，只有加強企業檔案管理，充分發揮檔案的特殊作用，才能使之更好地為企業發展服務，增強企業向心力與凝聚力。

一、企業檔案管理中存在的問題

1．企業管理者與決策者檔案意識不強，制約了檔案工作的發展。有的企業管理者與決策者沒有意識到企業檔案管理工作的重要意義，而是將主要精力和資金都放在生產經營上，檔案管理意識不強，致使企業檔案工作面臨著諸多困難，如檔案管理工作所需的硬件和軟件得不到補充，領導的不重視使檔案材料收集困難，材料不全，散落在個人手中；缺乏專職檔案管理人員，人員兼職較多，業務學習和培訓得不到保證，業務素質偏低，管理和思想落后；檔案庫房簡陋、設備陳舊老化等等，制約了檔案工作的發展。

2．檔案管理弱化和檔案資產流失。這一問題在一些企業當中比較嚴重。 檔案管理工作監管滯后，導致企業技術、商業秘密外泄，或有關領導利用職權方便圖謀竊取檔案信息、無償利用和轉讓企業檔案，把企業產品核心技術占為己有，另起爐灶，給企業造成重大損失。近年來，在國內外市場上，少數人把專門竊取別人的商業機密作為一種競爭手段，給企業帶來不應有的損失甚至災難性打擊的事件時有發生。因此，企業必須充分認識到這一點，從企業初建就注意收集并嚴格保管和合理開發利用好檔案，否則，因檔案資料收集保管不善而使商業機密泄露外傳，將會給企業帶來難以估計的損失。因此必須加強企業檔案管理，以幫助企業管理好重要的商業機密。

二、加強企業檔案管理的對策

首先，強化領導檔案意識。重視企業檔案管理是搞好檔案工作的重要保證，企業領導檔案意識的強弱是能否做好企業檔案管理工作的關鍵。經濟學家讓莫內曾提到：“現代化要先化人后化物”，即強調了人的意識、觀念對于事物發展的重要性。只有企業管理者與決策者增強檔案管理意識，重視檔案工作，才能逐步加大企業對檔案管理人力、物力、財力的投入，專門設立檔案管理機構，配備一定數量的專職人員，檔案室應盡量獨立設置，實現檔案的信息化和科學管理，提高檔案工作效率，滿足社會政治、經濟、文化發展對檔案的需要。

其次，提升檔案管理人員素質，強化檔案科學、規范管理。加強和改進企業檔案管理必須努力提高檔案管理人員的素質，進一步強化檔案工作隊伍的自身建設。一方面加強對計算機技術的學習，適應電子文件發展要求；另一方面，努力學習專業知識及外語知識，不斷擴大自身的知識面，借鑒國外的先進管理經驗和技術，逐步實現檔案的科學化及規范化管理。

第三，堅持依法治檔，提高企業檔案管理人員的商業秘密保護意識。檔案管理人員因工作本身的需要經常會接觸到本企業的商業秘密，為增強企業商業秘密的保護，在檔案管理方面，應依法建立健全企業自身檔案管理規章和制度，并將檔案管理工作納入企業生產經營管理目標。筆者認為企業可根據本身的特點，從以下三方面著手：1.制定相應的保守商業秘密的崗位責任制度與相應的保密制度。制定針對特定信息的管理制度，涵蓋經營信息和技術信息的收集制作、存儲更改、傳遞、許可使用等環節的系統制度；也可就商業秘密從開發、整理、制作到儲存、傳遞、使用或許可使用等每個環節設定相應的保密制度。2.對于可能與商業秘密有接觸的相關職位，應將應聘者的人品和保密意識作為必備的錄取或晉升的條件。3.完善相關的培訓制度，積極開展檔案業務的指導與培訓，認真學習《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》等法律法規，努力提高專兼職檔案人員的責任意識，以強化其保密意識。

注釋：

①文馨.企業檔案與企業文化建設[J].蘭臺世界（上半月），2006（21）.

作者單位：唐山學院