民生檔案種類及特點淺析

摘要：民生檔案是“人民群眾最關心、最直接、最現實的利益問題”在檔案工作中的集中體現。本文根據原東城區屬各機關單位保存民生檔案情況的調查，研究概括民生檔案在廣義、狹義上的概念，并將民生檔案劃分6大類49小類，同時研究民生檔案自身存在的獨立性、動態性、隱私性、現行效應性以及種類多樣性等特點，以提示檔案部門要充分發揮自身作用，真正實現民生檔案的便民服務。

關鍵詞：民生 檔案 種類 特點

黨的十七大報告明確指出，加快推進以改善民生為重點的社會建設，努力使全體人民學有所教、勞有所得、病有所醫、老有所養、住有所居，推動建設和諧社會。加強民生檔案工作是檔案部門深入貫徹黨的十七大精神，全面落實科學發展觀的具體行動，是服務首都社會建設的具體體現。

一、民生檔案的概念

2007年12月國家檔案局制發了《關于加強民生檔案工作的意見》，要求全國各級檔案部門要把做好民生檔案工作作為檔案部門貫徹十七大精神和落實科學發展觀的戰略舉措來抓。“民生檔案”逐步深入人心。那么“民生檔案”的概念到底是什么呢？從廣義上講民生檔案是指在就業收入、福利保障、文化教育、健康醫療、居住交通、社會安全、資源環境等民生工作領域中直接形成的，與社會公眾利益直接相關的，具有一定保存查考價值的各種原始記錄的檔案集合體。

從狹義上講民生檔案是涉及勞動就業、社會保障、收入分配、教育衛生、居民住房、社會管理等各項民生工作的機關、企事業單位直接形成的與社會群眾利益直接相關的，具有一定保存查考價值的各種原始記錄的專門檔案。狹義的民生檔案的基本含義是指：

1.民生檔案的形成者是涉及民生工作的各級教育、工商、醫療、勞動人事、民政、司法、稅務、房地管理等機關、企事業單位。民生檔案來源于一定的民生檔案形成單位，產生于民生檔案形成單位的各項業務工作。民生檔案是以專門從事民生工作的各類機關、企事業為特定的單位，不斷積累起來的產物。

2.民生檔案的形成范圍是勞動就業、社會保障、收入分配、教育衛生、居民住房、社會管理等民生工作領域。民生檔案是各級機關、企事業單位在其具體的民生工作中，記載和反映一定的民生工作內容而逐漸形成的。其主要內容是與社會群眾利益直接相關的具有一定保存查考價值的原始記錄。首先民生檔案的主要內容與公眾利益直接相關，能夠為公眾解決其實際問題；其次，民生檔案具有一定保存查考價值，在民生工作產生的大量文件中只有具有一定保存價值和查考價值的文件才能作為民生檔案；第三，民生檔案是涉及民生工作的機關、企事業單位在從事某項民生工作中相伴而生的原始記錄，其形成過程、所承載的數據、信息內容，都具有原始性。

3.民生檔案的具體檔案門類只涉及專門檔案。基于民生檔案的獨有特性，狹義的民生檔案不包括各級政府部門制發的關于民生工作的政策性文件，而只是作為專門檔案的一類，從屬于專門檔案。其載體則既包括紙質形式，也包括電子數據形式。

本文研究的是狹義的民生檔案，并以原東城區為研究對象。

二、民生檔案的種類

根據調查與研究發現，原東城區立檔單位及下屬機構產生保存的民生檔案內容龐雜、形式多樣，共有482381卷、897810件、38133冊、117盒、216191袋、2062箱、569164張，另有排架長度為224米的民生文件材料未整理。現有各類民生檔案6大類49小類，各類目名稱詳見下表。

三、民生檔案特點分析

根據調查研究發現，民生檔案除具備一般檔案具有的原始記錄性、憑證性和參考性、定向積累性、有機聯系性等一般屬性外，還具有不同于其他檔案的獨有特點。

1.獨立性

從形成和管理看，民生檔案均是以人或戶為單位形成并進行獨立管理。每類民生檔案是圍繞著特定的某一項民生專業工作過程形成的，在內容構成上是較為完整、客觀地記錄了該項民生活動的有關原始業務數據和信息，因此，民生檔案可以相對獨立地發揮支撐有關民生專業性工作正常開展的作用。比如社會救助類檔案是由各級民政機構在開展社會救助工作中形成的，并按每一戶居民獨立管理的民生檔案。總之，民生檔案在其形成者、形成過程、管理方式等方面都表現出較為突出的獨立性。

2.動態性

從民生工作實際情況看，部分民生檔案形成后，根據工作需要，定期或不定期需要增加新的檔案材料，以達到民生檔案齊全完整的目的，體現了民生檔案自身動態性的特點。比如，由于每年需要增加新的復審材料，每半年或一年需要定期增加新的相關材料的民生檔案有殘疾人康復救助、個體工商戶開歇業、個體工商戶稅收、個人稅收、獨生子女救助、救助審批、專項救助、臨時救助、社會保險。因為涉及到個人、個體戶的稅收、資金救助及保險金定期審批等事項，需要定期、半年或一年增加新材料。人事檔案根據個人的工作經歷、調整工資、退休等項人事政策的要求，需要不定期的增加新材料。

3.隱私性

從民生檔案的具體內容看，民生檔案涉及到大量的公民個人信息，具有檔案內容信息的隱私性。比如，婚姻檔案涉及登記雙方姓名、年齡、性別、身份證號碼、婚姻狀況、家庭住址、戶口信息、工作單位、有無子女、離婚協議等各種詳細的公民個人信息。特別是離婚協議涉及財產劃分、子女撫養等各種涉及公民個人利益敏感性較高的信息，其隱私性較強。

4.現行效應性

各類民生檔案都具有突出的現實使用價值，有明顯的現行效應性。這是由涉及民生工作的部門形成某種專門民生檔案的最初設計（或設想）決定的。在其從事各種民生活動時具有突出的目的性，不僅自覺地形成和積累各種相關的數據和信息記錄，而且還在現實的管理活動中頻繁地使用這些原始的記錄來保證其工作的持續性、穩定性和高效性。實踐證明，如果一項民生活動失去了必要的民生檔案的保證，那么該項工作便無法正常運作或有效開展。民生檔案實際上已經是從事有關民生工作所必須的業務手段和工具。而且民生檔案往往都涉及個人，其現行效應性的顯現時效往往會延續到個人生命終結甚至更長。比如房屋權屬檔案，其現行效應性往往在產權人去世后仍然延續，其一代甚至二代、三代后人仍需此房屋權屬檔案辦理當前相關事宜。

5.種類多樣性

從民生檔案的種類以及每類民生檔案包括的具體文件材料看，民生檔案體現了其自身的種類多樣性。民生檔案涉及各個領域，觸及社會民眾生活的各個方面，因此產生的種類較多，數量也頗為龐大。根據本次調查，原東城區現有各類民生檔案6大類、49小類。此外，各類民生檔案具體文件材料也是內容繁多、種類多樣，共有四百余種。其中僅房屋管理類中拆遷工程小類檔案內的具體文件材料就多達二十余種，包括回購就地安置住房預售合同，北京市住宅房屋拆遷貨幣補償協議，東城區危舊房改造就地安置協議書，北京市城市房屋拆遷補償款、補助費領款憑證，危改區居民戶籍調查表，居住地房屋平面原圖，北京市東城區城市房屋拆遷入戶調查表，被拆遷居民貨幣補償審批表等。

總之，檔案部門要充分發揮自己的作用，綜合考慮民生檔案的自身特點，采取切實可行的有效措施，真正實現民生檔案的便民服務。一是在制定相關民生檔案的管理辦法以及區縣檔案館民生檔案接收進館范圍等管理工作上，要考慮民生檔案的獨立性和種類多樣性，實現民生檔案“一類一管”的制度體系。二是在接收工作上要考慮民生檔案的動態性和現行效應性，實現民生檔案“實體保管適當分散、檔案信息合理集中”的收集管理模式。三是在利用上要考慮民生檔案的隱私性，實現民生檔案“信息內部共享、公開安全利用”的利用模式。

作者單位：北京市東城區檔案局