由《組織史》編寫(xiě)看當(dāng)前檔案工作的問(wèn)題與對(duì)策

摘要：《中國(guó)共產(chǎn)黨北京市組織史資料叢書(shū)（1987-2010）》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《組織史》）的編輯出版，檔案工作在其中發(fā)揮了重要作用。本文結(jié)合實(shí)際，總結(jié)了在編寫(xiě)叢書(shū)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的目前檔案工作存在的一些問(wèn)題，列舉若干實(shí)例進(jìn)行了論述，分析了形成這些問(wèn)題的原因，并提出了一些對(duì)策，以期能對(duì)檔案服務(wù)社會(huì)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)有所貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：《組織史》 檔案工作 問(wèn)題 對(duì)策

為加強(qiáng)黨的基礎(chǔ)建設(shè)工作，整理北京市黨的組織發(fā)展脈絡(luò)，為廣大黨政干部提供一部黨建資料工具書(shū)，市委組織部、市委黨史研究室、市檔案局（館）聯(lián)合編纂并于2011年6月出版了《中國(guó)共產(chǎn)黨北京市組織史資料叢書(shū)（1987-2010）》。

在此次叢書(shū)編纂過(guò)程中，北京市檔案系統(tǒng)積極參與。北京市檔案局（館）黨組書(shū)記、局（館）長(zhǎng)陳樂(lè)人擔(dān)任叢書(shū)編委會(huì)副主任，市檔案局專(zhuān)門(mén)抽調(diào)兩名同志直接參與《組織史》綜合卷的編寫(xiě)工作；各入編單位的檔案處室協(xié)助本單位編寫(xiě)人員查閱、復(fù)制了大量檔案；北京市檔案館及北京市委、市政府檔案部門(mén)也接待了全市各系統(tǒng)、各單位大量利用者。通過(guò)參與此次叢書(shū)編纂，我們看到北京市檔案工作積累深厚、基礎(chǔ)扎實(shí)，為《組織史》叢書(shū)的順利出版提供了人員、物力等方面的支持，得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定，但是工作中也暴露出一些問(wèn)題值得我們深思。

一、檔案工作目前存在的問(wèn)題

按照“廣征、核準(zhǔn)、精編、嚴(yán)審”的編審方針，叢書(shū)編纂方案要求，各單位負(fù)責(zé)報(bào)送本單位的組織沿革、領(lǐng)導(dǎo)人名錄等相關(guān)內(nèi)容時(shí)必須有檔案依據(jù)，以供編輯部核實(shí)、校對(duì)。這一要求，對(duì)各單位的檔案工作來(lái)說(shuō)是一個(gè)考驗(yàn)，一些單位的問(wèn)題也就隨之顯現(xiàn)出來(lái)，主要體現(xiàn)在檔案管理制度的完善和落實(shí)上。下面重點(diǎn)從收集、整理、保管三個(gè)方面進(jìn)行分析。

收集方面，沒(méi)有制定完善的歸檔范圍及保管期限表，或者有相關(guān)制度而未能做到切實(shí)執(zhí)行。歸檔范圍不清、歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，影響了檔案的完整性、系統(tǒng)性。此次《組織史》叢書(shū)收錄材料的截止時(shí)間是2010年12月，但是直至2011年三四月份，仍有單位未能上交前一年的領(lǐng)導(dǎo)任免職文件，原因是這些文件發(fā)文機(jī)關(guān)直接發(fā)到他們的上級(jí)單位，上級(jí)單位沒(méi)來(lái)得及轉(zhuǎn)發(fā)給他們。經(jīng)過(guò)詢(xún)問(wèn)，此單位有歸檔方面的制度，但是檔案人員并沒(méi)有主動(dòng)去收集歸檔，而是消極等待，這就造成了一定時(shí)期內(nèi)檔案的不完整。

整理方面，制度不規(guī)范，要求不統(tǒng)一，檔案整理往往因人而異，時(shí)過(guò)境遷，當(dāng)時(shí)整理檔案的人員已經(jīng)退休或離崗，利用者便無(wú)從下手，使檔案變成了束之高閣的擺設(shè)，影響檔案利用的有效性、準(zhǔn)確性。

保管方面，有些單位因?yàn)闄C(jī)構(gòu)改革、人員變動(dòng)等原因，檔案資料出現(xiàn)缺失甚至大量遺失等狀況，這樣一來(lái)在《組織史》一書(shū)中要追溯其機(jī)構(gòu)沿革、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，難度便大大增加。某單位因機(jī)構(gòu)改革先后隸屬于兩個(gè)部門(mén)。在此次《組織史》資料收集環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)，該單位因檔案保管不善，無(wú)法提供一份非常重要的涉及某領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)變動(dòng)的文件，經(jīng)過(guò)詢(xún)問(wèn)兩個(gè)上級(jí)單位，結(jié)果前者說(shuō)已經(jīng)移交給后者，后者卻反映沒(méi)有查到這份檔案。最終，不得不到其他檔案部門(mén)查閱才解決了這個(gè)問(wèn)題。

二、主要原因分析

（一）檔案意識(shí)薄弱

首先，很多單位領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，認(rèn)為這不是單位的主業(yè)，在人、財(cái)、物方面不能給予充分的保證，對(duì)于檔案工作采取應(yīng)付的態(tài)度，致使很多規(guī)章制度落實(shí)不力。據(jù)了解，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)只關(guān)心與自己有關(guān)的檔案，這種思想對(duì)整個(gè)單位檔案工作的影響可想而知。其次，此次《組織史》重點(diǎn)收錄的是北京市黨政機(jī)關(guān)，因此能看出很多公務(wù)員檔案意識(shí)欠缺。公務(wù)員作為政府管理社會(huì)事務(wù)的組織者、推動(dòng)者和實(shí)踐者，在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、構(gòu)筑和諧社會(huì)方面發(fā)揮著重要的作用，是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的直接參與者和見(jiàn)證者，也肩負(fù)著為國(guó)家保存記憶的重要使命。但是很多公務(wù)員把應(yīng)該歸檔的文件據(jù)為己有，或是隨意處置，沒(méi)有意識(shí)到其在工作過(guò)程中形成的檔案應(yīng)該屬于所在崗位、所在單位，而這些檔案在政府決策、工作查考、編史修志方面都發(fā)揮著重要作用。

對(duì)此次《組織史》必須提供檔案材料的編纂要求，很多單位的工作人員剛開(kāi)始就無(wú)法理解：他們認(rèn)為多此一舉，不如直接抄錄單位現(xiàn)有的人名錄或者其他史志材料來(lái)得簡(jiǎn)單。事實(shí)上，經(jīng)過(guò)核對(duì)，這些單位上報(bào)的材料往往經(jīng)不起檢驗(yàn)，疏漏很多。因?yàn)樗麄兯罁?jù)的那些材料不具有原始記錄性，權(quán)威性大打折扣，直接抄錄難免以訛傳訛，錯(cuò)漏百出。

（二）從業(yè)人員整體素質(zhì)不高

這里所謂的素質(zhì)包括檔案知識(shí)、檔案技能、檔案道德、綜合能力等方面的素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，但是在工作中我們發(fā)現(xiàn)有些檔案從業(yè)人員在上述各方面都遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案服務(wù)社會(huì)的要求，在整個(gè)單位的知識(shí)體系中無(wú)足輕重。很多單位的檔案工作人員都屬于兼職性質(zhì)，往往一人身兼數(shù)職，行政事務(wù)類(lèi)工作比較多，不能把全部的精力和時(shí)間用在檔案工作上。檔案管理這個(gè)崗位往往流動(dòng)性又比較強(qiáng)，容易使檔案管理人員產(chǎn)生得過(guò)且過(guò)的想法，也影響了檔案工作的穩(wěn)定性。

三、解決上述問(wèn)題的策略

（一）檔案工作規(guī)范化必須要落到實(shí)處

實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須要規(guī)范化管理，將檔案工作當(dāng)成一種常態(tài)的、持續(xù)性的工作，避免臨時(shí)抱佛腳或有病亂投醫(yī)。規(guī)范化管理，從法律上要深入學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行《檔案法》，普及檔案法律知識(shí)，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。從制度上要建立健全檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等管理制度，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化。

需要注意的是，實(shí)行檔案的規(guī)范化管理不能流于形式，只注重表面功夫，不能只是按要求制定一些規(guī)章制度，再重新訂個(gè)卷皮，買(mǎi)些新檔案盒整齊地碼放在一起就算規(guī)范了，而必須要將這項(xiàng)工作落到實(shí)處。事實(shí)上，很多單位并不缺乏檔案管理的規(guī)章制度，欠缺的是落實(shí)。筆者認(rèn)為，要改變這個(gè)現(xiàn)狀可以從監(jiān)督檢查方面著手。檔案機(jī)關(guān)在進(jìn)行檢查時(shí)，在檢查標(biāo)準(zhǔn)上應(yīng)有突破的勇氣，應(yīng)該增加一些實(shí)際應(yīng)用方面的考核；機(jī)關(guān)檔案人員也應(yīng)該加強(qiáng)自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并予以補(bǔ)救。除此之外，要積極開(kāi)展編研等利用工作，這是對(duì)檔案工作“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”似的檢查和監(jiān)督，對(duì)于提高、改善機(jī)關(guān)檔案工作具有重要的意義。

（二）要通過(guò)多種形式開(kāi)發(fā)利用檔案

檔案因其原始記錄性，對(duì)于我們進(jìn)行記憶構(gòu)筑、開(kāi)展思想教育具有不可替代的作用。通過(guò)多種形式開(kāi)發(fā)利用檔案，把蘊(yùn)含在檔案內(nèi)部的價(jià)值以生動(dòng)的方式展現(xiàn)出來(lái)，這是對(duì)檔案最好的宣傳。此次《組織史》編纂，把在黨和政府歷史上具有重要?dú)v史意義的檔案史料編纂出版，不但為社會(huì)提供了重要的精神食糧，是開(kāi)展愛(ài)黨愛(ài)國(guó)教育的一條重要途徑，同時(shí)也宣傳了檔案工作和檔案意識(shí)。

各級(jí)檔案部門(mén)要把檔案利用工作同黨和國(guó)家的重大事件聯(lián)系起來(lái)，同社會(huì)的熱點(diǎn)聯(lián)系起來(lái)，同利用者的實(shí)際需求結(jié)合起來(lái)，挖掘館（室）藏資源，通過(guò)查閱服務(wù)、編史修志、舉辦展覽、網(wǎng)絡(luò)咨詢(xún)等形式積極開(kāi)展利用工作，使檔案價(jià)值得到最大化發(fā)揮，使檔案的意識(shí)牢固地樹(shù)立在所有人腦海里。

檔案工作人員在宣傳利用檔案方面尤其要發(fā)揮積極性。在工作中可引入知識(shí)管理的原則，將有形的檔案同隱形的知識(shí)結(jié)合起來(lái)，通過(guò)研究學(xué)習(xí)單位檔案組建知識(shí)中心，挖掘離退休老同志知識(shí)資源，構(gòu)筑知識(shí)分享平臺(tái)等多種方式提升檔案價(jià)值，拓寬檔案管理的領(lǐng)域，加強(qiáng)知識(shí)的傳播、交流。我們常說(shuō)“有為才有位”，檔案工作亦是如此。

（三）要重視檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)

對(duì)于普通公務(wù)員來(lái)說(shuō)，檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，目標(biāo)在于使他們具備基礎(chǔ)的檔案知識(shí)，樹(shù)立基本的檔案觀念。在本文撰寫(xiě)過(guò)程中，筆者查閱了近幾年從國(guó)家公務(wù)員到北京、上海、唐山等地方公務(wù)員的初任培訓(xùn)課程，發(fā)現(xiàn)這些課程雖然名稱(chēng)各異，但基本上都集中在公務(wù)員制度、行政法律知識(shí)、經(jīng)濟(jì)社會(huì)狀況及行為規(guī)范和公文寫(xiě)作等方面，基本上沒(méi)有涉及到檔案工作。因此，本文建議，在公務(wù)員初任培訓(xùn)時(shí)可適當(dāng)增加相關(guān)知識(shí)。根據(jù)文件生命周期理論，事實(shí)上檔案工作知識(shí)可以與公文寫(xiě)作相關(guān)課程很好地融合在一起。

對(duì)于檔案從業(yè)人員來(lái)說(shuō)，要利用北京市現(xiàn)有的檔案工作者教育培訓(xùn)網(wǎng)等資源，積極參加上崗培訓(xùn)及有關(guān)學(xué)習(xí)，不但要提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能，還需要學(xué)習(xí)法律、信息、統(tǒng)計(jì)學(xué)、歷史學(xué)等相關(guān)學(xué)科，這樣才能更好地做好本職工作。

綜上所述，檔案信息資源，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。把檔案信息資源守護(hù)好、利用好，是檔案工作的基本職能，也是我們檔案工作者的光榮職責(zé)和神圣使命。檔案工作者要緊緊圍繞黨和國(guó)家工作大局，切實(shí)履行檔案工作職能，在檔案收集、保管、研究、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)研究，努力推動(dòng)檔案工作又好又快發(fā)展，更好地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

作者單位：北京市檔案館