淺談企業檔案信息資源的開發和利用

摘要：檔案作為企業重要的信息資源和資產，如何高效地開發和提供利用檔案信息資源是檔案工作者的重要使命，本文以京煤集團檔案工作為例進行了探討。

關鍵詞：企業檔案 信息資源 開發利用

檔案是重要的信息資源，開發和利用檔案信息資源是檔案工作的最終目的。檔案工作者應更新觀念，不斷提高管理水平，以新的模式、新的途徑充分開發和利用檔案信息資源。

一、大力開發和利用檔案信息資源的必要性

1．企業檔案信息資源的開發和利用，為企業領導的正確決策提供了可靠依據。近幾年隨著北京市發展戰略的改變和煤炭市場的萎縮，京煤集團公司作為國有大型煤炭企業，不斷改變生產結構，大力發展多種經營。籌建開發內蒙古電廠是京煤集團公司企業轉行的一項重大工程，公司檔案館保存著京煤集團公司歷史上籌備和建設電廠工作的大量檔案信息材料（我公司1991年在北京曾籌備和建設了王平村煤矸石熱電廠），為此，檔案館成立了專題小組，把涉及到電廠籌建和建設工作的有價值的檔案信息匯編成冊，提供給了相關部門，為領導層的正確決策提供了參考依據。

2．開發和利用檔案信息為企業的科研生產提供了可靠依據。在企業檔案工作中，為了及時了解企業前沿科技產品動態，掌握第一手資料，檔案人員深入到公司有關部室和下屬單位，參加企業產品鑒定和驗收會議，將重要的、有保存價值的檔案材料都及時進行了收集和整理，保障了公司檔案館總是保存著企業最新的科技信息材料，幫助企業科研人員了解和掌握最新的科技信息和科研動態，同時，也為企業節省了大量的人力、物力和財力。

3．開發和利用檔案信息資源，為企業的營銷決策提供可靠的依據。企業檔案人員通過對國內外市場信息的收集和整理，去粗取精、去偽存真，及時有效地提供給企業的相關領導及營銷部門，使企業的營銷工作緊跟市場，從而避免了營銷活動的盲目性，為企業直接或間接地創造了更大的經濟效益和社會效益。

二、目前企業檔案信息資源開發

和利用工作中存在的問題

隨著企業的發展，企業檔案工作也逐步走向規范化的管理，企業檔案的開發和利用工作也取得了一定的成果，但仍然存在一些較為突出的問題。

1．某些企業的領導還存在著思想認識不夠，檔案意識薄弱的問題。目前，某些企業領導對檔案工作重視程度還不夠，檔案意識較為薄弱，使得企業的檔案管理工作，目前還依然停留在建檔、管檔、看家守攤、你查我找的較低水平，忽視了企業檔案信息資源的開發和利用工作，導致許多珍貴的、有很高利用價值的檔案材料被常年閑置，無法發揮它們應有的職能和作用。

2．某些企業館（室）藏檔案結構較為單一，內容不夠豐富多樣。由于企業檔案人員管理工作的不科學、不規范，歸檔制度不夠健全等原因，企業檔案人員普遍對黨政部門和財務會計部門形成的檔案收集得較為齊全，而對于收集難度較大的生產科研部門形成的科研和技術檔案等，卻收集不夠齊全和完整，使得某些具有較高保存價值的檔案信息未能及時地收集和歸檔，影響了企業檔案信息的資源開發和利用。

3．企業檔案開發和利用手段較為落后。在操作上，檔案信息的開發利用，面臨著現代技術設備的挑戰。長期以來，由于各方面的條件限制，企業對檔案工作的資金投入不足，導致了設備、技術條件的落后。我們在對下屬單位的檢查中發現：有的下屬企業由于沒有復印機，延長了資料摘錄時間，降低了工作質量和效率，開發出來的信息成了過期資料；有的企業因不能運用電子計算機網絡，無法借鑒各地開發利用成功的經驗，只能閉門造車；有的企業因沒有計算機，檔案的檢索全靠手工勞動，加大了查閱檔案的工作量。有些單位檔案室雖然配備了計算機，但大多數僅局限于進行檔案目錄的檢索和管理，而缺乏對企業檔案信息資源進行網絡化、數字化的建設，無法做到企業檔案信息資源的共享，這樣必然影響企業檔案信息資源的有效開發和利用。這些問題不解決，企業檔案信息的開發利用工作就很難取得較高的經濟效益。

4．缺乏檔案管理方面的專業人才。我公司下屬37個單位，共有專兼職檔案人員162人，大學專科以上96人，檔案專業大學專科以上只有8人，近幾年，企業檔案人員的學歷水平，雖然有了一定的提高，但正規檔案專業、綜合素質較高的企業檔案人員卻少之又少。企業檔案人員業務素質和業務能力偏低與現代化的企業檔案管理工作脫節，在一定程度上也影響和制約了企業檔案信息資源的開發和利用。

5．企業檔案的深層次加工工作較為滯后。我們在對基層單位的檢查工作中發現，有些單位由于人員少、工作量大，檔案人員只注重企業檔案信息資源淺層次的利用，卻忽略了企業檔案深層次的開發，企業檔案的編研工作較為滯后。企業檔案編研工作是企業檔案深層次加工工作的主要內容，目前，企業檔案編研成果少，檔案深層次加工滯后的問題，已使企業檔案信息資源無法得到有效的開發和利用，企業檔案的作用無法正常發揮，進而影響到企業檔案工作的發展。

三、加強企業檔案信息資源開發和利用工作的對策

1．企業檔案部門應明確企業檔案信息開發和利用工作的地位。企業檔案信息資源的開發和利用是企業檔案工作的最終目的，是企業檔案工作的落腳點。企業檔案館（室），是企業保管檔案的基地和中心，存儲著企業生產和經濟發展的大量寶貴信息。企業檔案信息資源的開發和利用是企業檔案部門最能在企業生產和經濟發展中發揮作用的重要工作，也是企業檔案工作中最為重要的部分，我們作為企業檔案工作者，應從這樣的高度來認識檔案信息資源的開發和利用工作的地位和作用。首先，企業檔案工作者，應立足本職勇于創新和改革。企業檔案人員應破除“重管理輕利用”的思想，立足本職、積極工作，克服“無所作為”、“不求進取”的消極認識，勇于創新、善于改革，這是做好企業檔案信息資源開發和利用的前提和基礎。其次，企業分管檔案工作的各級領導，應高度重視企業檔案信息資源的開發和利用工作。要在人力、財力、物力等方面向檔案開發和利用工作傾斜，使企業檔案信息資源開發和利用工作能夠在高起點、高標準的基礎上順利發展，從而真正為企業生產和經濟發展起到引導和服務的作用。

2．企業檔案部門應積極開展檔案的宣傳和教育活動，促進企業檔案信息資源的開發和利用。企業檔案的宣傳和教育是企業檔案工作的重要內容，是企業重視檔案工作的一種重要的表現形式。由于企業某些干部和職工，對企業檔案的認識模糊不清，檔案意識較為淺薄，阻礙了企業檔案開發和利用工作的有效開展。因此企業檔案部門應把檔案的宣傳教育工作作為一項長期而重要的任務來抓，應充分利用企業的閉路電視、黑板報、廣播和開辦集中培訓班等形式，廣泛而深入地宣傳開發和利用企業檔案信息資源的重要意義，增強企業干部和職工的檔案意識，從而為企業檔案開發和利用工作的順利開展創造環境支持。

3．企業檔案部門要深層次開發和利用檔案信息資源。雖然，目前企業檔案信息資源的開發和利用工作存在著諸多難題和不利因素，但也不是不能有所作為。企業檔案部門應充分利用企業館（室）藏檔案信息，深層次開發和利用檔案資源。以我公司為例，在公司檔案館保存的文書檔案中有一部分建國后經濟建設方面的檔案史料，在這些檔案史料里，記載著企業經濟建設的具體政策、成就、經驗以及經濟管理活動的措施、方法等。我們通過深層次地開發和研究這些檔案史料，起草了有關研究成果報告，提供給企業領導作為參考，此項工作得到了領導的肯定，對企業的經濟發展也起到了一定的推動作用。

4．企業檔案部門應充分運用現代技術手段做好檔案信息的開發和利用工作。從近幾年企業檔案信息資源的開發和利用方面來看，企業檔案的數字化工作勢在必行，這也是提高企業檔案信息資源開發和利用工作質量的重要手段和決定因素。近幾年，各單位的大量實踐已經充分證明了這一點，檔案的數字化為企業檔案信息資源的開發和利用創造了有利條件，使企業檔案人員從繁重的、低效率的手工勞動中解放出來，也為企業大力開發和利用檔案信息資源奠定了基礎。

5．企業檔案部門應建立健全企業檔案信息資源的開發和利用制度。為了提高企業檔案信息資源的開發和利用效率，就要建立健全企業檔案信息的開發和利用制度。首先，應突破“自我服務”的傳統編研方法和方式，根據企業生產、經濟和各項工作發展的需要，制定編研方案，有計劃地開展好企業檔案的編研工作。如我公司結合本企業的中心工作，有重點地開展檔案的編研工作，先后編寫了《煤礦沖擊地壓防治簡介》、《技改項目簡介》、《產品介紹》等編研材料，由于這些材料突出了企業發展經濟、安全生產的中心工作，實用性強，得到了領導的肯定和支持。其次，企業檔案部門要建立檔案信息利用的預測制度。通過對企業檔案信息資源的開發和利用可行性的預測和分析，掌握企業領導和相關部門對企業檔案信息資源的需求和動向，建立需求信息預測網絡，有針對性地進行企業檔案信息的收集、匯總和分析。同時，也應經常對企業檔案信息資源利用率進行分析和研究，通過企業檔案的利用信息反饋，明確企業檔案工作每一個階段的利用重點，有針對性地開展工作。

作者單位：北京京煤集團有限責任公司