會計檔案

一、會計檔案的定義

會計檔案是國家機關、社會團體、企業、事業單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

要正確理解這個概念，首先要認識到，會計檔案屬于專門檔案，是在會計專業活動中形成，因此只有在會計核算中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等專業核算材料，才是真正意義上的會計檔案。而在財務會計各項管理活動中形成的其他文件材料，如政策法規、計劃總結、請示批復、制度辦法等均不屬于會計檔案的范疇。

同時，要了解到會計檔案在社會管理活動中的重要價值和作用。一方面，它與其他門類的檔案一樣，具有原始記錄性，憑證依據性很強，不僅是經濟決策的重要依據，而且對保護國家財產、執行國家財經紀律發揮監督作用。另一方面，它是研究經濟發展歷史，從經濟角度展現一個單位的歷史面貌的珍貴史料。

二、會計核算材料的歸檔

會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門或會計人員將辦理完畢的會計核算材料經過整理向檔案部門移交的過程。會計核算材料的歸檔，既是一項業務工作，也是一項法定義務。歸檔意味著會計核算材料轉化為會計檔案，也意味著從這一刻起檔案部門開始成為會計檔案的管理者，擁有相應的管理權限和責任義務。

要做好會計核算材料的歸檔工作，需要制度保障。各單位都應建立健全會計核算材料的歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求和歸檔手續，通過這一制度的實施，確保會計檔案的完整、準確、系統和安全。

1.歸檔范圍

是指單位會計部門或會計人員向檔案部門或檔案人員移交的會計核算材料的范圍，即哪些會計核算材料應作為會計檔案保存。理論上說，凡是具有保存價值的會計核算材料都屬于歸檔范圍。根據財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》的規定，會計核算材料的歸檔范圍包括：

（1）會計憑證。會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括原始憑證（自制原始憑證、外來原始憑證）、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉賬憑證）、匯總憑證、其他會計憑證。

（2）會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括總賬、明細賬、日記賬（現金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。

（3）財務報告。財務報告是反映企業會計財務狀況和經營成果的總結性書面文件。按報告的編制時間可分為：月報、季報、年報；按報告的編制單位可分為：單位財務報告、匯總財務報告；按報告的內容或名稱分，有很多，例如企業有資產負債表、利潤表、現金流量表等，行政事業單位由經費執行情況報表、資金活動報表等；按報告的服務對象可分為：內部報告和外部報告兩種。財務報告歸檔時應注意，會計報表、附表、附注及文字說明都應視為財務報告的組成部分，一并歸檔。

（4）其他會計核算資料。主要是指屬于經濟業務范疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由會計部門負責辦理的有關數據資料。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

2．歸檔時間

是指單位會計部門或會計人員向檔案部門或檔案人員移交會計檔案的時間。原則上，當年形成的會計檔案，在會計年度終了之后，可暫由會計部門保管一年，期滿之后，移交本單位檔案機構或檔案人員集中統一管理。

3．歸檔要求

就是對會計核算材料歸檔的質量要求。從總體上來說，歸檔的會計核算材料應符合齊全完整、真實準確、裝訂成冊、有利于保管和利用的要求。

4．歸檔手續

會計檔案在歸檔移交時，會計人員和檔案人員雙方必須履行一定的交接手續，以明確責任。具體做法是：檔案人員應當根據會計檔案移交清冊，對會計人員移交的會計檔案案卷進行清點核對，核對無誤后，雙方在會計檔案移交清冊上簽字蓋章，一式兩份，雙方各存一份，以備查考。