政府信息公開環境下檔案館用戶信息需求的特點與不足

摘要 本文試圖探索政府信息公開環境下的廣西檔案館用戶信息需求的特點與不足，為新環境下用戶信息需求與檔案服務工作的雙向互動找到一個有力的結合點。

關鍵詞 政府信息公開環境 檔案館用戶 信息需求特點 信息需求不足

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

Study on the Characteristics and Deficiencies of Archives User's Information Requirement under the Governmental Information Disclosure Environment

——Based on the Study of Guangxi Comprehensive Archives at Various Levels

YANG Huitao

(Management Departement Guangxi University for Nationalities， Nanning， Guangxi 530006)

AbstractThis paper attempts to study characteristics and deficiencies of Guangxi archives user’s information requirement under the governmental information disclosure environment， trying to find a strong bonding point for two-way interaction between the user's information requirement and archives service under new environment.

Key wordsgovernment information publicity environment; archives user; information demand characteristic; information demand

在我國，政府信息公開已經上升至國家層面。政府信息公開為檔案館用戶的信息需求提供了新的渠道，增進了用戶信息需求的多樣化。廣西作為一個多民族聚局地，有著特殊的地理位置和經濟發展格局，各民族在經濟、文化、風俗和心理素質等方面都存在巨大的差異，由此導致各民族與群體對檔案的需求也不盡相同。

1 政府信息公開環境下廣西檔案館用戶信息需求的特點

1.1 信息需求要求齊全化

傳統檔案館利用服務是依托于利用主客體直接作用而實現的，制約著用戶需求多元化的實現。伴隨信息化，特別是政府信息公開時代的到來，公眾對信息的齊全性要求越來越突出。檔案利用需求不再局限于紙質檔案，還擴展到網絡化、數字化載體檔案；不再局限于學術工作需求，還擴到到休閑娛樂領域；不再局限于靜態的檔案信息，還擴展到音頻、視頻等動態檔案；不僅局限于檔案館內信息，還擴展到科技館等文化機構信息。筆者從收集的廣西用戶調查表及用戶登記表中，發現用戶對不同載體，不同形態，不同內容、不同時空范圍的檔案信息均有實質的需求，無一例外的都顯示出廣西檔案館用戶信息需求的齊全化特點。

1.2 信息需求要求高效化

用戶信息需求的高效化是長期以來一直追求的目標，而高效化的需求在借助政府信息公開條件下能夠更好地實現。行政機關與媒體等通力合作，以最優化的方式公開政府信息，為用戶信息需求的高效化要求提供了暢通的信息渠道。在此基礎上，用戶實現高效化需求的愿望更為強烈。筆者在與用戶的交談中，大多數表示希望能高效、便捷地獲取信息并實現其價值。迎合用戶的要求，廣西各級綜合檔案館應將重要的檔案尤其是政府信息優先數字化，并建立相應的服務平臺，加快實現檔案信息的高效利用。同時，由于政府信息的動態性，各地綜合檔案館應加強檔案網站信息的及時更新，進而保證檔案信息的時效性及用戶利用的高效性。在這一點上，柳州市、南寧市檔案館走在了前列。

1.3 信息需求要求個性化

在筆者所做的關于廣西檔案館用戶信息需求的調查結果中，有51.36%的用戶要求政府信息公開環境下要關注檔案用戶的個性化信息需求。這一結果充分說明了用戶信息需求逐漸趨向個性化。檔案館用戶個體檔案信息需求心理、行為的差異性導致他們檔案信息需求的目標各異，表現出對各種檔案信息類型的關注與渴求。如在調查中發現，有些用戶由于自己的專題需要統計數據，有些則是商業需要了解國家的政策信息。另外，新時期的廣西發展少數民族特色文化，打造豐富旅游戰略品牌以及中國東盟自由貿易區和泛北部灣經濟區域建設的特殊性，也都決定了檔案個性化信息需求。

1.4 信息需求要求人文化

政府信息公開環境下公眾法律意識及檔案意識逐漸增強，用戶在接受檔案館信息服務過程中，越來越（下轉第193頁）（上接第153頁）關注檔案信息獲取權、隱私權等的權利的維護和保障，期望獲得更多的人文關懷；同時，在使用檢索系統時，要求具有人性化的操作界面，更期望能在服務理念、方式及視覺上都得到最大的滿足。雖然政府信息公開在一定程度上有效緩解了信息的馬太效應，但是廣西信息弱勢群體用戶的信息利用問題依然嚴峻，因此，對信息需求的人文化要求也就更高，如問卷顯示，80.12%用戶對檔案信息服務方式和系統的設計要求更具人文化。所以，采用合乎邏輯方式組織檔案信息，提供人性化操作界面，制定順應時事的信息服務策略，構建和諧的利用環境都對激發用戶信息需求不可或缺。

2 政府信息公開環境下廣西檔案用戶信息需求存在不足

2.1 信息需求定位不足

信息需求包括所需要的信息和需求，表現在以下兩個方面：一是信息的時間范圍；二是信息的地域范圍。簡單的說就是要明確獲取什么時間什么地方什么信息 ， 準確的定位信息需求不僅可以確保信息的時效性和針對性，而且可以減少信息獲取的工作量。根據調查結果顯示有42.16%用戶很難在第一時間確定所需信息的范圍和分布狀況，還有相當一部人不知道該通過何種途徑才能最快捷的獲取所需信息。由此可見，很多情況下，普通用戶對信息的需求是盲目的，甚至分不清楚在什么情況下獲取什么樣的信息才是最為有效。還有一部分用戶對信息需求的期望值偏高，表現出對信息需求定位薄弱。

2.2 信息需求后勁不足

在政府信息公開的促進下檔案用戶的信息需求在一定的時間內取得了較大的進步，這一進步充分的體現在2007年與2008年廣西全區的現行文件的利用人次與件次對比。2007年現行文件利用的人次和件次分別為4719次、12693件，而2008年則為8025次和28566件，從利用人次到件次上都翻了一番。然而，由于各種因素如用戶所需信息內容和密集程度不同的影響，沒有促成高漲的需求拉動，2009年現行文件的利用人次和件次也僅僅是8192次，1516件，人次與2008年基本持平，件次卻又降到了原點，由此可以看出，檔案用戶的信息需求明顯后勁不足。

2.3 信息需求難以滿足

政府信息公開環境下，檔案用戶除了歷史檔案的利用外，涌現了一些老百姓為產權、工資和矛盾糾紛等查找政府現行信息作為依據，另外，企業也有查找有關企業的優惠政策的現行文件，這些需求多數情況下，必須借助現行政府文件才得以實現。而目前廣西各級綜合檔案館的政府信息公開尚且處于初步階段，各項技術都還不甚完善，比如有效信息殘缺，信息查閱系統的查全查準率偏低等都給用戶的現行政府信息需求造成了一定的影響，用戶的信息需求并非時時得到滿足。調查顯示，在檔案館的政府信息利用中，有31.54%的用戶不能實現其利用目的。

隨著政府信息公開環境的逐漸深入，檔案館用戶及其信息需求特點將更突出，問題葉更加嚴峻。因此，我們必須積極應對，加強檔案服務利用工作的針對性，使政府信息公開和檔案的開放利用提升至一個新的高度。

本項目獲廣西民族大學研究生教育創新計劃gxun-chx2010014資助

參考文獻

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