商務會議管理系統的設計與實現

［摘 要］ 隨著商務相關學術會議的日益增多，傳統的電子郵件投稿及管理方式不但效率低且極易出錯，因此提出了構建面向商務學術交流的會議管理系統的方法。本系統采用B/S模式設計，由在線投稿、稿件審理、會費管理、會議日程制定、酒店預訂等模塊構成，為參會者、組委會、審稿人三者提供了不同的操作功能，實現了從投稿到審稿再到參會這一系列過程的可視化、便捷化和系統化。實驗結果表明所提出的系統構建方法是有效的，并可作為構建其它會議管理系統的參考。

［關鍵詞］ 商務會議 管理系統 B/S模式

一、前言

通過會議交流學術、把握科研動態在國內外非常流行。許多研究領域，尤其是像電子商務、物流管理、計算機等發展速度迅猛的領域，國際會議論文比期刊論文更能反映科研動態、更能引領學術潮流。而且通過學術會議，有利于科研工作者組建更廣泛、更專業的研究團隊。學術會議的組織通常涉及到稿件提交、稿件審理與修改、錄用通知、會費繳納、會議日程制定、酒店預訂等工作。傳統的處理方式大致如下：1. 欲參會者通過Email投稿至組委會，組委會對稿件進行初步審查并發回收稿確認；2.組委會將稿件通過Email發送給審稿人，并等待審稿人確認是否接受任務；3.審稿人將審稿意見通過Email發給組委會，組委會根據審稿意見向投稿者反饋信息并通知錄用者繳納會費和預訂酒店；4.臨近會議，組委會將校稿發給已繳費的參會者，待收到參會者的回復后會議的前期工作才算完成。上述處理過程全部通過Email方式通訊，從投稿到審稿再到錄用、繳納會費，加上短期內數百甚至數千的投稿量，組委會極易出現各種各樣的差錯，而投稿者往往因焦急等待而不斷詢問審稿狀態，進一步加重了組委會的負擔。因此，隨著商務學術交流的日益頻繁，采用網絡化在線管理會議稿件以及酒店預訂等程式化工作具有非常重要的意義：可顯著降低組委會的成本、減小差錯率、提高工作效率，為參會者和組委會提供友好的用戶界面和可視化的稿件處理過程。

二、系統設計

1. 需求分析

本研究的目標是開發一個面向商務學術交流的會議管理系統，用戶（包括投稿者和審稿人）和管理員（組委會）通過該系統完成從投稿到審稿再到參會的一系列過程。投稿者可在線注冊并提交稿件，還可在審稿之前修改投稿信息或重新提交稿件。此外，投稿者可實時了解審稿狀態，并根據審稿意見在線提交修改稿。待正式錄用之后，投稿者可在線繳納審稿費以及發票抬頭、郵寄地址等信息，還可在線預訂酒店。審稿人受邀登錄系統完成審稿任務，并將在線登記審稿意見。管理員負責發布和管理會議信息、管理用戶信息、為審稿人創建賬戶、管理稿件、管理會費、發布酒店住宿信息等工作。

2. 功能模塊結構

根據需求分析，對系統的功能進行了劃分。圖1描述了功能模塊結構。

3. 數據庫設計

本系統涉及以下12張數據表，它們分別是：（1）Agenda：內容包括會議議程信息標題、發布人、發布時間、點擊量、議程的內容；（2）Collection：內容包括稿件征集信息標題，發布人，發布時間，點擊量，稿件征集信息的內容；（3）Contact：內容包括會務組信息的標題，發布人，發布時間，點擊量，會務組信息的內容；（4）Download：內容包括資料的名稱以及下載地址；（5）Hotel：內容包括酒店的名稱，酒店地址，聯系電話，住宿費用；（6）Intro：內容包括會議簡介標題，發布人，發布時間，點擊量，會議簡介內容；（7）Linking：內容包括友情鏈接名稱，地址；（8）Meetings：內容包括會議名稱，會議地點，開始時間，結束時間，會費情況；（9）Message：內容包括站內信息的發送人，接收人，信息標題，信息內容，是否發送，是否閱讀，發送時間；（10）Org：內容包括組委會信息標題，發布人，發布時間，點擊量，組委會信息內容；（11）Paper：內容包括論文標題，作者，上傳時間，下載地址，是否審閱，是否通過；（12）User：內容包括用戶賬號，密碼，密碼問題，密碼答案，真實姓名，生日，所在單位，聯系地址，郵編，聯系電話，傳真，移動電話，電子郵件，是否管理員，是否審稿專家，是否被鎖定，所選會議，所選酒店，會費繳納情況。系統E-R模型如圖2所示。

三、系統實現

本系統采用PHP作為平臺的開發語言，MySQL作為后臺數據庫，IIS作為Web服務器，采用B/S方案構建服務器體系結構。系統可分為用戶和管理員兩大模塊，模塊功能劃分詳見圖1。下面介紹實現系統的若干關鍵技術。

1. 抽取公共功能和全局變量

公共功能模塊主要用于處理數據庫操作，包括建立數據庫連接，執行數據庫的查詢、增、刪、改操作，還包括數據庫的批量處理等。在實現時，建立了公共功能類，使用標準SQL語句處理數據庫操作。此外，還將系統中各模塊的公共變量抽取出來也構成了一個類。

2. 用戶模塊設計

本系統的用戶分為三類：投稿者、審稿人和管理員（組委會）。管理員較為特殊，因此單獨為之構造一個模塊。該模塊主要實現用戶注冊與登錄、稿件在線提交與重投、稿件信息瀏覽與修改、會費在線支付、會費信息（發票抬頭、郵寄地址等）提交與狀態查詢（是否已收到款項）、酒店預訂、站內信件等功能。對于審稿人而言，該模塊還提供了在線審稿功能。稿件在線提交及會費在線支付是其中的重點和難點。在提交稿件時，允許用戶填寫稿件標題、摘要、關鍵字和創新點，添加、刪除和修改作者信息，設置通訊作者，調整作者順序，選擇稿件所屬的研究方向，推薦審稿人。稿件提交之后，若不滿意，只要稿件尚未進入審稿程序用戶即可修改投稿信息或重新投稿。若審稿人認為稿件需要修改，投稿者可在線提交修改稿。本系統通過在代碼中內嵌各大網銀的支付API接口實現了在線支付功能：用戶提交數據到網銀API接口之后，接口將把這些數據自動POST到對應的網銀服務器，網銀服務器負責驗證密匙并完成交易，最后網銀服務器把支付結果以POST方式發送給用戶。此外，為了方便用戶和管理員之間溝通交流，系統中設置了站內信件功能。

3. 管理員模塊設計

管理員模塊主要實現了會議信息發布與管理、用戶信息管理、稿件管理、會費管理、酒店住宿信息管理等功能。會議信息包括會議海報、組委會成員信息、新聞、日程安排等內容，還包括主頁廣告和友情鏈接信息，這些內容直接顯示于會議主頁，管理員可對其進行增刪改。用戶的注冊信息可由管理員修改或刪除。對于審稿人，本系統設定所有審稿人賬戶由管理員創建，即每個審稿人都是經過管理員核定的。稿件由管理員根據研究方向指派給審稿人，在審稿結束之后，管理員根據審稿意見以及修改稿的質量決定是否錄用稿件。若稿件被錄用，則管理員發布酒店住宿信息并開啟會費繳納進程。僅當會費繳納和酒店預訂獲得管理員確認之后，投稿者才可參會。管理員根據繳費信息自動開具發票并郵寄給參會者。

4. 系統實現過程中的兩個關鍵問題

（1）并發訪問問題

大量的訪問，會導致記錄鎖死，當系統在面對成千上萬用戶并發訪問的時候，主要的解決方法有：使用高性能的服務器、高性能的數據庫。但上述解決方法往往需要更大的投入，而且這樣的解決方法會遇到瓶頸問題且可擴展性差。

在本系統開發過程中，主要使用了HTML靜態化以及附件與服務器分離2種方案來解決并發訪問問題。

1)HTML靜態化：在系統中，有些更新內容小的，使用率高的數據查詢，可用靜態化的HTML來實現。對于某些大量被前臺程序調用但是更新小的信息，可以在后臺更新時使其靜態化，從而減少數據庫的訪問請求。

2)附件服務器分離

對于IIS的Web服務器來說，附件是非常消耗資源的。所以將附件和頁面進行分離，甚至采用獨立的附件服務器，在頁面訪問時可減少服務器的壓力、防止因附件問題導致系統崩潰。

（2）安全性問題

本系統在處理網站安全性問題方面采用了以下2個方法：

1)采用隨機登錄驗證碼機制防止黑客利用軟件自動登錄測試。

2)采用基于身份證信息驗證和郵件驗證的信息審核制度：用戶若要具有高級、進階功能必須實現郵件身份驗證、甚至身份證驗證。避免搗亂用戶占用資源，破壞平臺秩序。

3)使用32位MD5加密保護用戶密碼：MD5是一種散列函數被廣泛用于計算機安全領域，主要是對消息完整性的保護。用戶密碼是不可見的，即便對于管理員也看不到。管理員可以為用戶設定新密碼，但無法得知老密碼，主要是因為老密碼是用MD5加密過的，從而可以保證用戶密碼的安全性。

四、小結

本文提出了面向商務學術交流的管理系統的構建方法，為參會者、組委會、審稿人三者提供了不同的操作功能，實現了從投稿到審稿再到參會這一系列過程的可視化、便捷化和系統化。此外，在實現系統過程中，提出了應對并發訪問和提升系統安全性的方法。借助本系統，將顯著降低組委會的成本、減小差錯率、提高工作效率，為參會者和組委會提供友好的用戶界面和可視化的稿件處理過程。

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