網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合與開發(fā)利用

摘 要：隨著社會信息化的發(fā)展，社會對檔案信息資源的需求日益增長并發(fā)生著巨大的變化。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和檔案信息社會化，已成為當(dāng)務(wù)之急。檔案信息資源建設(shè)的核心在于對檔案信息資源的有效整合，檔案信息資源整合是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源實(shí)現(xiàn)合理開發(fā)和充分利用的主要手段。既要對檔案信息資源的知識內(nèi)容進(jìn)行組織與擴(kuò)充，縱向挖掘和橫向開發(fā)相關(guān)的檔案信息資源，又要把運(yùn)用不同技術(shù)開發(fā)的不同內(nèi)容、不同形式的檔案信息資源整合起來，以提供最大限度的利用服務(wù)，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；整合；開發(fā)利用

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2011）34-0215-02

隨著社會信息化的發(fā)展，社會對檔案信息資源的需求日益增長并發(fā)生著巨大的變化。檔案信息資源受地域及館藏類別的限制，已無法適應(yīng)和滿足信息時代公眾對信息資源共享的需求，因此，將檔案信息資源建設(shè)納入信息資源一體化管理系統(tǒng)，使分散單一，封閉的檔案信息轉(zhuǎn)化為綜合開放、類別豐富的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和檔案信息社會化，已成為當(dāng)務(wù)之急。

檔案信息資源整合與開發(fā)利用是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。檔案信息資源建設(shè)的核心在于對檔案信息資源的有效整合，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的產(chǎn)生與發(fā)展，為檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了前所未有的契機(jī)。檔案信息資源整合是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源實(shí)現(xiàn)合理開發(fā)和充分利用的主要手段。既要對檔案信息資源的知識內(nèi)容進(jìn)行組織與擴(kuò)充，縱向挖掘和橫向開發(fā)相關(guān)的檔案信息資源，又要把運(yùn)用不同技術(shù)開發(fā)的不同內(nèi)容、不同形式的檔案信息資源整合起來，以提供最大限度的利用服務(wù)，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合與開發(fā)的必要性

1.檔案信息資源的多元化和無序化要求進(jìn)行整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源除了單純的文字信息，還有文字、照片、圖像、聲音等多媒體組成的綜合信息，圖文并茂、有聲有色。從載體形式看，不僅有刻寫型、印刷型、視聽型、縮微型，還有機(jī)讀型、網(wǎng)絡(luò)型，各種形式并存互補(bǔ)，檔案信息資源結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出多元化特征。然而，由于缺乏統(tǒng)一的控制，信息質(zhì)量良莠不齊，且呈分散無序狀態(tài)，其價(jià)值實(shí)現(xiàn)明顯受到限制，只有對網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行積極有效的整合，才能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的有序化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享效用的最大化。

2.檔案信息與其他信息資源一體化要求進(jìn)行整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源不僅有本館館藏檔案信息，而且有虛擬館藏檔案信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，打破了傳統(tǒng)的行業(yè)、地域、國籍的界限，檔案館一方面把自己的檔案信息資源構(gòu)建成各種層次和級別的檔案信息體系提供上網(wǎng)，另一方面還代表本單位參與其他單位的各種活動，除延伸傳統(tǒng)的檔案征集方法外，檔案信息采集方式和途徑也被大大拓寬，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、下載、共享檔案數(shù)據(jù)庫、購買光盤檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)上檔案信息資源的開發(fā)等形式擴(kuò)充館藏，并將其他行業(yè)領(lǐng)域的前沿信息、熱點(diǎn)問題及信息資源接收過來，補(bǔ)充自己的不足，檔案信息資源與其他信息資源逐漸一體化。

3.全方位檔案信息服務(wù)功能的提升要求進(jìn)行整合。相對于傳統(tǒng)印刷型檔案，電子型、網(wǎng)絡(luò)型檔案服務(wù)功能更強(qiáng)、效率更高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案的服務(wù)對象跨越了時空限制，利用者可以通過網(wǎng)絡(luò)向檔案館提出自己的信息要求，而檔案館則需要通過對因特網(wǎng)、國內(nèi)網(wǎng)、檔案館局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)的檢索，經(jīng)過再組織形成信息服務(wù)產(chǎn)品，以迅速及時地傳遞給利用者，實(shí)現(xiàn)面向全社會的全方位服務(wù)，而要做到這一點(diǎn)，離不開對檔案信息資源進(jìn)行有效整合。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合與開發(fā)利用的措施

1.統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，促進(jìn)檔案信息資源的合理有效配置。檔案信息資源整合的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)資源共享，最大程度開發(fā)利用檔案信息資源。其目標(biāo)取向的實(shí)現(xiàn)不可能一蹴而就，必然是一個長期實(shí)踐過程，必須按照總體的規(guī)劃，分步驟、分階段地實(shí)施。在基于共享與服務(wù)的前提下，主要應(yīng)該重點(diǎn)抓好標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對檔案文獻(xiàn)信息的描述深度不再滿足于僅對文獻(xiàn)特征進(jìn)行描述，而是深入到文獻(xiàn)全文的知識單元、信息單元，在檔案信息編輯過程中，一定要優(yōu)先選用國際、國家通用標(biāo)準(zhǔn)，所有入網(wǎng)的檔案信息都必須執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的邏輯數(shù)據(jù)庫，盡量減少地方標(biāo)準(zhǔn)，在沒有通用標(biāo)準(zhǔn)，需要制定地方標(biāo)準(zhǔn)時，要力爭使其成為通用標(biāo)準(zhǔn)，還可借鑒圖書、情報(bào)等其他相關(guān)行業(yè)比較成熟的通用標(biāo)準(zhǔn)。要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下分系統(tǒng)地開展檔案信息資源整合工作，只有提供關(guān)于信息資源系統(tǒng)整合的一系列完整的標(biāo)準(zhǔn)，并在資源的開發(fā)和組織管理的過程中加以遵循，才能實(shí)現(xiàn)信息資源的理想整合。并根據(jù)實(shí)際情況，合理有效配置檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

2.相互協(xié)調(diào)，合作共建，樹立檔案館整體化理念。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境大大強(qiáng)化了資源共享的理念和整體建設(shè)的規(guī)模效應(yīng)，檔案館將以整體形式為社會服務(wù)的理念已逐步得到認(rèn)知和支持。對現(xiàn)有檔案信息資源的整合不僅要求各系統(tǒng)、各級別的檔案管理部門內(nèi)部的密切配合，還要求檔案部門與社會其他信息部門的協(xié)調(diào)一致。為此，要樹立整體化理念，要求各個檔案機(jī)構(gòu)樹立信息資源共建共享的全局意識與合作精神，打破行業(yè)、地域和機(jī)構(gòu)的界限，自覺地將各館檔案信息資源建設(shè)放在全國檔案信息資源整體建設(shè)的背景中加以考慮，強(qiáng)化分工協(xié)作的意識，積極承擔(dān)全國檔案信息資源保障任務(wù)。首先，對本館信息資源實(shí)施集成化組織與整合，逐步實(shí)現(xiàn)館內(nèi)檔案資源跨類型、跨載體、跨時空的信息檢索與利用模式。各檔案館室可根據(jù)自身?xiàng)l件采取虛擬主機(jī)、主機(jī)托管、聯(lián)通專線等不同的技術(shù)方案，按照一定的入網(wǎng)程序，并采取“以網(wǎng)站服務(wù)補(bǔ)網(wǎng)站維護(hù)”的運(yùn)營模式建立并維護(hù)各自的網(wǎng)站。以逐步實(shí)現(xiàn)館內(nèi)檔案資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息檢索與利用模式。其次，在各館信息資源整合與集成的基礎(chǔ)上，實(shí)施檔案信息資源的整體化組織與建設(shè)，形成信息資源分布式存儲和管理、集成化一站式信息檢索和利用格局。通過通信設(shè)備、通信線路和相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)軟件，將分布于不同地理位置的計(jì)算機(jī)、終端及其附屬設(shè)備連接一起，組成信息網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)上資源共享和信息快速傳輸?shù)幕A(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。各級各類檔案館在不斷完善其自動化檔案管理系統(tǒng)和豐富其檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，構(gòu)建網(wǎng)上交互式的數(shù)字檔案，真正實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上管理與網(wǎng)上利用。最后，進(jìn)行檔案信息資源的深層次開發(fā)和知識挖掘，使檔案信息資源的組織與管理從形式組織轉(zhuǎn)至內(nèi)容組織、知識組織的發(fā)展方向。信息是知識的原料或半成品，知識是經(jīng)過整序和提煉的信息，知識組織是信息組織的高級形式。信息組織正朝著自動化、集成化和智能化的知識組織的方向發(fā)展。其目的是向人們提供便于利用的、可以幫助解決問題的序化的知識，充分挖掘檔案的知識內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)從信息層次到知識層次的根本轉(zhuǎn)變。只有這樣，才能打破條塊分割和空間障礙，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。提高信息的利用效率，滿足利用者的要求。

3.抓住重點(diǎn)，注重實(shí)效。推進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。分清主次，抓住重點(diǎn)，才能卓有成效。目前，中國檔案信息資源整合必須以檔案信息網(wǎng)站建設(shè)為落腳點(diǎn)，以檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)普及的環(huán)境下，檔案館應(yīng)該充分有效利用網(wǎng)絡(luò)平臺，以檔案館網(wǎng)站為中心，加強(qiáng)網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)集中整合分散的各種信息資源，并與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)合進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源的共建共享。而最終目的就是：以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)為平臺，打破時間和空間的限制，促進(jìn)檔案信息資源共享與服務(wù)的高效實(shí)現(xiàn)。

檔案網(wǎng)站揭示豐富的館藏檔案信息資源，使檔案用戶能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)即時即地的檔案信息查詢，并通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案信息的傳輸服務(wù)。如果檔案網(wǎng)站能與國內(nèi)外各類專業(yè)網(wǎng)站、圖書情報(bào)網(wǎng)站、信息資源網(wǎng)站等其他相關(guān)網(wǎng)站建立直接或間接的鏈接，就會有助于實(shí)現(xiàn)信息資源在網(wǎng)絡(luò)空間的整合，起到資源連接的中介作用。此外，還可以依靠域名進(jìn)行收集，并為其提供靜態(tài)的IP地址，利用一些優(yōu)秀的搜索引擎，把分散的網(wǎng)址集中起來，并對已開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)信息資源按照一定的分類原則進(jìn)行分類和專業(yè)標(biāo)識，把常用數(shù)據(jù)庫的地址和相關(guān)資料匯集起來，以滿足利用者更便捷、更廣泛的信息需求。

數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心。是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織與共享的最佳方法。數(shù)據(jù)庫，是將已獲得的網(wǎng)絡(luò)信息資源以固定的記錄格式存儲，并提供若干檢索路徑，用戶通過檢索入口，就可以找到所需要的信息線索，并通過信息線索直接連接到相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息資源。當(dāng)前要著重建立兩種數(shù)據(jù)庫：（1）以館藏檔案數(shù)字化為基礎(chǔ)的館藏檔案數(shù)據(jù)庫。（2）以歸檔電子文件為基礎(chǔ)的電子文件數(shù)據(jù)庫。應(yīng)遵循循序漸進(jìn)的原則，有重點(diǎn)、有選擇地將館藏的核心文獻(xiàn)、特色文獻(xiàn)數(shù)字化，開發(fā)能在網(wǎng)上共享具有特色的數(shù)據(jù)庫。

4.充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺，大力開發(fā)利用網(wǎng)上檔案信息資源。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)普及的環(huán)境下，檔案館應(yīng)該充分有效利用網(wǎng)絡(luò)平臺，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)和利用，充實(shí)檔案信息存儲量，改善檔案館信息結(jié)構(gòu)，提高檔案信息產(chǎn)品質(zhì)量。任何檔案館離開網(wǎng)上檔案信息資源而只靠自己收藏的有限的檔案信息資源，能提供廣泛的的信息服務(wù)是不可想象的。因此，檔案館的檔案信息資源開發(fā)利用不能局限于本館館藏，要利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，大力開發(fā)利用網(wǎng)上檔案信息資源。主要包括對網(wǎng)上信息的深度加工、有效網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的下載以及對有效網(wǎng)址和有效信息來源等資料的收集。并根據(jù)本館的特點(diǎn)及利用者的需求，通過一系列技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)上信息資源的控制和管理，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)和利用，使之變成本館的虛擬館藏，以此不斷延伸自己的館藏。以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)為平臺，打破時間和空間的限制，促進(jìn)檔案信息資源共享與服務(wù)的高效實(shí)現(xiàn)。

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