采購與付款的內部控制的建立研究

采購與付款內部控制是由企業董事會、監事會、經理層和全體員工實施的、旨在保證采購與付款控制的過程。采購與付款金內部控制的目標是合理保證采購與付款過程的合法合規性，保證資產的安全，保證在財務報告反映的相關信息真實完整，提高經營效率，促進企業實現發展戰略。

建立采購與付款內部控制應該從以下幾個方面建立：

一、建立授權批準控制

完善的授權審批體系包括授權審批的權限和責任、程序、監督三方面，加強這三方面的建設對整個體系的完善具有重要意義。

1.授權批準的權限和責任：根據采購與付款的重要性、金額大小的不同進行分級授權，確定各個層次的具體權利和相應責任。企業可以在董事會設立采購委員會，專門負責企業的整個采購工作，其采購體系是：采購委員會—采購部—采購員。采購部直屬于采購委員會而非總經理，采購委員會對董事會負責，而采購員則要求由懂得企業所需物資方面知識的、非其他部門的人員組成，防止出現材料需求部門與采購人員相互勾結徇私舞弊的行為。對重要和技術性較強的采購業務，還應先由專家就其科學、可行性進行論證，實行集體決策和審批，防止出現因決策失誤而造成嚴重損失的情形。

2.授權批準的程序：明確采購與付款業務進行授權批準的流程，如資料的上報、審批、論證等流程以及每個流程的處理時間、聯系人員、設立的關鍵控制點。如需對審批權限制定標準、設置限額，則限額內的采購業務可由采購委員會審批通過后執行，超出限額的采購業務，則由采購委員會審批同意后向董事會提出申請，經董事會審議通過后再下達執行。嚴禁未經授權的機構和人員辦理采購與付款業務。

3.授權批準的監督：建立完善的內部會計控制制度，配置獨立于各分級授權審批層次的審計、監督部門，并將對采購與付款業務的監督、檢查納入其審核范圍；同時，完善報告、檢舉制度。采購委員會對采購業務的決定權由董事會下設的審計委員會進行監督，同時，監事會應當對董事會的行為進行監督，監督方應獨立于被監督方控制。

二、建立不相容職務相互分離控制

企業應當建立采購與付款業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限，確保辦理采購與付款業務的不相容職務相互分離、制約和監督。

采購與付款業務不相容職務包括：（1）在請購單中，對需要采購的物資品種、數量由生產或銷售部門、保管部門根據需要量和現有庫存量共同制定，然后由采購委員會相關物資的負責人員進行審核、批準后進行公開詢價；（2）采購合同由生產或銷售部門、采購委員會、財務部門和法律部門會同供貨商共同簽訂；（3）物資的采購人員不能同時負責會計記錄；（4）物資的采購人員、保管人員、使用人員不能負責會計記錄；（5）采購人員應與負責付款審批的人員相分離；（6）審核付款人員應與付款人員相分離；（7）記錄應付賬款的人員應與出納人員相分離。

三、建立與供應商的溝通控制

協商采購商品價格是與供應商溝通控制的中心問題，企業確定采購價格的決策主要體現在選擇采購價格的獲得方式。企業可以通過投標和招標采購，協議定價、詢價直接采購，市場現場采購等方式確定采購價格。例如：對大宗物資可采用招標和投標采購，而企業與供應商已經建立了良好的業務關系的則可采用協議定價或詢價直接采購。

四、建立合同訂單控制

對合同的關鍵控制點有：在與供貨商簽訂采購合同時，要在合同中明確自身的權利和義務并簽訂補充條款，以盡量降低企業的采購風險；另外，采購部門還要注意供應商簽署的合同是否具有法律效力，必要的情況下可聘請律師參與合同的簽訂過程；最后，采購部門要及時將簽署的采購與付款合同送交企業保管部門備案。

五、建立貨物驗收控制

貨物運到企業后，應由使用部門和技術部門協同倉庫部門一起對貨物進行檢驗，核對發貨單和實際入庫的商品，并記錄相關的情況，對于驗收合格的采購商品，辦理規定的入庫手續，并做好記錄。如果驗收入庫過程中出現了問題，需要及時通知采購部門進行處理。

六、建立付款流程控制

審核采購發票、驗收入庫說明等單據的內容是否完整，記錄的數量是否正確，是否執行了規定的業務程序等；還要對應付賬款的付款憑證進行審核，檢查付款申請是否經過了授權審批程序。對得到支付批準并已付款的業務，付款人員要在采購發票上蓋章以示支付，并妥善保管有關憑據防止資金的重復支付。采購部門則要負責審核采購申請、驗收部門的驗收單以及供應商提供的采購合同，最后將審核后的單據交財務部門進行會計處理。

七、建立預算控制

預算控制最重要的是監督預算的執行，采購預算監督的主要控制點有：檢查采購業務是否按事先預算進行，主要是檢查已完成的采購業務的入庫單和供應商的發貨單是否與采購商品的數量、種類等內容一致；檢查付款業務是否按資金預算進行，會計部門和監督部門要對采購發票和結算憑證進行審核，防止資金的濫用和貪污。

強化預算管理要做到以下幾點：（1）在預算年度開始前即編制完成采購計劃，以便對需采購的資產進行充分論證并分析資產使用情況；（2）對采購項目進行充分調研，選出其中大額、重要或技術強的資產召開論證會、形成年度采購預算；（3）采購預算應該是涵蓋包括預算內、預算外、基金等所有資金來源的綜合預算；（4）盡可能地細化預算，列明預算科目、采購金額、品目名稱、采購數量、規格型號等，以提高預算的透明度、準確度及約束力。在實際執行采購業務時，應嚴格按預算執行，不得隨意改變或調整，以保證預算的嚴肅性。對于超預算和預算外的采購項目，應由需求部門報請購管理部門審核批準，然后，按年初確定采購項目預算的程序對超預算和預算外采購項目進行調研、可行性分析或論證。