高校辦公室職能的定位與創新

摘要：在新形勢下，高校建設快速發展，管理制度改革不斷加強。特別是學院制建設工作的啟動使高校管理重心下移，下屬的二級學院辦公室管理任務加重，院辦公室職能的多面性增強。通過對院辦公室工作職能、主要工作性質的分析及在新的管理模式下的院辦公室工作的定位轉變與挑戰的嘗試，提出了在新的管理模式下院辦公室的職能定位的認識與工作的拓展對策。

關鍵詞：高等學校 院級辦公室 職能 創新

中圖分類號：G64 文獻標志碼：Ａ文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２０11）26－０175－02

近十年來，高校的發展與變化隨著教育改革模式的轉變、市場經濟的發展、學校自主權進一步擴大以及高校教育的機制日趨與國際接軌，使國內高校的管理模式動蕩起伏，為適合外部環境，高校也與許多企業一樣在求生存、求發展，從綜合性、專業特點、區域文化、學術建設等方面進行改革，采用高校合并、分離重組、合作辦學等多渠道途徑，目的是把學校辦得有特色，辦大辦強。

目前，很多高校把過去的系按類別分劃后組成學院，由教學單位的系級管理變更到院級管理，并在學院設置一套較完善的管理班子由學校的職能部門直接領導。例如，云南大學的數學系在近十年來就前后與物理系、地球科學系合成了理學院，后又拆開與物理系組成了數理學院，現又與統計系組成數學與統計學院，這種變更相對學校的發展及學科的建設具有一定的科學性。在這種變更中辦公室的職能在學校的整體規劃下變化不大，但人員的職能定位卻會發生改變，可能會有人員的重組、崗位沖突等等情況，面對此類情況，辦公室的管理人員認識、狀態、素質怎么培養？如何在新環境中求創新、尋發展，這成了辦公室管理人員要面對的首要問題。

一、管理人員職能的認識性拓展

目前，高校的管理重心下移，二級學院的管理日趨發展成熟。實行學院制建設后，學院成為擁有相應權責的管理實體。隨著學院管理自主權利的擴大，辦公室的管理人員肩負的責任、義務隨之加大。作為院領導的助手，具體實施任務的運作中心，每位管理人員首先從思想意識形態有深刻認識，樹立積極向上的工作態度，本著為人師表、認真工作，服務到位的工作作風。

現在的一個基層學院單位師生一般在400—1 000余人，自身構成一個教學、科研為主的管理部門，內設的各管理部門人員不多但機構齊全。面對單位重組，部分教師已經在辦公室中扮演過過多的角色，如從系辦公室主任到研究生秘書，又到科研秘書、院辦主任，有人還身兼數職。在這種環境下，從工作經驗上是鍛煉了一批人，但畢竟現在的高校辦公室工作與20世紀90年代的管收發、到學校財務處領取教師酬金發放教師，復印試卷，安排考試等較為機降性的工作有所區別，辦公室的角色加強了參謀、督查、協調、宣傳交流、撰寫材料等有技術含量的工作。并且現代社會辦公形式已是信息化、自動化的時代了，熟練應用現代化的辦公模式成為最基本的技能。70年代參加工作的老師都已退休，也就是說現在從事辦公室工作的工作人員平均學歷提高，目前要聘用的管理人員也必須具備碩士學位，這也說明高校辦公室人員的定位在變，需要高素質的復合型人才。

只有認識到現代化的高校對辦公室人員的所具備的條件的要求，才能更好地審核自我，通過不斷的學習使自身素質提高。只有對自己的管理角色有真正的認識，才能在這個平凡的崗位上演繹出精彩的作為。

二、高校學院辦公室的職能的定位

（一）輔助角色職能的定位

學院辦公室的管理人員在學院的工作就是輔助領導、參謀助理，明確與領導的從屬關系，應在工作中主動收集相關信息，及時、準確地為院領導提供決策依據，當好助手與參謀。在工作過程中，歸辦公室日常管理與實施完成的工作應演好主角，上級部門及學院領導主持完成的工作應起到配角和輔導的作用。角色的到位是呈現一個辦公室人員的為人處事工作經驗與能力的體現。

（二）承上啟下與督辦的職能

學院辦公室的其中一個重要職能就是承接學校與學院的傳遞與反饋工作。由于學院制的規劃實施中，學院自主獨立性相對突出，但學校的統一領導是學校管理的宗旨。學院辦公室是連接學校職能部門與學院的一個橋梁，搭建好這個橋梁從表面上來看是個上傳下達的途徑，但實際上這個功能的工作對學院在學校的地位、評價、整體定位有著一定的影響。

學校各部門的指示下達到學院辦公室，管理人員的職責就是認真領會學習文件，并與主管部門建立良好的合作關系，根據學院的具體情況組織、傳達、實施。在整個過程中不應只是從會議上的上傳下達、發放文件等機械性傳遞，應根據學院的自身情況使方案細化，涉及到教師切身利益的事宜有時需要動之于情曉之于理，盡量不出差錯，傳達到位，不把問題激化，把工作做到有條有序，符合學校要求。

督辦、督查是學院辦公室的使命，具體事項落實到學院后，應積極主動的與領導聯系，進一步安排工作的開展，需要領導、教師、學生配合完成的事項，辦公室要有督辦作用，領導頭緒多，教師科研、教學任務重，學生大部分時間在上課，前期的工作辦公室盡量做到位，繼而督促各部門、個人把工作做好，再做好審查，上交、歸檔保存等工作。

（三）協調與宣傳的職能

學院辦公室是一個基層綜合協調部門，二級學院管理制度在發展中因落實不到位會產生一些沖突，辦公室就得協調好上下關系，發揮紐帶作用。同時，學院內部左右協調是辦公室的一個重要職能，各部門之間的統一思想、同一步調都靠辦公室的指揮完成。這需要管理人員具備較好的自身素質與應變溝通能力，在工作中尊重合作雙方，使用有效的工作方法解決問題。同時整個學院協作互助的和諧也是顯現院辦公室高素質的因素，雖然辦公室內部應該職責分明，但工作中既有交叉的一面，又有獨立的一面。在交叉工作中應呈現團結互助的精神，加強配合、合作共事，只有協作互助的群體才能發揮出個人的能量。

學院辦公室是樹立外塑形象的一個標志性窗口，其管理人員的精神面貌、工作態度、做事風格、辦事效率對學院有著重要的影響，這是個內在的宣傳窗口。對外而言，如今信息化社會，宣傳、對外交流是搭建學院發展的平臺，院辦公室還肩負著這一重任，宣傳應為學院的發展開創契機。熟悉學院的發展動態，對學生、教學、科研等狀況了解全面，能在任何環境中充分對學院的優勢進行到位的宣傳。為學院網站提供強有力的信息，協助學院學生會開展一系列的學生活動，舉辦國內外學術會議等工作的渲染，凸顯出學院與時俱進的風采。

三、創新是學院發展的保證

高校在改革中初步形成了學校實行宏觀管理，學院為教學、科研實體的“以教學科研為中心”的管理模式。學院制建設的實施，使學院成立的各種委員會對教學、科研等方面的決策占了一席之地。學校管理重心下移，增強了專家、教師的參議與決策，從一定意義上來說已是大學管理機制的創新。

重心下移了，充分發揮學院制建設所寄予的契機，把學院的教學與科研管理發揮到極致，利用學院的各管理層及各類委員會對學院的發展作出規劃。配合社會發展情況，對學科的發展、專業的設置、招生的計劃、教學大綱的擬定、學生的管理等作出相應的改革。

因為學院的整體運作，院辦公室是提供服務的中心，學院的管理也應打破原先的、傳統的、機械的工作方式，首先在管理上建立健全管理機制。目前的學院辦公室管理人員緊湊，怎么利用少的資源來把工作開展到面面俱到？首先應該在辦公室管理人員的錄用、考核上有高的要求，現在的管理人員應具有高素質、業務能力強、有較好的靈活應變能力。除定性常規的工作外，對非確定的決策、動態的事件有正確的處理意識。能在工作中汲取經驗，不斷的完善自己。工作中不是一層不變的照規辦事，在協調性、溝通性上應以人為本，注重實際。把學院的發展，學生、老師的利益放在第一位。

其次，從其他高校汲取好的管理方式，在不斷的學習中進取。例如，筆者曾在2006年到荷蘭的代爾夫特UNESCO-IHE水教育學院參觀。這所學院教師、博士及碩士生共60余人，但當初的辦公室管理人員只有一人。繁雜的工作如何做好呢？通過了解，使筆者認識到該學院的整個管理計劃性很強，每人近期的計劃都是預先排好的，辦公室墻上貼著很多字條告知近期需要辦公室安排的事項，這樣管理人員就能把每天的工作安排得井井有條，效率十分高。我們現在的學院是學校的二級管理機構，有黨委辦公室、行政辦公室、研究生辦公室、團委辦公室、教務辦公室，不妨各部門也應把一學期的工作計劃做出來，提前做好預期的安排。為了防范計劃不如變化快的事件發生，辦公室各部門的主要管理人員可以集中在一間綜合辦公室中辦公，目的是可以互助的應付一些突發事件，并使工作中交叉的環節可以快速解決。這也使辦公的能源與人力資源得到了整合和利用。

結束語

總之，在高校的下屬學院要做到一個優秀的辦公室管理人員是不易的，它與單純的機關或其他事業單位做管理工作有一定的區別，工作環境及工作對象不同，學院辦公室日常面對的是只有辦事才來的學生及不用8小時坐班的教師，大家來辦公室的目的就是辦事，有時對象的滿意度與之付出的工作辛苦不成正比。所以管理人員除了職能定位明確、業務熟悉外，還需要有意訓練在工作中的待人接物，交流藝術、謙和忍讓等這些在潛在的提高工作效率的情商因素。作為辦公室管理人員的一分子，本著認真工作、積極奉獻精神和為師生服務的態度，不斷總結好的經驗，就能促使工作再上新臺階，開創高校辦公室工作的新局面。

收稿日期：2011-07-13

作者簡介：陳玉姝（1966-），女，云南昆明人，講師，院辦公室主任，碩士，從事管理、經濟數學方面研究。

參考文獻：

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[3] 明責強能開創高校辦公室工作新局[EB/OL].http：//www.bob123.com/lunwen23/16776.html.

[責任編輯張 凌]