淺議檔案管理制度

2011-12-31 00:00:00李小霞

經濟研究導刊 2011年26期

摘要：人事檔案是記載人生軌跡的重要依據，它記錄了個人身份、學歷、資歷等方面數據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用。其具有現實性、真實性、動態性、保密性的特征。檔管理工作的好壞直接關系到每個人的切實利益，因此領導層要重視起來，制定完備的規章制度來保證檔案工作的順利實施。

關鍵詞：檔案人事檔案檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標志碼：Ａ文章編號：１６７３－２９１Ｘ（２０11）26－０179－02

一、檔案和人事檔案的含義

檔案是由文件有條件地逐步轉化而來的。文件是檔案的基礎，檔案是文件的總結和組合，它是直接形成的歷史紀錄。

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

二、人事檔案的特征

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，在市場經濟管理中，管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。

人事檔案具有以下特性：

1.現實性。人事檔案是是現實生活中個人發展必不可少的佐證，人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。

2.真實性。這是人事檔案現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實。這樣才能為用人部門提供詳實的材料，使用人單位能夠正確的認識每個人的價值，正確合理地安排工作崗位，以便最大限度地發揮每個人的優勢。

3.動態性。人事檔案的內容是要隨著個人職務的變動和經歷的發展不斷補充內容的，所以，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時補充新材料。

4.保密性。人事檔案記錄的是個人功、過等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務。

三、人事檔案管理存在的問題

1.意識淡泊，重視程度不夠

在日常工作中，很多人認為檔案管理只是把個人資料收集上來后封存起來以備日后查找，只要不丟失、不泄密就可以了。因此，往往只是將材料放人檔案盒，并沒有及時整理歸檔，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。

2.檔案室硬件環境設施不齊全

很多單位認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，相當于“倉儲”工作，不是單位發展方向的主流，不能給單位創造經濟效益，因此并沒有給予檔案存放一個好的環境，經常是把檔案放在閑置的房屋或庫房內，檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

3.管理人員缺乏專業性、科學性

檔案管理的優劣，取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，首先具備專業知識，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，要掌握檔案管理的各項規章制度，并嚴格執行。

四、人事檔案制度及內容

（一）人事檔案保管制度

第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

（二）人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛保密制度、統計制度。

1.材料歸檔制度

新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

2.檢查核對制度

檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

3.轉遞制度

轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

4.保衛保密制度

具體要求如下：對于較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

5.統計制度

人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

（三）人事檔案利用制度

1.目的

第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

2.人事檔案利用的方式

（1）設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

（2）借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。

（3）出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

（1）查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位（部門）蓋章。負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

（2）外借手續。借檔單位（部門）寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。借檔單位（部門）蓋章，負責人簽字。人事檔案部門對其進行審核、批準。進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時，及時在外借登記上注銷。

（3）出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關單位（部門）開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

五、加強檔案管理的對策與建議

1.增強管理意識，提高檔案管理人員素質

檔案管理是一門專業性很強的工作，事關每個人的切身利益，所以領導層要從思想上重視起來。在從業人員的選派上要盡量選派專業人員從事此項工作，要盡量為從業人員創造機會進行專業學習，不斷補充新的技能，優化知識結構，提高綜合素質，充分發揮他們的積極性和創造性。

2.健全檔案管理制度

首先，要根據本單位的實際情況，建立符合本單位的檔案管理制度。規章制度要體現合理性、科學性、簡便易行并適合單位檔案管理的需要。其次，堅持制度執行的嚴肅性，賞罰分明。

3.掌握科學技術，實現科學管理

隨著經濟的發展，信息化技術也飛速提升和普及，信息化技術的采用可以大大地提高檔案工作的效率和水平，因此，要盡快實現檔案信息化管理。檔案管理人員要充分利用計算機技術，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統計等工作，及時的輸入新的信息，補充檔案的內容。

檔案管理人員更要在提高業務素質的同時，積極學習計算機知識，在實際工作中運用起來，實現檔案管理工作的規范化，科學化。

收稿日期：2011-08-15

作者簡介：李小霞（1969-），女，黑龍江哈爾濱人，助理館員，從事檔案管理研究。

參考文獻：

[1] 李多.市場經濟下的信用檔案及其管理和利用[D].合肥：安徽大學，2005.