科技查新業務網絡管理平臺的開發與應用

〔摘要〕應用基于WEB的數據庫技術，將現有查新工作流程中的受理委托、形成合同、課題分配、檢索、報告生成、歸檔、數據導出各個環節集成于一個統一的計算機網絡工作環境中，免去查新人員的許多重復性人工操作，用系統規范查新流程，極大地提高了查新工作的效率與管理水平。

〔關鍵詞〕科技查新；網絡；管理系統

DOI：10.3969／j.issn.1008－0821.2011.10.038

〔中圖分類號〕G252.62 〔文獻標識碼〕B 〔文章編號〕1008－0821（2011）10－0157－06

The Design Development of an Integrative OperationNetwork Platform on Sci-tech Novelty Retrieval

Zhang Zhuoqun Zhao Xia Jiang Jing Tan Siming Wang Jing（Institute of Scientific Technical Infommfion of Qingdao，Qingdao 266003，China）

〔Abstract〕The application based on the WEB database technology，will have the new work flow to accept the request，to form the contract，the topic assignment，the retrieval，the report production，the filing-up，the data to derive each link integration in unified computer network working conditions，the exemption will have the new personnel's many duplicated manual control and the new flow with the system specification，raise the efficiency and the management level enormously.

〔Key words〕sci-tech novelty retrieval;management system;network

科技查新是科技情報機構針對用戶委托的科研課題或科技項目，以情報檢索為手段，以科技文獻為依據，應用信息分析方法進行的一種新穎性、先進性查證咨詢工作。在我國科技查新制度確立至今的20多年間，隨著我國科技的發展和政府管理職能不斷增強，該項業務不斷規范與完善，作為科研管理中進行創新評估的重要手段，為科技決策科學化和科研資源優化配置提供了有效支持，成為國家科技創新體系的一部分。科技查新必須隨著國家科技事業的需要不斷發展與完善，尤其是提高查新工作及其業務管理水平意義重大。

1 查新業務面臨的形勢與開發科技查新工作平臺的必要性

1.1 科技查新面臨的新形勢

科技查新一直與科研活動聯系密切。特別是進入21世紀以后，隨著經濟的全球化，國際競爭日益表現為以科技為核心的綜合國力的競爭。高新技術以前所未有的規模和速度發展，科技成為經濟發展的助推器。我國政府適時提出“科技興國”戰略，把增強自主創新能力作為發展的基點，大力促進科技成果向現實生產力轉化，在全社會加大科技創新的深度、廣度和力度。國家、省市地方的科技投入都在不斷增加，各行業、跨學科的研發項目數量激增，政府管理部門的決策責任增大。為避免重復研究、提高資金使用的有效性，降低研發成本，對科研立項進行評估更顯得重要；同時要在鑒定、報獎、成果轉化及專利申請全過程中進行跟蹤評價，科技查新提供的客觀參考依據和佐證材料，更加體現出其重要作用；另一方面，企業或研究機構在尋找技術突破口、研發、制定競爭策略過程中也非常需要技術情報的支持與評價［1］，查新報告中的文獻依據和評估結論對其后續研發具有借鑒和指導作用，因此科技查新也成為技術創新中的必然需求。在這樣的背景下，科技查新被不斷強化，作為一項基礎性創新評估工作得到了社會的廣泛認知與認可，查新需求也從最初的科技管理，擴展到經濟、教育等多個領域，滲透到國家、部委、省、市各個層面；查新報告的用途越來越廣，從科研鑒定、開題立項，到項目評估、驗收、獎勵，乃至項目融資、技術引進、博士畢業論文、中學生創新大賽等等。這種形勢造成查新機構受理項目的數量大幅遞增。以青島市科技信息研究所為例，20世紀90年代每年為200～300項， 2000年以后增加到500～600項，目前每年接近2 000項，高峰期每天需要處理幾十項。與此形成突出矛盾的是，查新人員數量無太大變化。如此大的工作量，給查新人員帶來巨大壓力。面對查新業務的快節奏和高要求，在保證查新質量、提高服務水平的同時，如何提高查新業務流程的效率成為當務之急。解決這一問題，必須從提高管理技術入手。其中，關鍵是應該改變傳統的落后的手工處理方式，開發網絡化的科技查新工作平臺，以網絡信息技術再造查新業務流程。

1.2 傳統業務模式的低效率催生網絡化查新工作平臺

查新業務中的兩個主要文本是查新合同和查新報告，以雙方簽訂查新合同開始，以查新機構提交查新報告結束。國內目前基本是以2000年原國家科委發布的《科技查新規范》中的查新合同、查新報告模板為藍本。手工處理模式下，用戶填好查新合同后以電子文檔（word格式）或紙件形式提交查新機構，經審查合格后，正式受理，即進入業務流程。在受理環節，對查新合同用人工方式編號、登記，并注明相關信息（費用、用戶要求時間等）；業務流程中，由專人負責分配查新任務，將受理的電子版或紙件查新合同轉給某個查新員；查新員完成檢索、撰寫查新結論后，將合同中用戶填寫的內容（課題名稱、委托單位、科學技術要點、查新點）、其它信息（委托時間、查新類別、查新范圍、檢索數據庫及年限、檢索策略、完成時間），連同自己的工作結果全部手工加入查新報告模板，再經過編輯、排版，形成查新報告……文件處理量大而且繁雜。過程中如果用戶要求更改委托事項會帶來一系列麻煩，進一步加大工作量。顯然，這種缺乏信息化支持的人工操作和流程管理，制約了查新效率，已不適于形勢發展的要求。如果將用戶委托和查新流程中的各環節集成于一個統一的計算機網絡工作環境中，查新業務處理過程盡可能信息化、自動化，把很多操作交給計算機程序去完成，就能免去查新人員的許多勞動，使他們從繁瑣的重復性操作中解放出來，將更多精力投入查新的關鍵技術環節，將極大提高查新效率，也使整個業務流程規范化、有序化。

同時，開發網絡化科技查新工作平臺也是查新檔案管理的需要。查新檔案管理是查新工作的重要組成部分。《科技查新規范》中明確規定：“查新機構應當做好查新檔案的管理工作…應當使用計算機進行檔案管理。［2］”在實際工作中，有的科研項目在不同階段都要進行再查新；由于學科的交叉融合，不同查新項目的研發內容也有重疊，以往查新報告中的檢索思路、文獻線索對新項目能起到重要的參考借鑒作用，因此要求能夠對查新檔案進行快速、準確的查找。但查新報告經多年積累，數量很大，在上述工作方式下，只能以紙質或電子文檔形式保存，給查找帶來極大不便，而且需要越來越大的空間或計算機硬盤存放，安全性也無法保障。其次，查新業務管理需要從各個角度對查新業務量進行準確統計，及項目定期上報等，都有很大困難。另外，查新檔案作為科技創新寶貴的原始資料，記錄了一個城市或特定范圍內技術進步的歷史，反映了其科技發展的特點和變化情況，對查新檔案進行歸類和各種統計分析，可以為制定有關的科技決策提供重要依據，這都需要信息管理系統的支持。

2 平臺設計與實現

系統的總體目標是建立一個基于網絡的，集用戶委托、項目自動編號、任務分配、任務瀏覽、查新結果上傳、生成合同和報告、導出數據、歸檔、查詢于一體的科技查新綜合業務平臺，使查新業務流程實現信息化、自動化、規范化，既方便查新用戶，又能減輕業務人員的工作量，提高工作效率。

2.1 設計思路

針對前述需要，我們開發科技查新工作平臺的設計思路是：

系統采用ASP+ACCESS技術，將Web與數據庫緊密結合，發揮信息化管理的強大優勢，為科技查新工作的網絡化、自動化管理提供技術保障。主要應實現以下功能：①查新用戶通過Web表單在線提交查新委托、上載相關技術文件；②管理員對受理的查新項目在線編號、安排查新時間，分配查新任務；③查新員可在線了解查新任務，提交查新工作結果；審核員對其有審核權的所有查新員的查新結果，可在線審閱、修改、提交審核結果；④上級管理部門可對查新工作進行在線監管，了解查新項目的委托、受理、完成情況；⑤查新結論經審核后，系統程序為查新員提供將用戶委托內容自動向查新報告相關部分的轉換、文獻數據庫檢索結果及報告各部分文本自動轉換成查新報告標準格式的功能，并自動生成查新報告文檔；⑥查新機構可在網站發布通知或公告；查新用戶可在網上了解查新程序、收費標準等信息；⑦自動生成查新檔案數據庫，并實現多途徑的查詢、統計、報表制作、瀏覽、打印等功能，已完成查新項目可重新自動生成查新報告。

圖1 平臺功能結構圖

此外，系統著重考慮以下幾點：

2.1.1 系統安全性

為確保查新信息的保密性和安全性，除用戶外，對系統訪問者實行權限等級管理。管理員、查新員、審核員、上級監管登錄系統時，都要通過權限、用戶名、密碼驗證，否則無法進入系統。系統管理員擁有最高權限，可操作所有管理模塊。

2.1.2 系統交互性

當用戶提交表單時進行有效性驗證，如有必要內容遺漏或數據類型錯誤，系統不接受委托，提示用戶重新輸入；重要信息項有填寫要求提示信息；表單提交成功后，系統返回用戶名和密碼，用戶可在查新實施之前修改、撤銷委托。這樣通過交互在用戶端實現了對查新委托的控制。其次，對管理員、查新員的操作時進行驗證。

2.1.3 系統智能化

用戶查新委托經審查合格后，可自動生成合同書；系統自動判斷查新類別、所屬編號序列，對項目自動編號；自動判斷項目所屬專業（學科），向查新員推送需檢索的國內外數據庫（名稱、年限范圍），自動導入查新工作界面。

2.1.4 鼠標操作和使用日歷控件

為加快輸入速度，盡可能將操作項以列表框顯示，以便鼠標選擇。系統中所有對時間的操作均使用日歷控件，使輸入時間信息數據格式統一，便于實現按時間排序、查詢等功能。

2.2 系統結構與關鍵技術

系統應用B/S結構及微軟公司ASP動態服務器頁面技術，結合ACCESS 2003關系型數據庫。ASP處理動態網頁和web數據庫的開發，Access負責存儲數據，以Dreamweaver MX 2004開發Web站點和應用程序。

B/S結構（Browser/Server），即瀏覽器/服務器結構。通過Web瀏覽器呈現用戶界面，業務邏輯在服務器端（Server）實現，減輕了系統維護與升級的成本和工作量，便于系統擴展。ASP（Active Server Page），用來創建動態Web應用程序。用戶在瀏覽器地址欄中輸入網址，瀏覽器向IIS服務器發出請求，IIS調用腳本解釋程序處理請求頁面，執行腳本命令，最后將HTML內容返回到瀏覽器。ADO（ActiveX Data Objects），它提供了編程語言和OLE DB的一個中間層，開發人員編寫訪問數據的代碼而不用關心數據庫是如何實現的。

系統采用VBScirpt和JavaScript腳本語言編寫ASP程序，在支持該語言的Web服務器上運行后，用戶在瀏覽器上就能夠瀏覽動態網頁。利用ADO（ActiveDataObject）組件完成訪問數據庫的功能。

查新合同、查新報告中有較多的內容是重復的，主要是查新報告中的一些信息是從查新委托合同中移植過來的。如果能直接從用戶委托數據庫中調用這些信息，自動生成Word文檔，將大大減少工作量［3］。使用ADO技術可以實現數據庫與Word文檔之間進行數據交互，具有對Word文檔進行讀寫和對數據庫中信息進行處理的功能。

生成Word格式查新報告。通過MS Office Word程序生成報告模板，然后將模板保存為Asp頁面，使用VBScript和ADO將數據庫的內容插入到該模板頁面中，最后向瀏覽器發送Word格式的內容。

2.3 功能模塊

根據查新業務流程及查新報告信息構成的需要，設計了查新合同管理、數據庫資源管理、查新類別管理、工作人員管理、報告查詢統計、公告管理、數據導出、報表生成八大系統模塊。

2.3.1 查新合同管理

查新合同管理模塊首先報告當前任務總數。合同分為“未分配”、“已分配”、“已完成”3種類型，可切換顯示列表，并分別按“用戶要求時間”、“查新時間”、“完成時間”排序，一目了然。系統對“未分配”合同自動編號，管理員以時間控件寫入“查新時間”、從列表中選擇查新員，確認后，該合同即進入“已分配”列表。“已分配”類型除了可以顯示全部已被分配的項目外，還可顯示全部有查新任務的工作日（在程序的sql select查詢語句中通過使用distinct關鍵字實現），選擇任一工作日則列出當日應完成的所有項目以及查新員信息；還可以顯示各查新員當前被分配的任務數量及其列表，從而實現了對整體進度工作量的掌控。該模塊還可以對合同進行修改、刪除、自動生成合同文本，對已分配的項目重新分配。

2.3.2 數據庫資源管理

該模塊實現對查新檢索文獻數據庫的管理、控制，包括數據庫名稱、起止時間、更新時間等信息，可對文獻數據庫進行增、刪、改。保存的數據庫信息在生成查新報告時被直接自動調用。

2.3.3 查新類別管理

用戶查新目的（即查新類別）總體上可分為立項、鑒定、報獎3種。每一種又為國家級、省級、市級。對立項而言，國家級、省級下又有多種具體名目。因此，為實現查新類別的多層次管理，要對數據庫表結構進行特殊設計，以一級分類、二級分類字段來標識。該模塊可對查新類別進行增、刪、改操作，并直接顯示于網站首頁（用戶在線委托頁面）。

2.3.4 工作人員管理

可對全部查新人員信息進行增、刪、改操作，包括登陸用戶名、密碼、姓名、職稱、權限（查新員、審核員、管理員）、辦公地點、聯系電話；還可對審核員、查新員的關系進行調整修改。

2.3.5 報告查詢統計

可以對全部已完成的查新報告按完成年、月、日、報告編號、項目名稱、委托單位、查新范圍、查新目的、聯系人、查新完成人、專業范圍等多字段實現查詢；進行查新報告數量統計，管理員權限可以對全部報告進行收費額統計，查新人員只能查詢本人完成報告的收費情況，否則系統提示無限查詢；點擊項目列表可對項目進行瀏覽、修改、重新生成報告，操作權限與查詢相同。

2.3.6 公告管理

可以實現公告管理功能，用于發布查新機構的通知和公告。

2.3.7 數據導出

可以按照任意起始時間、截至時間，將查新檔案按照預先規定的字段自動導出到指定的數據庫文件中，以便進行數據的上報。導出的數據保存在數據庫文件中，當進行下一次導出時，以前導出的數據被自動清空。

2.3.8 報表生成

可以按照任意起始時間、截至時間，將查新檔案按照設定的字段自動生成報表，以便打印出來作為查新檔案材料供各類認證、檢查、抽查使用。

3 平臺工作流程

網絡化查新平臺流程是在原有工作流程基礎上，盡可能將查新業務處理過程信息化、自動化，從而采用數據庫技術來實現規范化管理和程序化操作。系統的主要流程有：查新委托表單提交、受理查新委托形成查新合同、查新任務分配、查新任務完成提交、查新報告審核、查新報告生成、查新檔案管理等。

3.1 查新委托

用戶進入查新網站主頁后，可在線填寫查新委托書，并提交。如圖2所示。

委托單中帶有*的項目為必填，其中有項目名稱、委托單位、聯系人、電話、查新目的、學科分類、項目技術要點、查新點、關鍵詞、合同密碼。這是系統以下流程所需要的信息。一些重要信息要按彈出框的提示要求填寫。委托內容提交后，可用合同密碼進行修改或撤銷。

3.2 工作人員登錄

輸入用戶名和密碼登錄后，系統根據用戶名判斷所分配的權限，分別進入管理員、查新員、審核員工作界面。

管理員登錄后，可在“查新合同管理”中看到所有用戶委托合同，如合同符合查新要求，自動生成合同文本，打印存檔。與各委托人聯系后約定合同履行具體時間，通過日歷控件對數據庫記錄進行操作，將任務分配給相關查新員和審核員。在“查新員管理”中對查新員信息進行增、刪、改。同時還有“查新數據庫資源管理”、“查新項目類別管理”、“查新報告查詢統計”、“報表輸出”等功能。其中查新合同管理如圖3所示。

查新員登錄系統后，可從“我的待查項目”看到管理員分配的查新任務數量及項目列表。在此可以日歷控件寫入與用戶協商后查新報告的預定完成時間，并可將用戶查新內容“鎖定”，鎖定后用戶就不可以通過合同委托頁面修改自己的查新項目相關內容了，這主要是為了防止查新已經正式實施后用戶隨意更改查新要點。如果查新員想允許用戶修改查新要點，只需將查新內容“解鎖”即可。點擊項目名稱后進入查新過程（圖4）。這里查新員可以根據實際情況修改查新目的、查新范圍、查新所屬專業、查新要求，這些內容修改后，編號序列、推送的數據庫等，程序都會自動識別并做出相應改變。查新員填寫查新結果后，提交給系統進行存儲，待審核員完成審核后，點擊“生成報告”，程序自動調用查新報告模板，生成并打印Word報告（圖5），查新流程結束。對于未通過的報告可以繼續修改。已經交付客戶的課題自動轉到歷史任務中。還可查詢所有查新報告檔案，以供今后在為其它查新項目做參考。任務完成后“退出系統”。

審核員可看到有無送交審核的項目，如有，點擊進入，與查新員溝通后，可對查新報告進行修改。

4 應用效果

基于網絡的科技查新工作平臺的運行，使查新工作流程、模式發生了根本變化，提高了查新機構的管理水平，既方便了用戶，又提高了查新工作效率，對于從技術上保證科技查新工作的科學化、規范化、標準化具有重要的現實意義。

5 展 望

目前經過兩年的運行和功能細節的改進，平臺的應用效果是比較好的，受到了查新人員和用戶的肯定。今后需要進一步完善的地方，一是在用戶委托界面考慮提供文本

編輯器功能，一些查新委托中含有數學符號或數字的上、下標等無法通過表單文本域傳送到服務器，給用戶造成不便；其次平臺開發環境和數據庫考慮采用ASP.NET+SQL-Server，使系統更符合企業級應用和獲得更多的數據庫支持。

參考文獻

［1］楊薇炯，肖滬衛.科技查新在企業技術創新中的重要作用及探索實踐［J］.情報科學，2006，（S1）：193-195.

［2］《科技查新教程》編寫組.科技查新教程［M］.北京：機械工業出版社，2001.4

［3］袁潤，周金元，盧章平.科技查新管理系統的設計與實現［J］.現代情報，2007，（7）：152-155.