試論企業情報管理

〔摘要〕本文敘述了情報的概念和它在人們社會活動中的作用。信息普遍存在于自然界、人類社會和人們的思維領域中，而知識是人類社會實踐經驗的總結、是信息的一部分。人類圍繞著知識所進行的交流活動就是情報。企業情報的需求是與經濟活動的范圍、規模、復雜程度成正比的，可以說企業情報活動是一種不可或缺的特例形式的工作，是一切企業經營、管理和科研工作的重要組成部分，也是企業經濟管理上一項極為重要的資源。

〔關鍵詞〕企業情報；傳遞；經營；活動

收稿日期：2011－08－23

作者簡介：李 瑩（1963－），女，副研究員，研究方向：農業信息資源，發表論文數篇。

DOI：10.3969／j.issn.1008－0821.2011.10.028

〔中圖分類號〕F273.1 〔文獻標識碼〕A 〔文章編號〕1008－0821（2011）10－0121－03

Discussion on Enterprise Intelligence Management

Li Ying Lei Ying

（1.Institute of Agricultural Resources and Regional Planning of Jilin Province，Changchun 130062，China；

2.Institute of Scientific and Technical Information of Jilin，Changchun 130021，China）

〔Abstract〕The concept of intelligence and its role in human social activities were introduced in this paper.Information popularly existed in the natural world，human society and thinking field.Knowledge was a summary of practical experience in the human society and was a part of the information.The communicative activities concerning knowledge were called intelligence.Enterprise's demand for intelligence was in direct proprotion to its economic activities' scope，scale and complexity.That was to say enterprise's intelligence activity was an essential work in a special way，was an important component of the management and scientific research work，and was also an important resource of economic management of the enterprise.

〔Key words〕enterprise intelligence;communication;operation;activity

1 企業情報的概念范圍與作用

1.1 概 念

情報是普遍存在著的一種社會現象。是在社會活動中，人們經常都在不同的領域內，自覺或不自覺地傳遞情報、接收情報和利用著情報，就是作為人們傳遞交流的具有一定利用價值的知識信息。當然，關于情報的定義，迄今仍有各種不同的認識和見解。筆者按著情報的基本屬性，對“情報”認識做一概括。

我們都知道，不論以什么形式出現或屬于哪一個領域的情報，都具有一定的內容，含有一定的知識。知識是情報的基本屬性，但知識并不等于情報。知識成為情報，必須經過傳遞交流。因此，情報是傳遞著的知識，傳遞性也是情報的基本屬性。當然，情報作為一種社會現象其所以能夠存在，是以情報所含知識的有用性為前提的。只有有一定利用價值的知識才具有情報意義。

1.2 范 圍

實踐證明，企業情報的范圍至少包括以下4個方面：①市場經營銷售方面情報；②企業管理方面情報；③企業科技方面情報；④企業生產技術經濟方面情報。這四方面的情報內容是互相聯系、互相交叉，都是搞好企業工作所不可缺少的情報。當然，每一方面又都有豐富的、獨特的、可自成系統的內容；都既有已發生的，也有正在發生的，還有預示將要發生的情報；既有某一截止期的表態情報，還有變化趨勢的動態情報，內容相當廣泛。

多年的實踐告訴我們，為了搞好企業工作，對企業情報的作用也必須有明晰的認識且予以足夠的重視。

1.3 企業情報對企業發展的重要作用

1.3.1 企業情報是開展企業生產科技活動的耳目和橋梁

企業情報走在企業生產科學技術研究的前面，傳遞交流已有的科技成果、知識，能使企業科技人員及時了解和掌握國內外新的科技成就，擴大知識面，提高研究能力，既避免科技工作的重復勞動；也可少走彎路，縮短研究周期，大大加快出成果的速度。國內外許多經驗都證明，花不多的錢所獲得的情報，往往得到意想不到的巨大成效。重視企業情報，在情報方面花些錢、投點力量，在科研上就能節少更多的人力、經費和科技人員的時間、精力；或者就可用同樣的人力、經費和時間，出更多的科研成果。這是少花錢、多辦快辦企業生產科技的竅門。簡單的講，若能充分發揮情報的作用，就可以有力的促進企業生產科技的更快發展、促進出成果出人才目的的順利實現。

1.3.2 企業情報是增強企業經營活動生命力的神經和條件

企業在產品生產經營管理活動能否順利開展，情報是極重要的條件和依據。這除了要有“同行”的情報外，還特別需要有“中介”兩端的情報。從各行各業，各類人群，獲得對產品的不同需求及其變化的情報，是搞好企業經營活動所不可缺少的依據。例如，關于生產或供應的能力、布局、渠道，產品的數量、質量、性能、花色、品種、規格、型號、價格、地區人口及其構成，消費者心理、愛好、消費習慣，購買力的增減和投向，消費結構的變化等等的產品需求方面情報；以及影響產、供、銷變化的各種因素，同行狀況等等情報。這些情報是企業經濟活動的耳目。如果不能獲得充分的情報，經營目標的正確制訂與實施，就缺乏科學的依據，難于具有應變能力和競爭能力。總之，企業情報是增強企業經營活動生命力的神經。

1.3.3 企業情報是企業管理活動的參謀和手段

企業管理系統為了實現預期的目的，在管理過程中，無論是對企業體制的改革與調整，機構的建立與配置，企業規劃、計劃的編制與實施，還是各項管理活動的部署與安排、監督與協調等等，都離不開企業情報。企業情報所提供的管理實踐中的各種情況、問題以及經驗教訓等等反饋知識，是企業管理機構進行決策的原材料，起著參謀助手的作用；又是保證企業管理過程有秩序進行的手段和工具。管理機構的各項決策正是以情報作根據，依賴全面的、及時的和準確的情報來對未來企業各項活動及其后果作分析和判斷的。情報不足或情報質量差，尤其是情報失真，就要導致錯誤的決策。管理機構的各項組織、指揮、協調與監督作用，也要以情報當參謀，作為實施的手段。支離破碎的、失真的、誤時的情報，無法進行正確的分析和研究，也就不能進行任何有效的管理。顯然，情報是實施企業管理不可或缺的參謀，是推動企業管理水平不斷提高的良好手段。

企業科技成果的多少、企業經營成功與否、管理水平的高低，企業經濟效益的大小，都與企業情報的質量及其利用率有著直接的關系。及時地掌握必要的、準確的企業情報，使企業經濟管理者、企業科技工作者耳聰目明，可避免片面性、減少盲目性、增強預見性。它既能對企業部門在促進生產、指導消費、滿足需要，不斷擴大生產能力方面發揮重要作用；又能對企業自身改善經營管理，合理組織生產，恰當使用資金和勞力，迅速發展企業科學技術，不斷更新企業設備，更好地按著市場需要，提高經濟效益方面發揮積極的作用。

2 企業情報管理的主要內容

企業情報管理，是企業經濟的不可分割的重要組成部分。企業管理系統，必須把這項管理置于應有的位置上面予以重視和加強。

對企業情報的需求是與經濟活動的范圍、規模、復雜程度成正比的。可以說企業情報活動是一種不可或缺的特殊形式的企業工作，是一切企業經營、管理和科研工作重要組成部分，也是企業經濟管理上一項極為重要的資源。為了開創企業工作的新局面，現在我國企業系統，不論從宏觀經濟角度還是從微觀經濟角度看，不論哪一個流通環節、哪一個單位、企業的經營管理者，對企業情報的需求都比以往任何時候要迫切得多。這決非哪個單位、哪個人主觀臆思，而是一種歷史趨勢的必然要求。因此，各個企業管理部門、各個企業經營環節，在從事產品生產活動中，為了不斷獲得對企業工作最有效果的情報，則必須把企業情報活動列入企業經濟管理范圍之內，充分重視并加強企業情報管理。

企業情報管理之所以要根據生產的需要，一是由于企業經濟活動包括的內容范圍很廣；二是由于情報工作都要有針對性，才能起到情報的作用。企業情報工作畢竟不是考古、不是為解決過去的問題，而是為了當前企業發展的需要，為了部署今后的企業活動的要求。實踐證明，在生產活動過程中，往往瞬間的變化，會對整個活動過程起重要的作用，甚至是關鍵的作用。企業情報活動如果不針對企業發展的需要進行，也就沒有企業情報工作可言。

企業情報管理的基本任務在于，不斷提高企業情報的質量及其在企業發展中的效率，以保證和促進企業的發展，取得良好的經濟效益。關鍵是通過解決“浩如煙?！钡那閳笏鸭?、積累與有效利用之間的矛盾，提高情報工作者搞情報的能力，以增強經營管理決策人員、科技人員控制情報的能力來提高管理水平、科研水平，從而實現良好的經濟效益。

對企業情報活動實施管理的內容，大致包括兩個方面。一是對人與人之間直接進行情報交流活動實施組織與管理；二是對各種書面材料包括印刷品、膠卷、網絡等等的交流活動實施組織與管理。通常說的情報管理工作，更側重于第二方面的內容。企業情報管理的主要內容，可分以下幾方面敘述。

2.1 為企業情報活動的開展創造條件

開展企業情報活動，必須有人、有機構、有設備手段。這是企業管理系統和企業情報管理者首先要下大力量抓好的一項重要內容。

2.1.1 建立健全企業情報機構，組織企業情報網

企業情報機構是開展企業情報活動的基地。建設好企業情報機構，組織管理好其活動，使之構成完整的、嚴密的企業情報網，在整個企業情報管理工作中具有極為重要的意義。

企業情報機構與情報網的建設，要統籌規劃、上下結合、政企一起動手、分期實現。

2.1.2 培養造就一支企業情報人員的隊伍

隨著企業生產的發展，企業情報工作活動范圍不斷擴大、深入、工作量與日俱增，企業情報人員的增加是社會發展的客觀需要。作為企業管理系統的主管部門應當看到這種趨勢，除了要努力調配必要數量的合適的專業情報人員并使之穩定外，還要大力組織培訓，提高其素質，增強其搞情報的本領，逐步地把一支強硬的企業情報人員隊伍建設起來。這是情報管理工作的核心。

2.1.3 配置相應的情報機具和手段

這是情報機構、情報人員得以發揮作用的必要物質條件，是做好情報工作的物質基礎。現代企業情報數量巨大、情報源豐富，選擇性、時效性強，逐步實現情報處理的計算機化、情報存貯縮化、情報傳遞網絡化。當前情報工作的一個重要特征就是以情報手段日趨現代化來推動情報工作的發展，及時、準確、高效率地滿足對情報的需要，利用現代通訊技術的結合，盡快提高處理情報的能力。

2.2 組織、指導企業情報業務活動

企業情報工作，既是國家經濟情報工作的組成部分，也是企業工作的組成部分，其活動兼具二者的特點和規律性。企業情報業務活動的范圍是企業的各個環節以及企業各部門、各環節所接觸到的社會各個角落；它的活動過程，包括情報的搜集、加工、整理、存貯、檢索、傳遞、利用、反饋等系列程序。組織情報業務活動開展，是一項非常細致復雜的工作，要管理好，應認真抓好以下幾個環節。

2.2.1 組織力量開辟情報源

根據企業需要廣泛搜集必要的情報資料。在生產產品過程中，購銷調存加工各環節的經管活動、科學技術活動及其管理活動錯綜復雜、涉及的領域多、聯系面很廣。應當說，企業情報來源是豐富的，但又很分散。問題在于搜集什么、怎樣收集，在于搞企業情報人員是否用心尋找，敏銳發現、肯花功夫去搜集必要的有價值的情報。

必須指出，搜集情報資料是情報業務活動過程的重要開端，是其它情報活動的基礎，要組織、指導情報人員不惜在情報來源上下功夫。

2.2.2 指導情報的評價，加強對情報的選擇、加工和整理

這是提高情報質量的細致而重要的情報管理活動。開辟情報源、搜集情報、目的是為了使用情報。所搜集的情報對企業的各項工作是否有用，價值多大，適合于哪個部門、誰用、怎么方便使用？等等。這在搜集情報時雖然已有考慮，但因情報浩瀚，難于直接使用。因此，管理者要提出一定的標準，指導情報人員進行評價、選擇、加工和整理。否則，大量的不系統的情報，非但難于使用，甚至因其真偽難辨而誤事。

應當看到，正確地評價情報，是選擇、加工、整理情報的先導。評價情報的基本標準，一是針對性，就是情報是否達到合乎目的需要，評價適用程度；二是時效性，就是情報是否新穎，評價適時程度；三是可靠性，就是情報的真偽、精確程度；四是簡明性，就是扼要、明確抓住關鍵的程度。根據這四條標準，及時組織情報人員對情報進行選擇，以保證情報的準確、靈敏、高效、適用。

2.2.3 檢查監督情報服務工作，提高情報使用率

科學的情報管理都十分注重對情報服務的管理。做好企業情報的服務工作，是提高情報使用率、增強情報效益的重要保證。它體現了情報工作的目的。對于經過搜集、整理而匯集起來的大量情報，要督促做好存貯、檢索、傳遞交流等活動。

2.2.4 抓好情報的反饋

這也是提高情報質量、發揮情報作用，提高管理水平不可少的一個環節。它實質上是在使用情報中，檢驗情報、完善情報、改革情報。因此，情報管理要特別重視抓緊情報用戶的反饋這一環，絕不要認為提供了有價值的情報，用上了情報，情報工作就結束了、就可松一口氣了。抓情報反饋就要逐步建立情報信息反饋系統，加強情報調研工作。

2.3 處理好企業情報活動中的各種關系

現在企業各主管部門、各級經營管理者、企業科技工作者比昔日更多地依賴企業情報。但是，企業情報工作如何順利的開展，還是個新穎的課題。而且，由于這項工作涉及到企業經營、管理、科技的一切環節、企業、部門，甚至跨部門的聯系；由于要將各種各樣情報統一起來又要及時地輸送出去，必然涉及到各方面的錯綜復雜的關系。因此，如何處理好情報活動中的各種關系，是一項政策性很強的管理工作，是情報要不斷探索研究的主要問題。除了要遵循發展的原則、系統方法的原則和效益的原則之外，當前尤其要注意處理好以下幾種關系。

2.3.1 保密與交流的關系

這關系處理不好往往蒙受重大損失。交流情報是為了發揮情報的作用，而一定時期，一定范圍內做必要的保密，也是為了發揮情報的作用，兩者原則上是一致的。然而，在現實生活中，似乎又很矛盾，因此，情報管理者和企業管理就要正確地掌握，提出標準、作出規定。不僅要規定保密與交流的界限，使該交流的情報，渠道疏通起來，活躍情報交流，而對該保密的，也要明確規定范圍、時間和密級。但是，當前的問題是對不該保密的內容、不該保密的對象也保密而致情報渠道堵塞。

2.3.2 國內情報與國際情報的關系

應當肯定，為了組織好企業的生產，國內外的企業情報都要搞。但是目前，首先要搞好國內的企業情報，這是企業工作賴以發展的立腳點。同時應當逐步擴大范圍搞國際企業情報，以適應瞬息萬變的市場變化，開拓國際市場，閉目塞聽要吃大虧。

2.3.3 情報工作中的獎懲關系

及時、準確、適用的情報，可獲得良好的經濟效益，誤時、失靈、尤其是失真的情報，蒙受的損失也是巨大的，甚至無可挽回。因此，情報工作如同其他工作一樣，也應明確責任制，貫徹物質利益原則，對搞情報貢獻因而經濟效益顯著的單位和個人，要給予獎勵，對因工作失職以假當真甚至以假亂真而遭致失算、蒙受損失的，要有必要的懲罰。

為搞好企業情報工作，提高企業經營管理水平，企業管理系統和企業情報管理部門還要悉心研究制訂企業情報工作的政策和各項制度，運用情報管理的模式，并在實踐中努力貫徹和完善，使其更好地為加速發展企業生產、發展企業科技、促進發展企業建設服務。

參考文獻

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