檔案在高校評估中的作用和特征

檔案的形成是以評估指標為導向，高教評估中的檔案管理基本特點主要體現為：主體的多元性、狀態的系統性、時間的限定性和過程的動態性。教育部對全國高校進行各種類型的評估，其目的在于“以評促建，評建結合，重在建設”。檔案資源在評估工作中的憑證和依據作用是不可替代的，它直接影響著學校評估工作的過程和結果。檔案在高等院校建設中占有很重要的地位，必須引起足夠的重視。

隨著高等學校教學改革的不斷深入和國家教育管理的不斷規范化，對高校教學工作水平的評估成為國家考察學校辦學水平、辦學效果及以此進行資源配置的重要依據之一。在評估的過程中形成的關于辦學理念、辦學特色、辦學水平的綜合提煉材料，教學建設與改革、教學管理、教學效果、師資隊伍等資料，以及各類信息的匯總、重組和整理，這是學校教育實踐的積累形成的檔案資料，是評估專家組進行考察評判的重要依據。

檔案的建立是以高教指標為準則。具體地說，檔案產生于高等學校各項管理工作實踐，評估的過程就是檔案產生于學校接受評估的全過程。高校評估檔案在形成領域、形成主體、形成過程等方面具有許多特點，下面將著重分析對評估在檔案管理模式的選擇和優化有重要影響的幾個特點。

一、評估主體的多元性

豐富館藏，查漏補缺是評估之前檔案工作的首要任務，完整、充實、豐富的檔案材料在教學評估中的作用是不可替代的。評估檔案的形成主體涉及學校的多個部門，包括教務處、評估中心等教學管理部門，科研處、人事處、學工部、團委等涉及教師和學生管理的各個行政部門，圖書館、網絡管理中心、現代教育中心、后勤服務集團等教輔部門，這一點也是高校檔案所共有的特點。之所以形成主體涉及許多部門，是因為本科教學工作水平評估考察的不僅僅是課堂教學的單線過程，而是涉及到支撐本科教學的硬件建設、軟性環境、育人環境的建設，對這些條件的考察，同時也考察了學校各部門對教學中心地位的認識和落實程度。同一條評估材料有時需要由多個部門合作完成，如反映學生創新成果統計表、明細表，它既包含相關行政部門，又要有各教學單位的共同參與和整理，才能形成全校的整體統計材料。

二、評估時間的限定性

評估檔案和評估過程中檔案在形成的時間上，都具有規定性的特點。第一，時限性強。一般來講，高等學校在準備評估材料時，需要突出展現學校在評估時間之前最近幾年的基本狀態和發展成就，因而評估檔案的內容在時間上有一定的限定性，一般為截至評估時間點近三學年的情況。第二，歸檔時間的一致性。評估檔案的各種相關數據，除經費以外，均以學年為時間單位進行統計。《普通高等學校檔案管理辦法》中關于歸檔管理時間的規定表明，黨政管理部門和能按年度歸檔的部門，以年度為時間單位歸檔，教學部門和能按學年度歸檔的部門，以學年度為時間單位歸檔，科研、基建等部門按項目完成的時間歸檔。評估檔案形成主體既涉及黨政管理部門，又涉及教學單位，其時間單位基本為學年，在評估結束后歸檔時需注意時間定位上是否一致。第三，檔案管理的統一性。評估檔案和評估過程檔案的形成時間，受評估時間點的制約，評估結束后，評估檔案才能最后移交相關管理部門，而不受本校檔案歸檔時間的制約。

三、評估過程的動態性

從整體上看，評估檔案表現為兩個流動過程。一是，評估檔案材料在形成過程中，由相關形成部門向評估部門的流動。由于全校統一提供評估材料的需要，評估機構作為評估期間的臨時指揮中心，擔負著所有檔案材料任務派發、驗收、整理的任務，各相關部門，包括檔案部門在內，都需要根據材料任務的要求，在本部門工作領域內，相互配合，形成符合要求的材料，這其中或者是已歸檔材料的原件或復印件，或者是根據現有檔案材料進行統計、分析之后形成的材料。嚴格地說，后一種材料在正式鑒定歸檔前還沒有正式成為檔案，但從整體上來講，作為評估材料的有機組成部分，在其產生之日起，就可以按照檔案來看待了。

這些檔案材料一經形成，就需要集中到評估機構，進行集中整理。在派發材料任務之前，評估機構就需要根據評估的需要把所有檔案材料以評估指標為導向，分類形成目錄、編號，這是評估檔案與傳統高校檔案的一個不同之處。也就是說，在歸檔前，甚至是在產生以前，評估檔案已經被賦予了一個分類編號，而這個編號也對其日后的去留起著重要的作用。二是，評估結束后，所有評估檔案和評估過程檔案由評估機構統一移交給檔案管理部門，評估檔案實現了生命周期中的第二次場所遷移和價值擴展，集中到檔案部門后，評估檔案結束了迎接評估的使命，又肩負起更大的查考利用使命，其價值由評估擴展到了教學建設與改革、科學研究，甚至更廣闊的領域。在評估檔案中有一小部分材料，是保存在形成單位備查的，如教案、試卷、實驗記錄等，在評估結束后，這部分材料雖不移交檔案部門統一歸檔，但并不影響評估檔案的整體流向。

這些特點為評估檔案的管理提出了要求，在評估檔案的形成過程管理中需要有效協調檔案形成主體，確保形成內容的規范完整和形成時間的及時準確，在評估檔案的實體管理中，既要保持評估檔案與高校檔案的內在聯系，又要確保評估檔案的相對系統完整。高校應當有計劃、有步驟、有針對性地對檔案工作人員進行多種形式的教育培訓和指導，促使他們系統學習和掌握檔案業務的知識規律和方法，并實現工作理念、知識結構和工作技能的同步更新，不斷增強對檔案現代化管理的適應性。（作者單位：齊魯師范學院招生就業指導處）