淺談中小企業信息化管理

信息化是企業獲取競爭優勢的關鍵所在。在信息技術和經濟全球化的推動下， 以信息化建設打造自身競爭力的企業層出不窮。然而近幾年的調查結果顯示， 我國中小企業的信息化建設發展水平不容樂觀，多數中小企業的信息化管理陷入誤區，信息化效果并不明顯。作為國民經濟和社會發展的重要力量，中小企業在創新產業發展中具有不可替代的重要作用，搞好中小企業信息化是國家信息化發展戰略的一個重要組成部分，也是提高中小企業競爭力的重要內容。

何為中小企業信息化？

一般而言，信息化的應用集中在大型企業，我國的信息管理實施也是從大型企業開始。但是在管理成為各類企業普遍需要的今天，在激烈的市場競爭和內外環境的壓力下，企業若要達到預期的市場占有率和經濟效益，提高應變能力和競爭能力，就必須在產品的質量、性能、交貨期、價格等方面具備獨特優勢。

提高競爭力的主要方法就是加強信息化作為一種先進的管理體系，中小型企業同樣需要。中小企業信息化是指在企業經營管理的各個活動環節中，充分利用現代信息技術建立信息網絡系統，使企業的信息流、資金流、物流、工作流集成和整合，不斷提高企業管理的效率和水平，實現資源的優化配置，進而提高企業經濟效益和競爭能力的過程。其內容具體包括：

1.企業網絡建設（Network）。包括局域網和internet接入，規模大的還有廣域網。

2.企業的辦公自動化（OA）。主要是利用電子文檔盡可能地實現無紙辦公，提高企業內部的辦事效率。

3.各部門或單位的管理信息系統（MIS）。典型的有銷售部門的購銷存系統、人事部門的員工檔案管理、財務部門的財務軟件等。

4.為加強各部門和單位協作，整合企業資源，還有企業資源計劃管理（ERP）、供應鏈管理（SCM）、客戶關系管理（CRM）。

5.企業網站建設。利用網站宣傳企業及企業產品；利用網站實現企業員工的遠程辦公或移動辦公；利用網站更好地和合作伙伴溝通、和客戶溝通，從而實現電子商務。

中小企業信息化的現狀

從外部環境來看，我國企業信息化和電子商務發展的法律、法規、政策體系逐步完善，電子簽名法、政務信息公開條例和信息系統工程監理暫行規定等一系列法規出臺，使中小企業信息化建設日益走上法治化軌道。有關部門出臺了一系列促進和鼓勵中小企業信息技術應用的政策措施和指導性意見，以政府資金支持中小企業投入，加強典型示范，并充分利用政府的信譽和資源，為中小企業提供及時有效的服務，使得中小企業信息化發展的政策環境逐步優化。

從信息化建設實踐來看，中小企業信息化發展已基本度過起步階段，進入大規模應用普及階段，多數中小企業具有接入互聯網的能力。中小企業信息化需求的特點表現為：

第一，中小企業迫切需要通過信息化了解市場信息和擴大銷售能力。

第二，在客戶管理方面，與大企業普遍把如何保留優質客戶看得更重要相比，中小企業最關心的是如何發現更多的客戶。

第三，在生產和研發方面，與大企業更多關心創新等長期發展要素相比，中小企業把提高產品質量和降低生產成本作為信息化最需要解決的問題。

第四，在企業管理方面，與大企業重視加強集團管控能力和提高決策水平相比，中小企業列在首位的是及時掌握企業經營情況，其次是提高工作效率。

未來，中小企業擬建和完善的信息化應用呈多元化，在報稅、 建設企業內部網、接入互聯網、電子郵件系統、會計電算化、生產過程的自動化、人力資源管理、財務管理、辦公自動化、客戶關系管理/呼叫中心/銷售管理、電子商務/網絡營銷、信息化培訓等31個方面都有需求。

中小企業信息化實施六大難點

1.人力短缺。中小企業員工數量有限，工作流程難以固化，一人多職的現象屢見不鮮。很多企業缺乏專門的信息化人才，信息化建設的應用能力、維護能力、開發能力、實施能力不高。

2.投入有限。影響中小企業行動的主要因素是投資回報，關于信息化建設的投入，中小企業大多希望：最多千計，最好百計，一旦要萬計，則這個項目大半有夭折的危險。這不僅要求管理軟件系統的使用投入不能太大，還要求給企業信息化的基礎軟硬件的環境要求不能太高。

3.時間緊迫。中小企業普遍無法做到“先信息化，再做業務”的要求，這決定了信息化的實施過程要短，步驟要簡單，不能浪費他們做正事和做業務的時間。

4.目標明確。中小企業上管理軟件系統的目的是什么？概括起來無非是提高經營效益和提升管理效率。實用性是中小企業信息化建設的關鍵。曾有調查顯示，42.6%的企業認為市場上的中小企業信息化解決方案及配套產品過于昂貴，33.2%的企業認為當前的產品和服務不符合企業需求。

5.手段簡單。中小企業的信息化實施很難像大公司那樣通過企業文化和企業制度來推動，因為中小公司的企業文化和制度都不具備強勢力量，他們往往依靠“獎懲性和強制性”兩種方式推動信息化建設。

6.缺乏規劃。中小企業大多依賴“關系型營銷”模式起家，產品線較為單薄，這決定了它對信息化不是那么看重和依賴，覺得可有可無。這也是眾多中小企業的信息化誤區所在。

中小企業信息化管理方案

1.自上而下的重視 企業信息化決不僅僅是技術問題，重大信息化工程實質上都是現代企業管理思想與現代信息技術相結合的產物。

企業一把手的高度重視、直接決策，對中小企業信息化管理的成功實施起著決定性作用。例如公司組織形式的重組、管理方式的變革、業務流程的再造、部門職能及利益的再分配等等，勢必要與一些習慣勢力產生摩擦，如果沒有領導堅定的支持并身體力行，這些變革是很難推動的。

一方面，信息化在初始化階段，要把許多基礎數據錄入電腦，并要隨時應對運行中出現的各種問題，工作量是巨大的，過程是枯燥的，成績卻不是怎么明顯，人們持觀望的態度用疑惑的眼光審視著每一個關系到自已的各個細節，這時領導的支持和鼓勵顯得尤為重要?？梢哉f，選擇了信息化，就是選擇了變革。

另一方面，企業信息化規劃方案與企業管理制度的改革方案要密切配合。當企業信息化進行到一定程度時，必須進行企業管理制度、組織機構、運行機制的深層次變革，這就需要企業主要領導對變革中涉及到的利益格局調整等重大問題進行有力的組織協調，防止信息化建設的中途夭折。

2.長遠著眼的規劃 管理信息化的目的是要把企業的管理思想融入到系統中，理順企業的人、財、物情況，實現物暢其流、財盡其利、人盡其用。這是一項系統工程，需要整體規劃、分步實施，制訂切實可行的實施方案，并找準突破口，一步一步扎實推進。

企業應清楚實施信息化管理的整體思路，把握信息化系統的管理思想，明確企業今后管理轉變的方向，并對預期的新的管理體系有清晰認識。

在把握信息化管理整體思路之后，可以按照效益與實務互利、先局部后整體的原則，結合企業實際，最先建立以財務為核心的財務信息化管理系統，把財務管理信息化作為公司信息化管理的切入點，一步一步地引導和推動其他管理環節逐步實現管理信息化。這是因為財務是全公司的數據中心，先中心，后局部，有利于信息化建設的推進，不會因為一個分支系統的失敗而影響整個系統的推進和運行。

在財物信息化管理系統建立以后，在陸續建立以存貨管理為中心的供、銷、存供應鏈管理系統；以生產控制為核心的生產、成本管理系統；以工藝技術為中心的科研開發系統，最終建立電子商務網絡系統，實現企業內、外部信息資源的共享，全面實現中小企業信息化管理。

3.深入人心的理念宣講 中小企業要從實際出發，培養既懂管理又能夠清晰描述自身企業管理模式與信息化需求，可以與咨詢公司或軟件企業交流的管理人才隊伍。

信息化的過程也是企業管理流程規范化的過程。如傳統的手工審批制度，落實到信息化中之后不像手工審批階段那樣相對自由，難免會讓一些員工覺得信息化還不如以前方便，產生抵觸情緒。

這時候就要讓員工意識到，信息化帶來的這種“麻煩”其實是一種管理上的進步。一定要將這種進取的意識深入到各個部門，信息化建設不是一個部門或是幾個少數人就能完成的，它需要全體員工的共同參與，員工的素質、應用水平、參與程度直接影響著系統運行的好壞。因此，在系統的實施過程中，必須做好職工的教育培訓工作：

(1)有計劃、分層次地對職工進行信息化管理理念、計算機應用、信息化管理系統等方面知識的教育培訓工作，使職工了解信息化能給自已和企業帶來的實惠，從而自覺參與信息管理的實施；

(2)強化系統操作方法和操作技能的培訓，規范操作人員的操作行為，將培訓貫穿于系統運行全過程；

(3)有計劃地組織各流程業務骨干到信息化管理優秀企業參觀學習“洗腦”，取他人之長，補己之短。

4.重視信息資源的整合利用 不少中小企業已上馬了OA、ERP、CRM、HR、BI以及財務軟件，但這些軟件的數據格式、數據庫類別、操作系統、應用系統等位置分散，彼此之間難以共享數據和資源，企業決策者不能及時掌控準確有效數據，反而大大提高了企業營運成本，減弱了企業對市場的快速響應能力。

因此，整合中小企業幾大常用管理軟件，使之為共同目標運作的集成軟件已成了大勢所趨，未來企業管理系統將向綜合協同管理平臺大步前進，通過類似“門戶技術”對業務系統進行緊密整合集成，使得系統界面統一、流程統一、賬戶統一、數據統一，令OA、ERP等系統中的各種信息、數據能通過綜合門戶在管理支撐系統中有力展現出來，以提供決策支持、知識挖掘、商業智能等一體化服務。

在這方面，BOA(Business Oriented Architecture)為中小行業企業的信息整合提出了解決方案。BOA，就是Business +SOA，可理解為在SOA技術的基礎之上融入行業經驗，利用傳統技術和SOA技術來實現對業務系統通用構件的對接、部署，使得SOA與行業個性化應用得以融合。

相比SOA ，BOA架構整合了大量的本土企業用戶的應用經驗，使得軟件的開發、部署更加貼近國內中小企業的應用，能更好地滿足中國日益膨脹的”行業支撐平臺”的需求。

此外，企業應用軟件的整合方式還包括基本的點對點解決方案、企業應用集成（Enterprise Application Integration， 或EAI）、網絡服務和ESB。

值得一提的是，要保障多種IT系統的兼容互通、成功整合，中小企業還必須要建立強有力的執行政策，避免執行標準時出現經常性或不必要的偏移。

5.營造良好的外部環境 無力單獨把握信息化是中小企業信息化建設的主要障礙。

中小企業在信息化過程中，有一些問題雖然出在企業自身，但解決問題需要政府支持和社會推動。調查顯示，政策支持、人才培育、規范服務、建立信息庫，是中小企業希望政府給予重要支持的主要方面。

另外，龍頭企業和社會服務平臺是中小企業信息化的主要帶動力量。中小企業信息化存在小生產與大社會的矛盾，需要通過社會服務體系實現資源共享，降低集群協調費用，均攤信息化建設成本。

因此，中小企業信息化社會服務體系應從企業需求入手，以資金、市場、信息、人才和技術五大需求為主線，重點建設網絡安全環境和信用環境，建立服務商、服務平臺、支撐環境相互協調的生態鏈，充分發揮各個方面的積極性和優勢，利用市場機制調動社會資源。

總之，中小企業信息化是企業、社會和政府互動的復雜系統工程。需要在政策指導下，建立以企業為主體，社會服務力量廣泛參與，政府營造發展環境的中小企業信息化推進體系。（作者單位：山東省農村信用社聯合社濱州辦事處科技中心）