淺議技工學(xué)校教學(xué)檔案管理

學(xué)校教學(xué)檔案和文書檔案、基建檔案一樣具有使用和保存價值，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校教學(xué)工作的真實寫照，是衡量教學(xué)管理與整體教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志。努力做好教學(xué)檔案管理工作，充分發(fā)揮其服務(wù)教學(xué)的能動作用，彰顯其價值，顯得尤為重要。特別是近年來，隨著職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展，各技工學(xué)校辦學(xué)層次不斷提升，很多學(xué)校都由原來的技工學(xué)校升格為高級技工學(xué)校，創(chuàng)建技師學(xué)院，向高職高專方向轉(zhuǎn)型，都離不了教學(xué)檔案，這就對新時期的教學(xué)檔案管理提出新的要求。隨著知識經(jīng)濟的來臨和信息社會的發(fā)展，檔案體制已落后于時代發(fā)展的要求，檔案工作的現(xiàn)狀與檔案的作用已不相適應(yīng)。教學(xué)檔案管理工作遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下學(xué)校發(fā)展的需要。筆者就此談幾點淺見。

技工學(xué)校教學(xué)檔案的作用

技校教學(xué)檔案的作用，概括地說來，主要有以加強下幾個方面：

1、查考與憑證作用。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載。它不同于一般文書檔案，也不同于科技檔案，是全體師生員工在教學(xué)活動中直接形成的，準(zhǔn)確地反映了學(xué)校主要職能、活動的全貌。學(xué)校在開展教學(xué)研究活動、對教學(xué)質(zhì)量評估、編寫校史、查閱學(xué)生學(xué)習(xí)成績及學(xué)籍管理工作中，教學(xué)檔案都起著重要的歷史憑證作用。

2、為教學(xué)研究與評估提供重要依據(jù)。教學(xué)檔案記錄著教學(xué)活動中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，反映著教學(xué)改革和研究的成果。為了提高教學(xué)質(zhì)量，必須不斷總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗，研究教學(xué)內(nèi)容，改革教學(xué)方法，而這些都離不開以知識密集、信息集中及數(shù)量多廣為特點的教學(xué)檔案；教學(xué)檔案記載了歷年的教學(xué)及其管理工作，可以作為現(xiàn)階段教學(xué)及其管理工作的科學(xué)依據(jù)，為教學(xué)評估、教學(xué)改革和科研工作提供重要素材。教師和學(xué)生是教學(xué)活動的主體，教學(xué)活動是兩者的雙邊活動，因此，說得具體一點，教學(xué)質(zhì)量、水平的高低，在很大程度上取決于教師所傳授知識的科學(xué)性、新穎性和系統(tǒng)性，以及學(xué)生對知識接收以至消化的能力，而通過對這些有關(guān)內(nèi)容的研究，可以分析教師的教學(xué)質(zhì)量的好壞和水平的高低，作為對教學(xué)效果和學(xué)校管理水平進行評估的依據(jù)。例如，通過對教學(xué)計劃、課程安排、專業(yè)設(shè)置、班主任工作、畢業(yè)生就業(yè)及學(xué)校文明建設(shè)等情況的分析，就能反映出一個學(xué)校總體教育水平的高低，就可以對學(xué)校的綜合教學(xué)能力作出評估；同樣，通過老師歷年講稿、學(xué)生評價等測評材料，就可以看出教師的教學(xué)態(tài)度、能力和專業(yè)水平。特別是檔案管理進入計算機管理時代之后，這一系列的資料、信息都可在計算機中保存，實行數(shù)字化檔案管理手段，這使評估結(jié)果更為準(zhǔn)確、客觀、公正。

3、教學(xué)檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材。任何一部校史都是該校教與學(xué)的發(fā)展史，校史既反映了一所學(xué)校的成績，也反映了該校科研能力和發(fā)展過程，而教學(xué)檔案則是編寫校史的第一手史料。

4、教學(xué)檔案具有院校間相互學(xué)習(xí)和交流的作用。隨著教育改革的進一步深入，開放辦學(xué)和院校之間的相互交流和借鑒，已成為院校提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平的必要條件。教學(xué)可為此提供可靠的交流資料，可供有效利用。教學(xué)檔案工作的成敗對于學(xué)校的教學(xué)管理、教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量都有著重要的作用，因此，怎樣做好教學(xué)檔案工作也就成為學(xué)校檔案工作者應(yīng)該認(rèn)真研究的問題。

加強學(xué)校教學(xué)檔案管理工作舉措

1、加強檔案工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè) 教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的核心部分。只有高質(zhì)量的教學(xué)檔案才具有指導(dǎo)教學(xué)、促進教學(xué)、發(fā)展教育事業(yè)的重要作用。隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展，文件檔案的計算機管理提上了議事日程。學(xué)校要加大檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入，按照文檔數(shù)字化管理要求配備相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，并隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展不斷更新、開發(fā)或購買教學(xué)檔案管理系統(tǒng)專用軟件。依托這種信息管理系統(tǒng)，將文件和檔案形成統(tǒng)一的系統(tǒng)工程，形成現(xiàn)代化的檔案業(yè)務(wù)流程和檔案信息流程，在滿足教學(xué)活動管理要求的同時，也滿足檔案管理要求。

2、加強檔案管理規(guī)范化建設(shè) 建立健全各項教學(xué)檔案管理工作規(guī)章制度，為做好學(xué)校檔案管理和利用工作保駕護航。確定教學(xué)檔案管理人員及其職責(zé)范圍和獎懲措施，確保其能系統(tǒng)收集檔案，科學(xué)整理檔案，安全利用檔案，促使教學(xué)檔案管理與教學(xué)工作同步發(fā)展。

3、加強檔案隊伍素質(zhì)化建設(shè) 檔案工作質(zhì)量的好壞在很大程度上取決于檔案管理工作人員的素質(zhì)高低。從思想上抓起，檔案人員要有正確的觀點和政治方向，由于檔案工作是服務(wù)型工作，它在現(xiàn)實中的作用，往往因為它的潛在性不能馬上為人們了解，這就要求教學(xué)檔案工作者有淡泊名利、甘為人梯、甘為人作嫁衣的奉獻(xiàn)精神；文化素質(zhì)是基礎(chǔ)，要具備較深的檔案管理專業(yè)知識，要有較強的文字寫作能力，特別體現(xiàn)在檔案編研工作上。讀通檔案、總結(jié)規(guī)律、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的信息，編寫前人沒有編過的材料，沒有一定的文字功底，即使占有大量材料，也做不好工作；要熟悉教學(xué)工作、懂得教學(xué)規(guī)律、教學(xué)管理、對各專業(yè)的特點、具體情況都要心中有數(shù)，善于運用檔案反饋的信息進行提出問題、分析問題、解決問題，擬出方案供教學(xué)參考；不斷提高崗位的適應(yīng)能力、適應(yīng)新形勢檔案工作的方法和規(guī)律，新的教學(xué)改革為檔案工作帶來很多新的機遇，我們教學(xué)檔案工作者應(yīng)看清形勢，不能仍然只將管好教學(xué)檔案工作作為工作的重點，應(yīng)該意識到開發(fā)教學(xué)檔案信息資源才是發(fā)展之道；要熟練掌握計算機、攝影、錄像、復(fù)印等現(xiàn)代化技能知識，成為一專多能的“復(fù)合型”管理人才。

4、加強檔案利用服務(wù)體系化建設(shè)要學(xué)會利用教學(xué)檔案反饋的信息尋求學(xué)校的發(fā)展規(guī)律、促進教學(xué)工作改革，檔案人員要配合一線老師利用教學(xué)檔案進行教材編研工作，為教學(xué)服務(wù)。以檔案資料為前提，圍繞教學(xué)中心，搜集有用數(shù)據(jù)、資料，進行科學(xué)調(diào)查分析，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。再次，要加強檔案開放利用，通過校園局域網(wǎng)建立檔案工作網(wǎng)站，宣傳檔案法律法規(guī)，通過館藏介紹、檔案檢索、咨詢、答疑等服務(wù)項目，打開教學(xué)檔案利用的新局面。

教學(xué)檔案是重要的信息資源，開發(fā)有效信息、提高利用效率，是教學(xué)檔案的目的和今后的發(fā)展方向。充分利用教學(xué)檔案中的各種資料，就能為教學(xué)管理的規(guī)范有序提供豐富的經(jīng)驗和依據(jù)，便于提高教學(xué)管理水平。比如技工學(xué)校辦學(xué)水平等級評估工作，絕大部分檢查材料都可以由檔案室來提供，即使要完善，也只需在原資料上進行補充，能給評估工作帶來極大的便利與促進。再如檔案中教師考核表記載了教師活動課時、工作量、工作業(yè)績等內(nèi)容，為晉職評優(yōu)提供了大量真實可靠的數(shù)據(jù)與資料。教師也可以通過查閱進行工作查考、學(xué)術(shù)研究、編史修志，以創(chuàng)造更大的教學(xué)財富。

綜上所述，教學(xué)檔案工作是學(xué)校管理工作中不可缺少的重要組成部分，僅對學(xué)校教學(xué)檔案管理存在的問題，單位領(lǐng)導(dǎo)必須引起高度重視，樹立全新的科學(xué)的檔案管理意識，保證教學(xué)檔案管理在思想意識、物質(zhì)基礎(chǔ)、人員配置，專業(yè)技術(shù)管理等方面統(tǒng)一、協(xié)調(diào)發(fā)展，實現(xiàn)檔案利用的最大化，為學(xué)校的各項工作、教職員工提供優(yōu)良服務(wù)。（作者單位：日照市高級技工學(xué)校）