地方檔案信息資源整合實施探討

摘要:在信息時代，檔案工作既面臨著發(fā)展的機(jī)遇，也面臨著挑戰(zhàn)，應(yīng)對挑戰(zhàn)、抓住機(jī)遇的策略之一是實現(xiàn)檔案信息資源的整合，進(jìn)一步提升檔案信息資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的能力。有鑒于此，本文擬立足于近年來我國一些地區(qū)檔案信息資源整合的實踐，并借鑒現(xiàn)有的研究成果，從檔案信息資源整合的體制約束和機(jī)制創(chuàng)新的視角，進(jìn)一步深入探討檔案信息資源整合面臨的問題、發(fā)展的思路，并在此基礎(chǔ)上提出筆者自己的一些政策建議。

關(guān)鍵詞:檔案信息資源整合機(jī)制創(chuàng)新

中圖分類號:G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2011)03(a)-0244-01

所謂整合檔案資源，就是將本行政區(qū)域內(nèi)屬國家所有、對國家和社會具有長久保存價值的包括政治、經(jīng)濟(jì)、科投、文化等領(lǐng)域的檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合．實行集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置國家檔案資源。進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國檔案學(xué)界開始比較多地關(guān)注和研究檔案信息資源整合問題，近年來則成為熱點問題之一。本文以廣東順德和深圳的地方檔案信息資源整合得以實施的原因分析現(xiàn)階段檔案信息資源整合面臨的體制約束和困境，認(rèn)為應(yīng)當(dāng)從機(jī)制創(chuàng)新的角度拓展檔案信息資源整合的空間，實現(xiàn)檔案信息資源整合不同形式、在不同層面的深入發(fā)展。

1 檔案信息資源整合的現(xiàn)實狀況

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國檔案學(xué)界開始比較多地關(guān)注和研究檔案信息資源整合問題，近年來則成為熱點問題之一。從現(xiàn)有的研究情況來看，檔案學(xué)界對檔案信息資源整合問題的探討主要集中在兩個方面:一是探討檔案信息資源整合的體制和機(jī)制問題;另一個重要的研究方面是從技術(shù)分析的角度探討如何在信息技術(shù)條件下實現(xiàn)檔案信息資源的整合。大致是在2004年前后，由于信息技術(shù)的快速發(fā)展以及在檔案工作中應(yīng)用的深化，檔案學(xué)界開始比較多地關(guān)注信息技術(shù)條件下檔案信息資源的整合問題。有的研究者則分析了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的特點，認(rèn)為檔案信息資源整合已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)朝深層次發(fā)展的必然，并提出了強(qiáng)化資源整合與集成意識、樹立檔案館整體化理念、注重檔案信息資源整合標(biāo)準(zhǔn)化等網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的措施等。從2005年起，檔案學(xué)界開始更多地從理論上探討檔案信息資源整合的機(jī)制問題，這實際上是從理論上呼應(yīng)了廣東順德和深圳等地先后實施的檔案信息資源整合。而且，隨著上述兩地的經(jīng)驗被越來越多地介紹和宣傳，以綜合檔案館為核心的檔案信息資源整合模式的研究逐漸成為檔案學(xué)界研究的熱點問題之一。

2 條塊分割、體制約束與檔案信息資源整合的困境

廣東的順德和深圳檔案信息資源整合管理模式的改革之所以引人注目，就在于它們都有一個破舊立新的舉動，即在某些方面突破了現(xiàn)有的檔案管理體制，建立了一套新的管理體制。比如，順德在2002年率先在全國實行了“三檔合一”的新體制，實行城建檔案、房地產(chǎn)檔案和地方綜合檔案館統(tǒng)一管理。深圳則是將城建檔案館并入深圳市檔案局，在全國副省級城市中率先開辟了城建檔案館與綜合檔案館統(tǒng)一管理的新路子。通過上述分析，我們可以看出，檔案信息資源整合管理模式的改革之所以得以完成，或是由于當(dāng)?shù)匦姓w制改革為其提供了助力和契機(jī)，或是在某種特殊的改革氛圍下，借重了自上而下的行政力量的強(qiáng)勢推動。然而，對于全國多數(shù)地區(qū)的檔案部門而言，在現(xiàn)階段，這些個案因素并不具備一般性，相反卻存在著體制約束，這種體制約束明顯體現(xiàn)在以下幾個方面。

我們知道，長期以來，對科技檔案和專門檔案的管理，我國實行的是條塊管理體制，即由檔案行政管理部門(塊)和專業(yè)主管機(jī)關(guān)(條)相結(jié)合對科技檔案和專門檔案實施管理。多年來的實踐證明，這一管理體制是推動科技檔案管理的重要組織保障。在這一體制之下，形成了各級綜合檔案館主要保管黨政機(jī)關(guān)的文書檔案，城建檔案、房地產(chǎn)檔案等則另成系統(tǒng)，由其專業(yè)主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)管理的格局。條塊管理體制的核心內(nèi)容是對科技檔案和專門檔案按專業(yè)系統(tǒng)實行集中統(tǒng)一管理，總的看來，這種體制的確具有相當(dāng)?shù)膬?yōu)越性，否則，它難以延續(xù)至今。比如，它使得各級檔案行政管理部門得以擺脫繁瑣的事務(wù)性工作，集中精力研究全局性的問題，更好地履行監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查的職能。但是，條塊管理體制也造成了不同類型檔案信息資源之間的條塊分割，使得“同屬于黨和國家的檔案因為各自為政，互不往來，造成了信息難以被整合，其利用的效能也無法最大化;而由于過多地強(qiáng)調(diào)了‘條’的從屬關(guān)系，許多行政管理機(jī)關(guān)從‘塊’的管理中剝離出來，直接從屬于上級政府部門領(lǐng)導(dǎo)。這雖對加強(qiáng)政府宏觀管理有利，但也使許多重要檔案歸口‘條’的管理以后，檔案為本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的服務(wù)受到了影響”。條塊分割不僅體現(xiàn)在科技檔案和專門檔案的管理實踐之中，而且已經(jīng)明確寫入一系列中央法規(guī)，進(jìn)入了檔案法規(guī)體系，在一定范圍內(nèi)具有強(qiáng)制性和約束力。

3 機(jī)制創(chuàng)新與檔案信息資源整合空間的拓展

3.1 借助信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源整合機(jī)制的創(chuàng)新

近年來，計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及二者相結(jié)合的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用，使得我國檔案信息化建設(shè)進(jìn)展迅速，各地檔案信息化建設(shè)都取得不小的成就。與此同時，信息技術(shù)發(fā)展的確為檔案信息資源的整合提供了一個很好的機(jī)會，使得我們可以繞開檔案實體整合過程中由于條塊分割、部門利益而導(dǎo)致的許多阻力。我們可以做的工作很多，而且都極具建設(shè)性。比如，我們可以啟動一定行政區(qū)域內(nèi)檔案目錄中心的建設(shè)，將市、區(qū)、縣行政區(qū)域內(nèi)不同類別、分散保存在不同部門的檔案目錄錄入數(shù)據(jù)庫，建立起翔實、齊全、完整的檔案目錄中心。進(jìn)一步而言，在條件許可時，在目錄中心的基礎(chǔ)上，建立全文數(shù)據(jù)庫，這就借助于網(wǎng)絡(luò)信息平臺實現(xiàn)了檔案信息資源的整合和共享。這不僅有利于檔案資源的整合，也有利于檔案信息的充分利用。

3.2 檔案實體的整合也要凸顯機(jī)制創(chuàng)新

由于現(xiàn)有的條塊管理體制持續(xù)多年，是一種主流的管理模式，因此，如果采取過于簡單的整合方式，或是急于實現(xiàn)檔案信息資源的實體整合，可能會出現(xiàn)檔案行政管理部門和其他專業(yè)主管部門之問的不和諧，甚至在整合問題上出現(xiàn)嚴(yán)重分歧，這就會影響到檔案事業(yè)的整體發(fā)展。在這一點上，順德的一些做法值得借鑒，順德在整合檔案信息資源的過程中，鑒于當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)檔案已經(jīng)管理得比較規(guī)范，且房產(chǎn)檔案與房產(chǎn)交易密不可分，在將縣房管局的房地產(chǎn)檔案室整體劃歸和縣檔案館管理的同時，成立縣檔案館房產(chǎn)檔案管理中心，原地辦公，并由縣檔案館派人負(fù)責(zé)中心的業(yè)務(wù)工作。這樣一來，既方便了房產(chǎn)部門的工作，又實現(xiàn)了檔案信息資源的有效整合，是一個讓檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門都滿意的局面，這其實就是一種機(jī)制創(chuàng)新。

4 結(jié)語

檔案信息資源的整合不僅有助于提高檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的能力，也非常有助于檔案工作自身的發(fā)展，但整合的道路不是一蹴而就的，檔案信息資源的整合會直接觸及現(xiàn)有體制、部門利益等多種因素，這既需要我們從檔案工作的大局出發(fā)，正確把握當(dāng)?shù)貦n案工作的實際情況，還要求我們善于把握改革的時機(jī)，唯有如此，檔案信息資源整合才有可能取得進(jìn)展。

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