新農(nóng)合檔案管理宜“卷”不宜“件”

摘要:新農(nóng)合醫(yī)療檔案是構(gòu)建城鄉(xiāng)一體化衛(wèi)生醫(yī)療體系的真實(shí)記錄，是醫(yī)療衛(wèi)生檔案工作的重要組成部分，為構(gòu)建和諧社會(huì)及推進(jìn)我國(guó)城鄉(xiāng)一體化進(jìn)度，我們必須高度重視、加強(qiáng)新農(nóng)合檔案的管理，將工作落到實(shí)處。本文主要探討了新農(nóng)合檔案管理存在的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)措施，并提出新農(nóng)合檔案管理宜“卷”不宜“件”的管理辦法。

關(guān)鍵詞:新農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理城鄉(xiāng)一體化措施

中圖分類(lèi)號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2011)03(a)-0192-01

我國(guó)創(chuàng)建的新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度，到2009年底，已惠及8.33億參合人口，成為世界上覆蓋人口最多的醫(yī)療保障制度。建立新型農(nóng)村合作醫(yī)療制度是新形勢(shì)下黨中央、國(guó)務(wù)院為切實(shí)解決“三農(nóng)”問(wèn)題，提高農(nóng)民健康保障水平，減輕醫(yī)療負(fù)擔(dān)，解決因病致貧、因病返貧問(wèn)題的重大舉措，是建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村的一項(xiàng)民生工程。伴隨該項(xiàng)制度的深度實(shí)施，形成了數(shù)量巨大的新農(nóng)合檔案，且呈持續(xù)增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。新農(nóng)合檔案是國(guó)家檔案資源的重要組成部分，是維護(hù)廣大農(nóng)民合法權(quán)益的重要憑證。但是，目前新農(nóng)合醫(yī)療檔案管理存在很多問(wèn)題，需引起重視。

1 新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題

1.1 檔案管理意識(shí)淡薄

自新型農(nóng)村合作醫(yī)療創(chuàng)建以來(lái)，參合人數(shù)呈不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì)，新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作也因此被提上工作日程。新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案現(xiàn)已構(gòu)成了新形勢(shì)下衛(wèi)生檔案工作的一個(gè)重要組成部分。但是從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，部分相關(guān)單位還沒(méi)有足夠重視這項(xiàng)工作的開(kāi)展，主要表現(xiàn)為:沒(méi)有把這項(xiàng)工作擺上重要的議事日程，對(duì)檔案庫(kù)房、裝具、設(shè)備等投入不足，重視不夠，進(jìn)而使檔案管理成為農(nóng)合醫(yī)療發(fā)展的絆腳石。

1.2 檔案管理人員的素質(zhì)水平參差不齊

新農(nóng)合醫(yī)療創(chuàng)建時(shí)間不久，大多數(shù)檔案管理人員還沒(méi)有接受系統(tǒng)地檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，這些人員工作在工作過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)材料收集不齊全，整理不規(guī)范，組卷時(shí)分類(lèi)不清晰、案卷之間問(wèn)題交叉、案卷標(biāo)題擬寫(xiě)不準(zhǔn)確等問(wèn)題，最終造成檔案管理不規(guī)范。

1.3 檔案信息化管理程度不高

新型農(nóng)村合作醫(yī)療的參合人員數(shù)量龐大，但目前大部分大部分地區(qū)檔案信息資料的記載、傳遞、保存仍采用傳統(tǒng)的高耗低效的手工操作方法。盡管部分地區(qū)在一定程度上實(shí)行了信息化管理，但沒(méi)有真正意義上實(shí)現(xiàn)人、機(jī)、軟件的有機(jī)結(jié)合，專(zhuān)用管理軟件沒(méi)有廣泛普及，加之沒(méi)有實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，不能與相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)時(shí)鏈接，參合農(nóng)民的報(bào)銷(xiāo)、結(jié)算不能立即實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致資金管理水平和工作效率低下，不能發(fā)揮出應(yīng)有的效能，嚴(yán)重打擊了參保農(nóng)民的積極性，也嚴(yán)重制約了新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作的有序發(fā)展。

1.4 歸檔文件有散缺與錯(cuò)位的現(xiàn)象

歸檔文件由“卷”改為“件”后，解決了基層“立卷難”的問(wèn)題，在實(shí)際工作中取得了一定的成效，受到了基層檔案工作者的歡迎。但是，由于新合醫(yī)療檔案管理人員素質(zhì)水平參差不齊，新農(nóng)合參保人員數(shù)量龐大管理難度較大，再加上大部分地區(qū)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化管理，一些以“件”為保管單位的單位，歸檔文件有散缺與錯(cuò)位的現(xiàn)象。

2 加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的應(yīng)對(duì)措施

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

檔案部門(mén)要深入農(nóng)村，對(duì)建立新農(nóng)合醫(yī)療檔案的重要性廣泛宣傳，加深廣大農(nóng)民對(duì)醫(yī)療檔案的了解和認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)和引導(dǎo)他們學(xué)會(huì)運(yùn)用醫(yī)療檔案，維護(hù)自己的合法權(quán)益，自覺(jué)地做好新農(nóng)合醫(yī)療檔案工作。同時(shí)，相關(guān)單位要把醫(yī)療檔案管理工作列入工作議事日程，增強(qiáng)做好這一工作的意識(shí)，提高醫(yī)療檔案工作人員的地位，增強(qiáng)他們的信心。切實(shí)解決醫(yī)療檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，竭盡全力加大對(duì)醫(yī)療檔案事業(yè)的投入，對(duì)新農(nóng)合檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，并相應(yīng)增加各種硬件設(shè)施的投入，為醫(yī)療檔案工作創(chuàng)造良好的工作條件。

2.2 建立健全規(guī)章制度

建立新農(nóng)合檔案的基礎(chǔ)是要將材料收集齊全。參保醫(yī)院可以建立兩套新農(nóng)合檔案，一套由定點(diǎn)醫(yī)院保管，主要是醫(yī)療檔案(包括參保人員每次住院治療時(shí)的入院登記情況，住院病案和處方、特殊診療記錄單、臨床護(hù)理記錄單、各種輔助檢查報(bào)告單、出院證明等);另一套由縣農(nóng)村合作醫(yī)療辦公室統(tǒng)管，包括文書(shū)檔案(有關(guān)醫(yī)保的方針、政策、各種基礎(chǔ)材料的匯總、農(nóng)民參保花名等)、財(cái)會(huì)檔案和聲像檔案等。歷史證明，將不準(zhǔn)確的材料作為檔案歸檔保存，后患無(wú)窮，所以我們要堅(jiān)決杜絕檔案與事實(shí)情況不符的現(xiàn)象出現(xiàn)。與此同時(shí)，檔案行政管理部門(mén)要盡快出臺(tái)有關(guān)規(guī)范性文件，統(tǒng)一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和管理方法，達(dá)到有章可循。在醫(yī)療檔案整理方面，實(shí)行一戶(hù)一卷或一戶(hù)多卷制。卷內(nèi)文件按時(shí)間順序進(jìn)行排列，規(guī)范填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。在檔案編目方面，采取以鄉(xiāng)(鎮(zhèn))為單位，按年度、村別和患者出院辦理醫(yī)藥費(fèi)補(bǔ)償手續(xù)時(shí)間的先后裝袋(專(zhuān)用合作醫(yī)療檔案袋)、排列、編目的方式。

2.3 加快檔案管理信息化進(jìn)程

新農(nóng)合工作產(chǎn)生的信息量非常大，如果還沿用傳統(tǒng)的手工處理方法，將會(huì)加大工作難度。隨著新農(nóng)合檔案數(shù)量的不斷增加，檔案管理技術(shù)水平也需要不斷提高，傳統(tǒng)的手工操作必須由計(jì)算機(jī)管理取代，不僅能提高效率，而且服務(wù)質(zhì)量也好。檔案行政管理部門(mén)要盡快實(shí)行信息化管理，研制專(zhuān)用的管理軟件，提高新農(nóng)合檔案的開(kāi)發(fā)利用水平，更好地發(fā)揮檔案的作用。為保證檔案保管的完整性和利用的查全率、查準(zhǔn)率，檔案管理部門(mén)要科學(xué)編制檔案管理目錄，建立健全檔案檢索體系，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，建立機(jī)讀目錄。工作中形成的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔管理和備份。備份載體應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)行多套備份，采取異地保存，以確保數(shù)據(jù)的安全。

2.4 新農(nóng)合檔案管理宜“卷”不宜“件”

基于檔案管理人員的素質(zhì)水平及基層單位的信息化程度等因素，新合醫(yī)療檔案管理不宜采用以“件”管理的方式，還是應(yīng)以“卷”管理為妥。這并不是說(shuō)要完全恢復(fù)原來(lái)的立卷方法，而是在現(xiàn)有的歸檔文件整理方法的基礎(chǔ)上，改“件”裝為“卷”裝，就是以“盒”為單位裝訂成“卷”。這樣做使歸檔文件在歸檔后不易出現(xiàn)散缺與錯(cuò)位的現(xiàn)象，從而確保歸檔文件的完整性。至于基層“立卷難”的問(wèn)題，可以通過(guò)加強(qiáng)基層檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)對(duì)基層檔案管理工作和立卷工作的指導(dǎo)，增加對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，提高檔案管理人員工作責(zé)任心和積極性等途徑解決。

3 結(jié)語(yǔ)

建立合作醫(yī)療檔案是合作醫(yī)療工作的重要內(nèi)容，是衡量各相關(guān)部門(mén)是否認(rèn)真實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想的具體體現(xiàn)。抓好合作醫(yī)療檔案工作對(duì)提高農(nóng)民健康水平，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，保證黨和國(guó)家的方針、政策在農(nóng)村正確地貫徹執(zhí)行等方面具有重大意義。

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