論我國(guó)企業(yè)ERP項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策

摘 要:ERP作為一種先進(jìn)的管理方法與管理理念，已經(jīng)越來(lái)越多的被國(guó)內(nèi)眾多企業(yè)所采用。但同時(shí)，ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)也很高。本文圍繞我國(guó)企業(yè)實(shí)施ERP的實(shí)際情況，研究了ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中面臨的風(fēng)險(xiǎn)以及解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞:ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理

中圖分類(lèi)號(hào):F275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1674-098X(2011)09(a)-0213-02

1引言

ERP(Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃)是一種基于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的現(xiàn)代化企業(yè)管理模式，它將企業(yè)的管理流程嵌入到系統(tǒng)當(dāng)中，最終實(shí)現(xiàn)資源集成、信息集成、功能集成、過(guò)程集成以及企業(yè)間業(yè)務(wù)集成。通過(guò)信息系統(tǒng)與集成化管理，支撐企業(yè)全面、合理、系統(tǒng)地管理生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)過(guò)程，最大限度地發(fā)揮企業(yè)內(nèi)外部資源、技術(shù)以及人員的作用，從而大幅度提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

然而，作為一個(gè)管理工具，目前，ERP在中國(guó)企業(yè)當(dāng)中實(shí)施的情況卻并不如人意。據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計(jì)，在所有的ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目中，一般只有不超過(guò)20％能按期、按照預(yù)算成功上線(xiàn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成;約有30％至40％的系統(tǒng)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成或只實(shí)現(xiàn)部分集成，約有50％的實(shí)施項(xiàng)目最終失敗。而在實(shí)施成功的20％中，能夠明顯提高企業(yè)管理及經(jīng)營(yíng)效率的可能更少。因此，制約ERP實(shí)施成功的因素有哪些、如何實(shí)施才能確保ERP項(xiàng)目成功等等，已成為企業(yè)管理者與ERP實(shí)施顧問(wèn)所要關(guān)心和研究的共同課題。

2ERP項(xiàng)目實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)因素

ERP實(shí)施是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它涉及到公司業(yè)務(wù)流程、人、財(cái)、物等方方面面。現(xiàn)階段，大部分國(guó)內(nèi)企業(yè)往往對(duì)其自身的實(shí)施需求、各種ERP系統(tǒng)軟件的特點(diǎn)及適用性不夠了解，造成ERP軟件選型與系統(tǒng)實(shí)施的盲目性，增加了項(xiàng)目的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。在具體實(shí)施中，我們可以歸納出以下重要的潛在風(fēng)險(xiǎn)因素:

2.1 選型風(fēng)險(xiǎn)

選型風(fēng)險(xiǎn)包括對(duì)ERP軟件產(chǎn)品的選型、對(duì)預(yù)期上線(xiàn)的模塊的選型、對(duì)顧問(wèn)公司的選型等。目前，國(guó)內(nèi)外ERP系統(tǒng)的軟件供應(yīng)商有近百家，而顧問(wèn)公司更多達(dá)數(shù)千家。因此，選擇適當(dāng)?shù)腅RP系統(tǒng)軟件和顧問(wèn)公司是降低整個(gè)ERP系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的起點(diǎn)。

選型所面臨的第一個(gè)問(wèn)題是購(gòu)買(mǎi)商品化軟件還是自行開(kāi)發(fā)。自行開(kāi)發(fā)可以根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)量體裁衣，但是這種方式會(huì)面臨開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)是否專(zhuān)業(yè)、開(kāi)發(fā)周期能否把控、系統(tǒng)是否具有良好的擴(kuò)展性、系統(tǒng)后期維護(hù)如何確保等風(fēng)險(xiǎn)。同樣，企業(yè)選擇購(gòu)買(mǎi)商品化軟件，也會(huì)遇到選型的問(wèn)題，同樣會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)，比如系統(tǒng)功能不能滿(mǎn)足企業(yè)管理流程需要;軟件供應(yīng)商是否有足夠的服務(wù)支持;軟件系統(tǒng)的規(guī)模過(guò)大，實(shí)施難度大;軟件供應(yīng)商缺乏自身或合作伙伴的實(shí)施支持能力;軟件系統(tǒng)過(guò)于復(fù)雜，用戶(hù)員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用素質(zhì)較低，難以實(shí)現(xiàn)知識(shí)轉(zhuǎn)移等。

選型所面臨的第二大風(fēng)險(xiǎn)就是顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)如何挑選的問(wèn)題。企業(yè)ERP實(shí)施的成敗，很大關(guān)系在于顧問(wèn)實(shí)施團(tuán)隊(duì)的技術(shù)開(kāi)發(fā)能力、項(xiàng)目管理能力、運(yùn)維支撐能力。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)與企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)理緊密溝通，一起推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。因此項(xiàng)目經(jīng)理在顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)的挑選過(guò)程中占舉足輕重的位置。

總之選型是ERP項(xiàng)目開(kāi)展的第一步，選對(duì)了ERP產(chǎn)品，選對(duì)了一支能力強(qiáng)、溝通暢的顧問(wèn)實(shí)施團(tuán)隊(duì)，會(huì)為項(xiàng)目成功打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 組織風(fēng)險(xiǎn)

ERP的實(shí)施階段是整個(gè)ERP項(xiàng)目實(shí)施的核心環(huán)節(jié)，它需要包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)業(yè)務(wù)人員以及實(shí)施顧問(wèn)等多方面人員的共同努力。能否組成一個(gè)擁有豐富ERP系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，共同進(jìn)行ERP系統(tǒng)的實(shí)施工作，對(duì)提高ERP系統(tǒng)實(shí)施的成功率，降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要。同時(shí)，ERP的實(shí)施涉及的部門(mén)眾多，需要各部門(mén)的協(xié)作才能完成，因而如何協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作、統(tǒng)籌安排所有參與實(shí)施的人員、避免出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象，是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。

除此以外，ERP項(xiàng)目的上線(xiàn)實(shí)施會(huì)帶來(lái)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變革和管理變革，組織內(nèi)部對(duì)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)未達(dá)成一致、高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目不重視、資金預(yù)算不足或其他資源難以及時(shí)有效的保證，都是ERP項(xiàng)目實(shí)施中面臨的考驗(yàn)。

2.3 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)

每一個(gè)企業(yè)的ERP實(shí)施過(guò)程中，都面臨著大量的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和流程確認(rèn)工作，這也是ERP能否順利實(shí)施的關(guān)鍵步驟。而實(shí)施過(guò)程中同樣會(huì)遇到很多困難，對(duì)新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)跟進(jìn)就會(huì)越來(lái)越慢，出現(xiàn)與預(yù)期效果的偏差，企業(yè)的期望值就會(huì)相應(yīng)下降，從而對(duì)ERP系統(tǒng)失去信心。如果企業(yè)高層不能清醒認(rèn)識(shí)實(shí)施ERP的目的和風(fēng)險(xiǎn)，就不會(huì)注入充足的資源參與到項(xiàng)目中，不會(huì)投入足夠的精力參與項(xiàng)目的各種重大決策，不會(huì)為ERP項(xiàng)目營(yíng)造足夠的聲勢(shì)使全體員工在思想上做好迎接管理變革的準(zhǔn)備。

2.4 控制風(fēng)險(xiǎn)

ERP項(xiàng)目的控制風(fēng)險(xiǎn)是指在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中由于項(xiàng)目管理不善造成的進(jìn)度延誤、預(yù)算超標(biāo)等問(wèn)題，以下從進(jìn)度、成本、質(zhì)量三個(gè)方面進(jìn)行分析。

2.4.1 實(shí)施進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)

ERP項(xiàng)目的實(shí)施是一個(gè)長(zhǎng)期的連續(xù)不斷的過(guò)程，因此項(xiàng)目計(jì)劃更顯得重要。如果項(xiàng)目實(shí)施沒(méi)有制定明確的、可行的項(xiàng)目計(jì)劃，那么在實(shí)施中就會(huì)出現(xiàn)項(xiàng)目時(shí)間拖延等問(wèn)題，進(jìn)而會(huì)影響企業(yè)實(shí)施人員的積極性、增加項(xiàng)目成本，甚至有可能造成項(xiàng)目半途而廢。

2.4.2 實(shí)施成本風(fēng)險(xiǎn)

ERP的實(shí)施成本通常包括:硬件費(fèi)用、軟件許可費(fèi)用、實(shí)施咨詢(xún)費(fèi)用以及維護(hù)費(fèi)用等，其中實(shí)施咨詢(xún)費(fèi)用所占比重最大。在實(shí)施過(guò)程中，如何合理分配實(shí)施費(fèi)用，將實(shí)施成本控制在計(jì)劃之內(nèi)，是每一家實(shí)施ERP項(xiàng)目的企業(yè)需要認(rèn)真對(duì)待的問(wèn)題。不少企業(yè)由于不能按照項(xiàng)目時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃開(kāi)展實(shí)施，造成進(jìn)度的延誤和實(shí)施成本上升，客觀上造成實(shí)施的不成功。

不恰當(dāng)?shù)木S護(hù)會(huì)導(dǎo)致ERP系統(tǒng)不能夠正常運(yùn)行。在實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有規(guī)范化的制度保障，監(jiān)控力度不足等都可能給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。在ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，參與人員的技術(shù)水平和團(tuán)隊(duì)配合能力欠佳都會(huì)阻礙ERP項(xiàng)目的實(shí)施。實(shí)施過(guò)程種項(xiàng)目質(zhì)量得不到有效的控制。從而拖延了進(jìn)度，加大了成本，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.4.3 實(shí)施質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)施質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)往往容易被企業(yè)所忽視，有些企業(yè)“為了上系統(tǒng)而上系統(tǒng)”，但卻不關(guān)注系統(tǒng)上線(xiàn)后是否為企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)管理帶來(lái)了收益。ERP系統(tǒng)不僅僅是一套軟件，更重要的是一套企業(yè)管理思想。只有深刻理解并全面消化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中加以利用，才能充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)所帶來(lái)的效益。

2.5 用戶(hù)風(fēng)險(xiǎn)

ERP系統(tǒng)的上線(xiàn)會(huì)在很大程度上改變企業(yè)現(xiàn)有的經(jīng)營(yíng)管理模式，從而改變員工工作中現(xiàn)有的流程與方式，甚至造成員工心理上的抵觸。如果在系統(tǒng)投入使用前沒(méi)有做好充分的培訓(xùn)工作，那么就有可能因?yàn)閱T工的不重視或是不熟練，導(dǎo)致大量的系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或操作錯(cuò)誤。而ERP是整合性很強(qiáng)的系統(tǒng)，業(yè)務(wù)操作的錯(cuò)誤會(huì)直接影響到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)系統(tǒng)紊亂。同時(shí)，由于員工對(duì)于系統(tǒng)不夠了解，需要大量的顧問(wèn)在后期進(jìn)行支撐，系統(tǒng)后期的運(yùn)維費(fèi)用便會(huì)大大增加，導(dǎo)致項(xiàng)目的成本超出預(yù)算。

3ERP項(xiàng)目實(shí)施中規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策

3.1 可行性分析

可行性分析是規(guī)避ERP項(xiàng)目選型風(fēng)險(xiǎn)的最重要手段。可行性分析就是在從企業(yè)的行業(yè)、業(yè)務(wù)流程等角度出發(fā)，選擇一種最適合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)的開(kāi)發(fā)方式或ERP產(chǎn)品。從我國(guó)ERP實(shí)施看，成功率低的一個(gè)重要原因就是在實(shí)施前缺乏科學(xué)的可行性評(píng)估，對(duì)企業(yè)自身的內(nèi)、外部環(huán)境認(rèn)識(shí)不夠，在準(zhǔn)備不足的條件下就盲目開(kāi)展實(shí)施工作。可行性分析，是綜合考慮企業(yè)內(nèi)外部各種資源，比如企業(yè)的產(chǎn)品是否能適應(yīng)市場(chǎng)的需求;企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)班子是否具有創(chuàng)新精神，是否能對(duì)ERP承擔(dān)責(zé)任;企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否完整可靠;企業(yè)是否具備一支高素質(zhì)的人員隊(duì)伍，可以和ERP顧問(wèn)很好的配合實(shí)施;是否有充裕的資金支持等。做好前期的可行性分析，是ERP實(shí)施成功的基礎(chǔ)。

3.2 提高ERP基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及合理性

ERP系統(tǒng)實(shí)施是建立在準(zhǔn)確完整的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的，因此，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入也是ERP項(xiàng)目實(shí)施取得成功的關(guān)鍵因素。對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的要求包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及合理性。準(zhǔn)確性是指數(shù)據(jù)完整、無(wú)冗余、且沒(méi)有過(guò)時(shí)、失實(shí)的數(shù)據(jù);合理性是指數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系正確、清晰。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集質(zhì)量依賴(lài)于各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)收集人員，他們應(yīng)當(dāng)保證上交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及合理性。此外，由于ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)間關(guān)系非常復(fù)雜，除了由關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)的各種數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)的關(guān)系外，還有許多由系統(tǒng)的應(yīng)用程序來(lái)保證的應(yīng)用程序邏輯。

3.3 企業(yè)高層管理者的強(qiáng)力支持以及業(yè)務(wù)部門(mén)的積極參與

ERP項(xiàng)目是企業(yè)級(jí)項(xiàng)目，因而ERP項(xiàng)目的實(shí)施需要企業(yè)中全體員工的共同參與。這其中兩層重要的含義包括，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和各業(yè)務(wù)部門(mén)的支持。

企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)ERP系統(tǒng)的重視和參與程度是ERP系統(tǒng)獲得成功的關(guān)鍵因素。首先，項(xiàng)目投資的決策必須由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)做出;其次，領(lǐng)導(dǎo)的重視可以最大程度的調(diào)動(dòng)員工的積極性，保證項(xiàng)目的順利實(shí)施;最后，高層領(lǐng)導(dǎo)的重視可以保持項(xiàng)目具有較高的優(yōu)先級(jí)，因?yàn)椋髽I(yè)中每個(gè)人都有固定的工作，而ERP項(xiàng)目需要各個(gè)部門(mén)共同協(xié)作完成，為了保持ERP工作在企業(yè)中具有第二位的優(yōu)先級(jí)，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須有明確的認(rèn)識(shí)和決心。

此外，很多企業(yè)在ERP項(xiàng)目早期會(huì)把它當(dāng)成是IT部門(mén)或企劃部門(mén)的信息工程項(xiàng)目，項(xiàng)目組通常只由IT人員和咨詢(xún)顧問(wèn)組成，而沒(méi)有業(yè)務(wù)部門(mén)的參與。由于IT人員缺乏業(yè)務(wù)背景和決策能力，而顧問(wèn)對(duì)企業(yè)的了解相對(duì)較少，而且項(xiàng)目的決策周期通常很長(zhǎng)，這樣導(dǎo)致的后果是項(xiàng)目周期的延長(zhǎng)和總體資源的浪費(fèi)。業(yè)務(wù)部門(mén)的充分參與，使項(xiàng)目組有足夠的授權(quán)，不但可以使項(xiàng)目中問(wèn)題的決策周期大大縮短，而且更重要的是使企業(yè)整體更早做好迎接管理變革的準(zhǔn)備。

3.4 項(xiàng)目進(jìn)度管理

ERP項(xiàng)目成功與否，有項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量等多方面的風(fēng)險(xiǎn)，然而其中對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)度的控制是控制ERP項(xiàng)目實(shí)施成本和質(zhì)量的首要因素。從項(xiàng)目一開(kāi)始，就應(yīng)制定明確的、可行的進(jìn)度控制計(jì)劃，其內(nèi)容包括:實(shí)施各階段應(yīng)完成的工作、應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)、各階段責(zé)任歸屬等，在每一階段結(jié)束后，要進(jìn)行及時(shí)的評(píng)價(jià)。具體的項(xiàng)目過(guò)程控制和評(píng)估的方法可利用關(guān)鍵路徑法、甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖等工具實(shí)現(xiàn):將一個(gè)大階段分成多個(gè)小階段，按照每一個(gè)小階段制定時(shí)間計(jì)劃;監(jiān)督和控制每一個(gè)小階段的時(shí)間計(jì)劃可行性，監(jiān)督和控制按照計(jì)劃的資源投入:監(jiān)督和控制問(wèn)題的發(fā)生，分清責(zé)任者，并且監(jiān)督和控制調(diào)整的措施及其執(zhí)行情況。

3.5 充分的用戶(hù)培訓(xùn)

培訓(xùn)是成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的重要因素，培訓(xùn)只限于產(chǎn)品的具體功能和操作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，應(yīng)該給予企業(yè)員工管理概念上的培訓(xùn):第一是觀念、認(rèn)識(shí)的提升，讓員工了解并接受新的管理思想;第二才是ERP系統(tǒng)相關(guān)的操作技能。

另外，要特別重視關(guān)鍵用戶(hù)在ERP系統(tǒng)實(shí)施及上線(xiàn)過(guò)程中的作用。ERP系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶(hù)通常是企業(yè)內(nèi)部精通各自業(yè)務(wù)流程的人，同時(shí)也是ERP項(xiàng)目組的實(shí)施團(tuán)隊(duì)成員之一。使ERP關(guān)鍵用戶(hù)參與到對(duì)最終用戶(hù)的培訓(xùn)，會(huì)收到意想不到的效果。比如，關(guān)鍵用戶(hù)比實(shí)施顧問(wèn)更了解本企業(yè)的業(yè)務(wù)情況，因此在培訓(xùn)中與最終用戶(hù)的溝通會(huì)更加順暢。再如，由于實(shí)施顧問(wèn)屬于外單位人員，因而相比較之下，關(guān)鍵用戶(hù)更善于進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)的組織與協(xié)調(diào)工作。因此，利用關(guān)鍵用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)最終用戶(hù)進(jìn)行培訓(xùn)，也是規(guī)避ERP上線(xiàn)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。

其實(shí)，ERP只是一種規(guī)范企業(yè)管理及流程的工具，管理不好的企業(yè)、流程不善的企業(yè)，都可以借助于ERP規(guī)范管理、完善流程。然而，這絕不意味著可以完全依賴(lài)ERP。其實(shí)ERP最大的風(fēng)險(xiǎn)在于，它很容易把企業(yè)管理中的弊端和缺陷暴露出來(lái)。如果不能正確認(rèn)識(shí)，特別是管理層不能正確的處理暴露出的管理缺陷，而僅僅希望靠ERP系統(tǒng)來(lái)彌補(bǔ)，這才是ERP或者說(shuō)企業(yè)管理的失敗。因而，只有正確認(rèn)識(shí)風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)、降低風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)借助于ERP系統(tǒng)完善管理流程，才能真正成功實(shí)施ERP系統(tǒng)，充分享受ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來(lái)的巨大效益。

參考文獻(xiàn)

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