企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制措施淺析

提要：本文旨在說明網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)如何結(jié)合內(nèi)部控制理論和自身的實際情況，建立有利于企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。

關(guān)鍵詞：會計信息 信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制

隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)廣泛應(yīng)用在很大程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的不足，使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制得以更加完善，同時也帶來了新問題和挑戰(zhàn)。對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息系統(tǒng)如何更好地實現(xiàn)內(nèi)部控制問題，筆者認(rèn)為主要包括以下幾個方面：

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下控制環(huán)境改進(jìn)

（一）重構(gòu)會計組織架構(gòu)。結(jié)合前文所述理論，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，會計信息系統(tǒng)發(fā)生較大變化，控制內(nèi)容增多，控制難度加大，需要重新設(shè)置網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會計信息系統(tǒng)組織架構(gòu)。

為了保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的全面性和嚴(yán)密性，建議企業(yè)財務(wù)中心重新構(gòu)建組織架構(gòu)，并按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境會計信息系統(tǒng)運行要求進(jìn)行組織分工，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境需求（如圖1所示）。會計信息系統(tǒng)運行組主要負(fù)責(zé)管理、操作會計信息系統(tǒng)，包括會計信息采集、會計信息審核、會計信息分析、檔案管理、內(nèi)部稽核等崗位；計算機(jī)中心管理組主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、維護(hù)，包括系統(tǒng)設(shè)計、軟件開發(fā)、系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護(hù)等崗位；財稅金融部門負(fù)責(zé)企業(yè)所屬公司資金管理、納稅籌劃、保險理賠、政策研究。

圖1 企業(yè)財務(wù)中心組織架構(gòu)

在設(shè)置以上新的職能部門后，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會計信息系統(tǒng)系統(tǒng)組織架構(gòu)得以建立，從而從宏觀上保證內(nèi)部控制目標(biāo)實現(xiàn)。

（二）管理理念更新。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用使企業(yè)信息流動、業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了巨大變化。在新型扁平式組織結(jié)構(gòu)中，企業(yè)內(nèi)部信息交流更加通暢，企業(yè)每個組成部分都成為決策和行動中心。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要求企業(yè)經(jīng)營組織更具伸縮性，企業(yè)管理層需要準(zhǔn)確把握分權(quán)和集權(quán)的“度”，充分調(diào)動各部門主觀能動性，充分利用信息技術(shù)妥善解決傳統(tǒng)內(nèi)部控制面臨的挑戰(zhàn)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下風(fēng)險評估的改進(jìn)

（一）總體風(fēng)險評估。企業(yè)決策層對所屬公司按行業(yè)或板塊進(jìn)行專業(yè)分工，運用SWOT分析法建立風(fēng)險預(yù)警系統(tǒng)，明確各自權(quán)利和責(zé)任。首先分析自身優(yōu)勢與劣勢，長處與短處，對外分析機(jī)會和威脅，考慮自己生存機(jī)遇，進(jìn)而計算各種指標(biāo)，判斷各種指標(biāo)和因素是否突破生存風(fēng)險警戒線，最后根據(jù)判斷結(jié)果決定是否發(fā)出警報，發(fā)出何種程度的警報（如低度、中度、高度）。

（二）會計信息系統(tǒng)風(fēng)險評估。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下企業(yè)會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制面臨的新風(fēng)險，如風(fēng)險控制難點增多、授權(quán)方式改變帶來新的風(fēng)險、計算機(jī)程序漏洞風(fēng)險、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開放性帶來新的數(shù)據(jù)風(fēng)險、系統(tǒng)故障風(fēng)險等多個方面。企業(yè)建立預(yù)警系統(tǒng)，提供預(yù)警功能，系統(tǒng)自動檢測，生成預(yù)警信息自動通過網(wǎng)絡(luò)傳給相關(guān)負(fù)責(zé)人。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下控制活動改進(jìn)

企業(yè)應(yīng)結(jié)合IT規(guī)劃項目，組織成立項目組，對企業(yè)所屬公司財務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門信息系統(tǒng)需求及應(yīng)用現(xiàn)狀進(jìn)行匯總及分析，并對信息系統(tǒng)需求緊迫性與重要性進(jìn)行評估，制定相應(yīng)控制活動。

（一）不相容職務(wù)相互分離。系統(tǒng)初始化時設(shè)置系統(tǒng)管理員、普通用戶、來賓三種不同身份使用系統(tǒng)。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)維護(hù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置，但不能進(jìn)行業(yè)務(wù)處理；普通用戶通過系統(tǒng)用戶列表管理，使該員工能進(jìn)入系統(tǒng)后進(jìn)行有限操作；來賓是一些特殊目的用戶，只能查詢有限會計信息資源。為了防止一個系統(tǒng)管理員利用特權(quán)添加用戶并以用戶身份進(jìn)行業(yè)務(wù)處理達(dá)到舞弊的目的，系統(tǒng)設(shè)置兩個系統(tǒng)管理員雙工操作，以達(dá)到內(nèi)部牽制目的。

系統(tǒng)的權(quán)限分為功能權(quán)限和對象權(quán)限。功能權(quán)限是指用戶進(jìn)入系統(tǒng)后，用戶所在的崗位只能使用系統(tǒng)主菜單中限定的功能（如出納人員在進(jìn)入系統(tǒng)時，將不能使用系統(tǒng)的審核、收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記）。對象權(quán)限是指用戶進(jìn)入系統(tǒng)后，用戶所在的崗位只能處理系統(tǒng)中與其崗位相關(guān)的業(yè)務(wù)類型（如人力資源部一般不負(fù)責(zé)材料采購，該部門員工就不能申請采購而只能由用料部或倉儲部進(jìn)行申請）。這就以強(qiáng)制方式使不相容職務(wù)相互分離，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制。

（二）授權(quán)批準(zhǔn)。系統(tǒng)在初始化之初，針對中天企業(yè)多元化經(jīng)營特點將公司業(yè)務(wù)按行業(yè)進(jìn)行分類，每一行業(yè)再分為各種業(yè)務(wù)類型，如產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)、成本費用業(yè)務(wù)、在建工程業(yè)務(wù)、固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)。針對具體業(yè)務(wù)類型，在系統(tǒng)中為其定義業(yè)務(wù)處理流程。流程設(shè)置分為兩個步驟，首先為業(yè)務(wù)類型設(shè)定流轉(zhuǎn)步驟，然后為每一步驟設(shè)定業(yè)務(wù)處理崗位、員工。對每步處理的崗位需要設(shè)置金額權(quán)限。各業(yè)務(wù)部門首先提出業(yè)務(wù)申請，申請業(yè)務(wù)審批通過后，流轉(zhuǎn)到有權(quán)處理的相關(guān)人員。如該筆業(yè)務(wù)需要部門經(jīng)理審批，在部門經(jīng)理的任務(wù)列表中，就會出現(xiàn)這筆業(yè)務(wù)。如果該筆業(yè)務(wù)數(shù)額巨大，部門經(jīng)理無權(quán)單獨審批需要向總經(jīng)理報批，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)定的流程將業(yè)務(wù)提交給總經(jīng)理審批。當(dāng)業(yè)務(wù)經(jīng)過申請、審批后，同時流向財務(wù)人員處進(jìn)行會計核算。業(yè)務(wù)按照流程設(shè)置流轉(zhuǎn)步驟，強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制。

（三）業(yè)務(wù)與會計協(xié)同化處理。企業(yè)所屬各公司發(fā)生業(yè)務(wù)時需要進(jìn)行業(yè)務(wù)申請，業(yè)務(wù)申請經(jīng)過審批最終轉(zhuǎn)入財務(wù)人員處進(jìn)行會計處理。會計處理可以在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中進(jìn)行處理，并不一定要待審批全部結(jié)束后再進(jìn)行賬務(wù)處理。這樣，在業(yè)務(wù)發(fā)生的同時會計處理也就完成了。這就解決了會計信息的滯后性和會計處理不準(zhǔn)確的問題。業(yè)務(wù)與會計的協(xié)同化處理大大減輕了會計人員工作量和賬務(wù)處理的隨意性。例如，業(yè)務(wù)部門申請使用現(xiàn)金，當(dāng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)到財務(wù)人員處填制會計憑證時，制單人員只能選擇是收款憑證還是付款憑證，應(yīng)填列的金額由批準(zhǔn)的業(yè)務(wù)金額決定，不可以進(jìn)行修改。這樣，財務(wù)和業(yè)務(wù)相互牽制，大大減少了財務(wù)人員錯誤與舞弊的機(jī)會，也減少了財務(wù)人員核算的工作量。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息溝通改進(jìn)

（一）會計信息對內(nèi)溝通——建立與軟件和程序控制相配套的內(nèi)部控制制度。企業(yè)在軟件實施之前應(yīng)詳細(xì)分析員工崗位工作性質(zhì)，為不同崗位分配不同權(quán)限，對于不相容崗位指派不同員工，并以崗位職能說明書的形式編寫成冊；計算機(jī)中心管理組利用IT技術(shù)建立企業(yè)及所屬公司網(wǎng)上制度發(fā)布平臺，使企業(yè)及下屬子公司的政策及制度變化情況能夠得到及時共享。

（二）會計信息對外溝通——建立基于事件的會計信息系統(tǒng)，及時滿足會計信息使用者個性化需求。在這個會計信息系統(tǒng)中運用了“三庫理論”開發(fā)技術(shù)和“事件驅(qū)動”的實現(xiàn)方法?！叭龓炖碚摗痹臼侵笗嫼怂阈畔⑾到y(tǒng)向會計管理信息系統(tǒng)發(fā)展所運用的一種系統(tǒng)設(shè)計思路。它認(rèn)為數(shù)據(jù)庫中存放日常會計核算信息系統(tǒng)提供的大量數(shù)據(jù)，平時不做處理；方法庫中存放各種管理方法和數(shù)學(xué)模型的數(shù)據(jù)；不同會計期間的數(shù)據(jù)庫與方法庫相結(jié)合，從而產(chǎn)生所需信息的目的庫。當(dāng)決策者需要某項專用信息時，只要驅(qū)動相關(guān)專用信息代碼處理即可。

此會計信息系統(tǒng)的工作程序是：

會計信息系統(tǒng)運行組對企業(yè)所屬公司的財務(wù)信息一般不按順序處理，待信息使用者發(fā)出請求；當(dāng)信息使用者提出個性化的需求后，會計信息系統(tǒng)運行組隨即驅(qū)動具體會計方法供使用者選擇進(jìn)而進(jìn)行處理；會計信息處理結(jié)果以用戶定制報告的形式傳遞給信息使用者。

五、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下監(jiān)督活動改進(jìn)

（一）積極開展會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部審計。會計信息系統(tǒng)運行組定期對會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制進(jìn)行審計。通過調(diào)查內(nèi)部控制是否健全并對實際執(zhí)行情況進(jìn)行測試，找出控制薄弱環(huán)節(jié)，提出強(qiáng)化內(nèi)部控制措施，督促完善內(nèi)部控制系統(tǒng)。并對輸出會計信息的真實性進(jìn)行審查，從而及時發(fā)現(xiàn)錯誤和防止會計信息失真。

（二）控制自我評估。企業(yè)財務(wù)中心管理層和職員不定期或定期組織討論會，對內(nèi)部控制系統(tǒng)進(jìn)行評估，評估內(nèi)部控制的有效性及其實施的效率效果，以期能更好地達(dá)成內(nèi)部控制目標(biāo)。

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