淺談EXCEL在會計核算中的應用

摘 要 電算化會計是一門融會計學、管理學、信息技術為一體的邊緣學科。會計處理的大部分工作是對各種表格進行加工、處理，而Excel是非常優秀的電子表格軟件，它除了提供一般的電子表格、數據圖表功能外，還提供了各種管理和決策分析的功能。因此，使用Excel可以方便、準確地處理日常會計核算業務。

關鍵詞 Excel 會計核算 會計電算化

中圖分類號：F234 文獻標識碼：A

一、EXCEL在會計電算化中的應用功能

Excel同其他的軟件相比，具有自己獨特的三大優勢，即表格式數據管理、自動鏈結和作圖能力。

（一）Excel的表格式數據管理功能。

數據管理功能包括修改、查詢、排序、匯總等，這些功能在Excel中都不必編程就能輕松地完成。財務人員利用Excel設計報表和輸入數據時，如同在一張網絡紙上畫表、填數一樣簡單。它可以為我們節省大量的重復輸入，讓我們看上去數據更直觀。

（二）Excel的自動鏈接功能。

由于會計報表各科目之間存在著勾稽關系，一個科目金額變動常引起其它相關科目的變動。這樣的情況常導致修改工作底稿。結果一方面增大了工作量，另一方面工作底稿也變得零亂不堪，Excel在這方面作用巨大。

（三）Excel的作圖功能。

Excel它可以從報表中靈活地提取所需的數據，快速生成二維或三維的直方圖、餅形圖、折線圖、雷達圖等。而且，由于自動鏈接已經從報表內部、報表之間擴大到報表和圖形之間，一旦有關連的圖表數據改變，圖形的結構也自動進行調整。

財務比率分析的指標數據可直接從資產負債表和損益表中取得，例如在“流動比率”項目中輸入公式：

＝

于是在表中單元格中得到數值3.79。

以表１為數劇源，單擊Excel工具欄中作圖按鈕，依次按照圖表指南1～5的提示要求進行操作，得到圖1。

通過圖1，該公司財務指標一目了然，其中，速動比率、資產負債率、資產凈利率和凈值報酬率接近同行業平均水平;應收帳款周轉率明顯超出行業平均水平;而總資產周轉率明顯低于行業平均數。因此，企業管理工作的重心應在于調查資產周轉緩慢的原因，是存在資產閑置，還是廣告推銷工作不利。

通過以上實例，我們可以看出電子表格軟件Excel由于其功能強大，集數據庫、工作表、圖形、圖表等功能為一體，深受廣大用戶的歡迎，因此成為電子數據表格處理軟件的佼佼者，使用廣泛。

表１ 財務比率分析圖

圖1 財務比率分析圖

二、EXCEL在會計報表中的廣泛應用

報表處理系統的重要組成部分之一是報表框架的分解與管理，即如何實現由直觀的報表式樣到處理系統的內部表示。另外由于我國報表格式的鮮明特色———橫豎框格多，因此最佳的報表制作工具顯然是Excel。于是當前的報表處理系統多用Excel作為報表的制作工具。另外，由于會計報表有動態與靜態報表之分，從時間上有月報、季報、年報之分，還有單位會計報表、匯總報表，個別會計報表和合并會計報表，內部會計報表、外部會計報表等類型，根據需要企業會計要按不同的標準進行分類填制，因此，盡管市面上有許多財務軟件，但具體到不同的企業應用上可能會有一定差別，特別是一些涉及政策性較強的部門，其報表的個別科目名稱會隨不同時期發生相應變化。而且目前市場上的財務類軟件價格都比較高，一般中小企業難以承受。用Excel制作會計報表則能滿足企業報表特別是一些臨時性報表的需要。

三、利用Excel進行報表分析

下面針對財務中常用的指標進行預測、決策和分析，以達到簡化財務工作的目的。

（一）資金需求預測。

在市場經濟環境下，預測是非常重要的，所謂“凡事預則立”。Excel軟件提供了移動平均法、指數平滑法以及線性回歸法等多種預測工具。本文僅以一元線性回歸來說明預測的過程。

例如某企業銷售收入與營運資金的關系列示如下表，試預測7月份的營運資金(單位：萬元)。

首先，在單元格中錄入表中數據，然后選取工具菜單中的數據分析項(如沒有此項，則選擇用加載宏)，最后選擇回歸分析，在Y區域輸入C2∶C7，在X區域輸入B2∶B7，得到有關系數a=-16.11，b=0.567，營運資金與銷售收入之間的關系為Y=-16.11+0.567X。

若7月份的銷售收入為188萬元，則7月份的營運資金為FORECAST(188，C2∶C7，B2∶B7)，其結果為90.48萬元。

實際工作中，一定要選好預測的模型，同時要定性、定量分析相結合，以保證預測工作的精確性。

（二）資源配置優化。

資源配置不僅會影響企業的經濟效益，而且會影響企業的可持續發展，對于這類問題，通常采用線性規劃來解決，如何求解規劃的解，一般采用單純形法。但在手工計算過程中，要進行反復迭代，不僅容易出錯，而且難于掌握，借助于Excel軟件就很容易解決這個問題。

例如某廠經市場調查預測，決定生產甲、乙兩種產品，其單位產品利潤分別為45元、25元，兩種產品的共同關鍵材料K的消耗定額分別為3kg/件和1kg/件。該材料K的月最大供應量為600kg；共用關鍵設備組有效工作時間1200小時，兩種產品的工時定額分別為4小時、3小時，產品乙市場的最大需求量為300件，問兩種產品月產量多少時，才能使企業獲得最大利潤？

設甲、乙兩種產品月產量分別為X1，X2件。根據上述條件建立線性規劃數學模型如下：

目標函數MaxP=45X1+25X2

約束條件3X1+X2≤600

4X1+3X2≤1200

X2≤300

X1，X2≥0

在運用軟件求解前，先要作一些準備工作。因為軟件并不能識別線性規劃模型，因此先要轉變為軟件可以識別的形式。

模型轉變過程如下：(1)選擇決策變量單元格A1，A2；(2)確定目標單元格B4；(3)向單元格B1，B2，B3輸入約束條件；(4)向單元格B4輸入目標函數。輸入形式見下表。

線形規劃求解

選擇工具菜單下的規劃求解功能，在目標單元格中輸入B4，并置目標值為最大，然后在可變單元格中輸入A1，A2。最后選擇增加功能，輸入有關約束條件。A1>=0A2>=0B1<=600B2<=1200B3<=300

最后得到結果：A1=120A2=240B4=11400

即甲、乙兩種產品月產量分別為120件，240件時，取得最大利潤11400元。

實際資源配置問題非常復雜，往往要兼顧多個目標，有時甚至這些目標之間相互沖突，對于這類問題通常要引入多目標優化理論。只要掌握單目標線性規劃，則多目標優化可以通過有關變換求出最佳解。

四、結束語

電子計算機技術、網絡技術的不斷發展，將使會計電算化系統不斷更新和完善。會計電算化系統替代傳統的手工會計系統是必然趨勢。目前，會計電算化系統已經在各個企事業單位、政府部門廣泛應用。可以這樣說，廣大企事業單位的財務主管和財會工作人員只需看看屏幕上的畫面，按按手中的鼠標，就可以編出精美絕倫的程序，來實現財會管理上各種復雜功能。更重要的是，它使得會計電算化由核算型向管理型轉變的真正實現有了堅實的基礎。本文雖然著重說明的是EXCEL在報表分析中的應用，然而經過舉一反三，完全可以推廣應用到財會管理的各個方面，來提高財務人員對大量數據的處理效率。□

（作者：2007年6月畢業于河南財經學院會計系，本科學歷，2007年12月參加工作，在欒川龍宇鉬業有限公司財務部工作至今）