加強職業(yè)學校檔案管理的思考

摘要 檔案是學校發(fā)展的歷史記錄，是學校各項工作客觀真實的記載。隨著職業(yè)學校的快速發(fā)展，更顯現(xiàn)出學校檔案管理的重要性，隨著現(xiàn)代社會信息化時代的到來，給學校檔案管理提出了更高的要求。學校應高度重視學校檔案建設，使檔案在學校發(fā)展中發(fā)揮其應有的功能，使檔案更好地服務于學校、服務于社會。

關(guān)鍵詞 職業(yè)學校 檔案管理 舉措

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

Thinking on Strengthening the File Management in Vocational Schools

WANG Ying

(Changzhou Health Vocational Technical School， Changzhou， Jiangsu 213002)

AbstractFile as the historical records of the school developments， is the true records of school's concrete work. As the vocational school developed quickly， file management appears the more important in the school management; as the informational society is coming， the file management has been required higher qualities. So， the school should attach great importance to its construction， making it play its own function in the school development serve both the school and society better best.

Key wordsvocational school; file management; measures

檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄，是傳承文明的載體。①隨著我國《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的頒布實施，使檔案管理工作有了法律依據(jù)和保障，檔案對學校的發(fā)展將起到更為明顯的作用。近年來，職業(yè)教育快速發(fā)展，職業(yè)學校辦學層次不斷提升，對職業(yè)學校檔案管理提出了新的要求，但由于職業(yè)學校檔案規(guī)范化管理起步晚，檔案管理工作人員的數(shù)量和職業(yè)素質(zhì)制約了檔案管理的建設和發(fā)展。

1 職業(yè)學校檔案管理現(xiàn)狀

1.1 學校重視不夠

長期以來，不論是學校領(lǐng)導還是檔案管理的工作人員對檔案工作的重要性認識不足，沒有充分認識檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，檔案管理常得不到政策扶持，經(jīng)費無保障。在具體工作時往往出現(xiàn)立卷不及時、檔案收集雜亂無章、材料殘缺不全或重復收集等現(xiàn)象。部分職能科室為方便自己工作，以各種理由推托，不及時上交有關(guān)資料，一旦負責人轉(zhuǎn)崗，許多重要資料隨之流失。部分職能科室認為檔案收集、管理應由檔案部門去做，在規(guī)劃本部門工作計劃時沒有將資料收集列入計劃之內(nèi)，導致檔案資料的缺失。學校在檔案管理方面的經(jīng)費投入偏少，現(xiàn)代化管理設施難以到位，甚至缺少必要的基本設施，制約了檔案工作的高效、高質(zhì)管理。

1.2 管理人員缺乏

目前職業(yè)學校專業(yè)檔案管理人才缺乏，大部分是由行政人員兼任或由其他人員改行而成，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，檔案管理的專業(yè)知識和技能、職業(yè)素質(zhì)參差不齊，對學校檔案工作的分類、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等工作不能科學地掌握，在數(shù)量上和質(zhì)量上難以滿足現(xiàn)代檔案管理工作需求。

1.3 管理設施不全

檔案是客觀完整記載學校各方面工作的真實資料，是學校發(fā)展留下的真實軌跡。目前，許多學校并不具備最基本的保管條件，如檔案室的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件，一旦保管日期久遠或發(fā)生意外，很容易導致檔案的缺失或損壞；部分學校缺乏檔案保管的基本設備，不能滿足新時期多樣化檔案管理的需要。

1.4 管理制度缺失

由于職業(yè)學校檔案管理起步晚，規(guī)范化檔案管理無史可鑒，建立的規(guī)章制度尚不健全，大部分沿用傳統(tǒng)的管理模式，不能合理運用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)，導致檔案管理質(zhì)量難以達到相應的效果。

1.5 管理水平薄弱

目前大多數(shù)職業(yè)學校檔案的信息化管理水平較差，大部分學校不能將所有檔案資料準確、高效地錄入計算機內(nèi)，僅是將檔案名稱輸入計算機，查找檔案仍只能靠手工進行，制約了檔案信息的快速傳播、流通和利用，不能很好滿足工作的需要，同時也影響了檔案的利用率。

2 職業(yè)學校檔案管理的舉措

2.1 提高全員檔案意識

檔案是學校最寶貴的信息資源，是職業(yè)學校持續(xù)發(fā)展的基礎，檔案資料涉及學校各方面工作。因此，要做好檔案管理工作，學校必須高度重視，大力宣傳檔案工作的重要性，使檔案意識潛移默化影響全校教職員工。（1）學校領(lǐng)導要將檔案工作納入學校總體規(guī)劃之中，并將其列為有關(guān)職能部門目標管理考核內(nèi)容；（2）學校有明確的職能科室和專人負責檔案管理，檔案管理人員有具體的工作職責；（3）學校要定期組織全員培訓，學習《檔案法》和有關(guān)檔案法律知識，強化全體教職員工的檔案意識，充分認識檔案資料對個人的作用以及對學校發(fā)展的價值，使全體教職員工在日常工作中能自覺配合檔案管理人員做好檔案的整理、收集、立卷、歸檔工作；（4）建立健全學校檔案管理制度，使檔案工作做到有法可依、有章可循，促使學校有效地收集、整理、利用檔案資料。

2.2 加強檔案管理設施建設

加強檔案管理設施建設是提高檔案管理水平的基礎，也是保證檔案管理質(zhì)量的重要條件。學校要設立獨立的檔案室，配備防火防盜、防潮去濕、防光防蟲等基本硬件設施，配備計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化設施，確保檔案資料管理規(guī)范、安全、利用方便。

2.3 提高現(xiàn)代化管理水平

隨著社會信息化時代的到來，檔案管理信息化是發(fā)展的必然趨勢，將成為現(xiàn)代檔案管理工作的基礎，是檔案管理可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。學校要積極創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案管理信息化，利用計算機網(wǎng)絡等現(xiàn)代化手段加工、貯存、利用信息資源，將手工查詢向網(wǎng)絡查詢轉(zhuǎn)變。創(chuàng)造條件將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，完成檔案數(shù)字化改造，利用電子文件進行歸檔管理，使檔案利用由傳統(tǒng)的服務方式向網(wǎng)絡服務轉(zhuǎn)變。通過檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化，更好地保護和利用檔案，盡可能延長檔案的壽命，有效地保障檔案資源的開發(fā)和利用。②正確地采用紙質(zhì)檔案與電子檔案保管資料，應用手工操作與計算機技術(shù)利用檔案，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)

職業(yè)學校檔案要實行科學化管理，檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)、政治素養(yǎng)是重要因素。學校要組織檔案管理人員有針對性地學習政治理論和專業(yè)知識，努力提高職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。通過學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和《檔案法》、《保密法》等有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，培養(yǎng)敬業(yè)愛崗精神；通過學習專業(yè)知識與技能，學習政治、法律、科技、經(jīng)濟、管理等知識提升業(yè)務素養(yǎng)，提高收集、處理、利用檔案資料的能力。

2.5 提高檔案資料利用率

檔案管理的目的在于利用和服務。檔案利用是學校檔案管理部門實現(xiàn)檔案價值、發(fā)揮作用的重要內(nèi)容。檔案管理人員要熱情地為師生員工服務，準確、及時地為他們提供檔案資料，充分利用檔案資料為學校評估、為教學教研、為學校發(fā)展服務，為教職員工的職稱評定、工薪增加、福利保障、為學生就業(yè)提供幫助，以充分體現(xiàn)檔案工作的價值。檔案管理人員應樹立良好的服務意識，主動與學校各部門溝通，了解各部門工作開展情況，說明檔案歸檔范圍和要求，解決各部門在收集檔案過程中遇到的問題，認真收集檔案利用的反饋意見，不斷提高檔案資料的利用率。

隨著職業(yè)學校的快速發(fā)展，更顯現(xiàn)出學校檔案管理的重要性，隨著現(xiàn)代社會信息化時代的到來，給學校檔案管理提出了更高的要求，為使檔案在學校發(fā)展中發(fā)揮其應有的功能，學校必須培養(yǎng)一支精干的檔案管理隊伍，建立健全檔案管理工作制度，加大檔案信息化設施的投入，使檔案更好地服務于學校、服務于社會。

注釋

①周曉峰，皇宏強.高職院校檔案管理現(xiàn)狀及應對之淺見科技信息，2009(21):359．

②曹金麗，丁宏偉.論中等職業(yè)學校檔案工作科學化管理[J].井岡山醫(yī)專學報，2009.16(2):26-27．