高等職業(yè)院校教學信息化管理的現(xiàn)狀與思考

摘要教學信息化管理是學校教學管理的一個重要組成部分，落后的管理方式勢必影響學校的發(fā)展。本文從目前教學資料管理現(xiàn)狀和存在的主要問題，探索如何改進教學資料信息化管理工作，使教學資料的管理向流程規(guī)范、制度完善、功能多樣、信息服務(wù)等信息化方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞高等職業(yè)院校 教學管理 信息化管理

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A

Teaching Informationization Management of Higher Vocational

Colleges Status and Analysis

WANG Shiqiong， ZHOU Peng， XU Jun

(Suzhou Campus Nanjing Institution of Railway technology College， Suzhou， Jiangsu 215137)

AbstractInformation-based management is an important part of teaching management. It plays a great role on the development of a school. Based on current status and problems， this thesis discusses how to improve the informational management on teaching materials in order to fulfill it with canonical flow， perfect system， multi function and informational service.

Key wordshigh vocational school; teaching management; informational management

我國的高等職業(yè)院校大多數(shù)是從中等職業(yè)技術(shù)學校合并、升格而來，雖然隨著學校規(guī)模的不斷擴大，逐步建立了院、系二級管理模式。但在管理上仍未完全擺脫過去中專學校的思想束縛，仍停留在比較落后的水平，與真正的高等院校還存在一定的差距。落后的管理方式勢必影響學校的發(fā)展。因此，當高等職業(yè)院校的發(fā)展已從外延擴張階段轉(zhuǎn)入內(nèi)涵建設(shè)階段，我們也要加強管理水平的提高，向管理要效益，以管理促發(fā)展。

教學信息化管理是學校教學管理的一個重要組成部分。教育部于2008年4月專門成立了教育信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，陳至立部長在教育信息化領(lǐng)導(dǎo)小組會議上指出，教育信息化是我國信息化建設(shè)的重要組成部分，我們要高度重視教育信息化工作，特別指出學校辦公信息化的重要性。隨著學校的發(fā)展，對教學信息化管理方面的要求也不斷提高，我們在日常教學管理中，需要系、部、教師提供大量的電子資料。這些資料的收集、整理、保管、查詢等都需要有序的管理。目前沿用傳統(tǒng)的辦公模式，執(zhí)行原有的教學資料管理制度，在收集整理過程中遇到了許多問題，而在資料查詢方面更是滯后，手工資料的管理已無法滿足工作的需要。分析、研究、加強和改進教學信息化管理，已成為高等職業(yè)院校加強教學管理的一項重要內(nèi)容。

1 教學資料管理的現(xiàn)狀

目前高等職業(yè)院校的教學資料主要有教學計劃、人才培養(yǎng)方案、教學大綱、各類課程表、教學任務(wù)安排，教室日志、教師工作手冊、各類檢查記錄、分析表格、考試試卷、試題庫等。在這些資料中，有些是學校下發(fā)的制度、樣表，有些是系、部提交的計劃、總結(jié)，也有教師上報的各類數(shù)據(jù)。而諸多資料的傳遞靠的是電子郵箱、QQ等聊天工具，催交資料采用的是電話一個個通知，整理、歸檔仍然需要手工操作，比較緩慢。特別是規(guī)模較大的學校，在資料要求較高，需反復(fù)修改提交的時候，工作效率低下，出錯難免發(fā)生。對于時間跨度較長的教學資料，會造成系、部、教師不清楚何時要提供何種資料、需要提交的電子資料是否已提交齊全、提交的資料是否符合教學資料收集的要求等情況。執(zhí)行原有的教學資料管理制度，所有的教學資料都匯總在教務(wù)部門，整理、分類、裝訂、統(tǒng)計等任務(wù)量很大，且系、部查詢、使用十分不便。而龐大的數(shù)據(jù)查詢起來也費時費力。

2 目前教學資料管理存在的主要問題

2.1 管理制度落后

由中等職業(yè)技術(shù)學校合并、升格的高等職業(yè)院校，有很多執(zhí)行的還是中等職業(yè)技術(shù)學校的教學資料管理制度。即使有所修改，但也是脫胎于原有的制度，沒有從根本上改變原有的管理思路，制約著高等職業(yè)院校教學管理的發(fā)展。

2.2 傳送渠道不暢

目前的教學資料，無論是系、部、教師報送的，還是教務(wù)部門下發(fā)的，都是通過電子郵箱及QQ等聊天工具進行傳遞，均是通過第三方工具，點對點的發(fā)送。這當中受到郵箱附件大小及外網(wǎng)速度的限制。雖然絕大多數(shù)學校都建立了校園網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)并起用了校園辦公平臺，但為了保證服務(wù)器的工作質(zhì)量、網(wǎng)絡(luò)的暢通以及偏重于教學用網(wǎng)絡(luò)，在校園辦公平臺上可傳送文件的大小設(shè)置的比較小，對于一些文件容量較大的教學資料，傳送比較困難。

2.3 資料催交困難

資料的催交只能一遍一遍地發(fā)通知，一個一個地打電話，憑空增加了工作量。而有時教師正在上課，不能接電話（大部分學校，教師上課打電話算教學事故），只能換時間再打，讓原本一個簡單的、幾分鐘便能完成的工作花費大量的時間，嚴重地影響工作效率。

2.4 整理歸檔繁瑣

隨著學校對教學管理的要求越來越高，教學資料的收集也越來越規(guī)范，內(nèi)容也不斷增多。由于是手工接收，接收后的歸檔整理就顯得十分繁瑣。特別是資料收集較為集中的時間段，時間緊、任務(wù)重。有些資料為達到規(guī)范的要求，在教務(wù)部門與系、部或教師之間來回傳遞，反復(fù)修改。采用常規(guī)方法，效率低、極易出錯。

2.5 資料查詢不便

所有教學資料匯總到教務(wù)部門，但沒有共享平臺。有的學校有校園局域網(wǎng)，但沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢和現(xiàn)代化的辦公手段，查詢十分不便。遇到資料管理人員不在，甚至無法查詢。有些學校采取備份的方式，即所有上交的教學資料在系、部都留一個備份，在系、部建立一個小型的資料室，以方便教師的查閱。這看起來是方便了，可從經(jīng)濟角度上考慮，從工作效率上考慮都不是最佳方案，這與我們提倡的“無紙化”辦公更是背道而馳了。

3 改進教學資料信息化管理工作的思考

通過對教學資料管理的分析，我們可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)行的教學資料管理并不適應(yīng)現(xiàn)代高速發(fā)展的教育教學的需求。加強高校教學資料信息化的管理，為教學一線提供良好的服務(wù)，更好地發(fā)揮教學資料在教育教學中的作用，使教學資料的管理向流程規(guī)范、制度完善、功能多樣、信息服務(wù)等信息化方向發(fā)展，必將成為高職院校教學資料管理發(fā)展的主流。

3.1 建立科學的教學資料管理制度

按照院、系二級管理的模式，完善現(xiàn)有的教學管理制度，使之更加合理、更加科學。教學資料的管理應(yīng)在院（教務(wù)部門）和系、部都設(shè)立管理點，大一點的學校還可以在教研室和實驗室設(shè)立管理點，從上到下，建立二級或三級管理的模式。各級管理應(yīng)有專職或兼職的管理員，負責統(tǒng)籌管理，將各種教學資料進行整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、裝訂、保管。建立教學資料管理目錄，對每一份教學資料都明確其保管的地點、期限。對資料管理人員進行培訓，明確工作的職責與管理范圍及權(quán)限。規(guī)范教學資料的接收、保管、移交、查詢等制度，嚴格按照規(guī)定流程操作，保證資料的安全性和完整性。使得教學資料的管理，在制度上更加適應(yīng)高職院校發(fā)展的需求。

3.2 電子網(wǎng)絡(luò)化管理是教學資料管理工作改進的方向

隨著辦公自動化越來越普及，如何充分利用校園局域網(wǎng)，及時準確地傳送、收集、整理教學資料，搭建一個共享平臺，為資料的查詢、交流提供便捷的服務(wù)，成為教學資料管理工作的重中之重。若還用老的一套管理方式，勢必影響學校的發(fā)展和教學的改革。目前，很多學校在教師管理、學生管理、學籍管理、課務(wù)管理、成績管理等方面都采用了軟件管理平臺，減輕了工作量、提高了準確性、增加了便捷性。因此，利用現(xiàn)代化的教學資料管理軟件，是進行教學資料管理工作方式改進的必然趨勢。利用教學管理平臺對電子教學資料進行管理一方面可以使教學資料管理更加規(guī)范，還可以提高工作效率，并加強教務(wù)部門對外的服務(wù)能力。

3.3 開發(fā)滿足自身需求的教學資料管理平臺

（1）開發(fā)教學資料管理平臺的必要性。目前國內(nèi)外有大量的教學管理軟件，它們一般都包括：教務(wù)管理、教師管理、班主任老師管理、學生電子檔案管理、學生成績管理、排課系統(tǒng)、郵件管理等功能。但這些軟件中，有的沒有涉及電子教學資料管理的內(nèi)容，即使有所涉及，也不一定與各個學校的教學資料管理要求相吻合，使用起來極不方便。因此，自行開發(fā)設(shè)計一套教學資料管理軟件，建立教學資料管理平臺是尤為必要的。這在采用現(xiàn)代化手段管理教學資料，保證教學資料管理規(guī)范的同時，延續(xù)了學校教學資料管理多年來形成的分類、保持了一所學校在資料管理上的文化傳承，形成了鮮明的個性。

（2）根據(jù)自身教學資料管理制度和工作流程進行平臺的開發(fā)。我校有一套完善的教學管理制度，規(guī)定了學校日常教學規(guī)范及相關(guān)管理辦法，開發(fā)的教學資料管理平臺主要依據(jù)該管理制度的具體內(nèi)容，分成規(guī)章制度、學籍管理、課務(wù)管理、考務(wù)管理、成績管理、教材管理、教學動態(tài)、教學建設(shè)、下載等九大模塊。各模塊都結(jié)合我校的實際情況，可完成日常教學管理工作中的各項工作。如：網(wǎng)上學生基本信息的采集、學生圖像采集、學籍（歷）注冊、學籍異動、畢業(yè)證辦理；教學任務(wù)的錄入、檢查、安排、落實，校歷、進程表的編制，課程表的排定，學生網(wǎng)上選課，教師通過該平臺辦理調(diào)代課；考試安排、成績報送、查詢；教材征訂，專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容，常用電腦軟件的下載，教學管理歸檔資料上傳等。并在每個模塊中配備完善的工作流程，指導(dǎo)廣大教師的日常工作。還可實現(xiàn)教學管理工作人員、廣大教師利用瀏覽器登錄教學資料平臺，可以查看需要上交的電子資料的種類、上交截止日期、電子教學資料在平臺的上傳情況、對于不合格的資料進行及時修改。教務(wù)部通過本系統(tǒng)采集各系、部、教師的教學資料，對資料的上交情況進行動態(tài)匯總并及時公布。大量信息數(shù)據(jù)的查詢與共享。

（3）充分考慮系統(tǒng)的安全性和便捷性。根據(jù)工作實際，我們認為可依托Microsoft SQL Server、 IIS數(shù)據(jù)庫平臺，Microsoft Visual Studio 2008開發(fā)軟件，C#開發(fā)語言建立一個完整獨立的教學資料管理平臺，這個平臺應(yīng)包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立和維護以及前端應(yīng)用程序、網(wǎng)頁端界面的開發(fā)兩個方面。對于前者要求建立起數(shù)據(jù)一致性和完整性強、數(shù)據(jù)安全性好的數(shù)據(jù)庫，力求教學資料管理平臺的穩(wěn)定性、安全性。而對于后者則要求具備應(yīng)用程序功能完備、易使用等特點，充分考慮界面的友好性、可操作性。

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