試談如何加強會計檔案的管理

［摘要］ 會計檔案是國家經(jīng)濟檔案的重要組成部分，是反映國家經(jīng)濟活動的重要檔案之一，是各單位經(jīng)濟業(yè)務真實客觀的記錄，是檢查各單位遵守財經(jīng)紀律情況的依據(jù)，也是各單位總結經(jīng)營管理經(jīng)驗的重要參考資料。本文主要從增強領導者的法規(guī)意識、提高財務人員的法律意識、會計檔案人員必須具有強烈的責任心等3個方面進行闡述。

［關鍵詞］ 加強；會計檔案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 22 . 006

［中圖分類號］F233 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）22- 0012- 01

會計檔案包括會計信息處理憑證、會計賬簿和財務報告等材料，是反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，其信息真實與否關系到單位及個人政治、經(jīng)濟、前途、命運等問題。

許多年來，中外會計檔案信息失真事件頻頻曝光，丑聞不斷。財政部1998-1999年會計信息質(zhì)量抽查結果顯示，1998年有八成以上會計檔案信息失真，1999年九成以上企業(yè)會計檔案要素失實，如1998年“紅光實業(yè)”事件在證券市場曝光等。會計檔案信息的失真不僅降低檔案信息的質(zhì)量和使用效率，而且嚴重地影響和干擾了正常的社會秩序。對普遍存在的會計檔案信息失真現(xiàn)象，不能簡單地認定是會計人員道德淪喪，事實上，會計人員只是充當工具的角色，沒有得益者的指使，會計人員是不會為了公司或他人的利益去冒險的。鑒于會計檔案整理歸檔的特殊性，筆者認為，會計檔案信息失真主要涉及會計資料形成過程和保管過程。新《會計法》第四條明確規(guī)定：“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責。”這也就明確了單位負責人為會計檔案責任主體，從而抓住了會計檔案信息失真問題的關鍵。要使會計檔案發(fā)揮真實的史料憑證作用，必須從直接領導會計檔案工作者的財務部門領導人抓起，從直接從事會計原始基礎工作的具體財務人員抓起，從直接管理會計檔案的會計檔案人員抓起，才能真正維護會計檔案的真實性。

1增強領導者的法規(guī)意識

許多領導深知會計工作的重要性，一上臺就考慮屬下的財政局長、財務人員的人選問題。如果領導者能夠從黨和國家的利益出發(fā)，按德才兼?zhèn)涞挠萌藰藴屎汀稌嫹ā返囊髞磉x的話，就必然使秩序良好。財會人員遵紀守法，產(chǎn)生的會計檔案是真實可靠的，如果領導要升官發(fā)財，在經(jīng)濟上損公肥私，就必然選用與己臭味相投，能為自己撈取利益的小人。這樣，今后產(chǎn)生的會計檔案必然是假檔案、腐敗檔案，給今后的政治、經(jīng)濟、歷史造成不可估量的損失。2004年2月11日《人民日報》上報道：鄭州永明制藥有限公司董事長王明亮在1994年6月至1998年10月期間，以永明公司購買設備、材料缺乏資金為由，先后多次向多家金融機構貸款2 000余萬元未償還。1999年8月份，永明公司的財產(chǎn)被鄭州市中級人民法院查封扣押。在此期間，為了躲避稽查，王明亮指使人將會計憑證、會計賬簿等資料全部偷偷運出，并由他匿藏。2001年12月31日，王明亮因涉嫌貸款詐騙罪被逮捕。因故意隱匿會計憑證、會計賬簿，涉嫌貸款詐騙觸犯《刑法》，被以隱匿會計憑證、會計賬簿罪判處有期徒刑2年，并處5萬元罰款。

由此可見，想要會計檔案真實可靠，首先要加強領導者的法律意識，領導的檔案質(zhì)量意識，在領導者上崗培訓時，開設《會計法》等課程，讓領導者增強這方面的法律意識，知道法理所在，不敢在財務人員選用上任人唯親。財務人員的使用和更換都要征得上級財務部門的同意。領導再任時，要按規(guī)定進行政務財務公開。從源頭上保證會計檔案真實、完整、合法。

2提高財務人員的法律意識

任何會計機構的會計人員不僅要有過硬的業(yè)務能力，更必須要有高度的責任感和法律意識，才能為國為民當家理好財，才能為歷史留下真實可靠的會計檔案。要以《會計法》為準則，不能以領導者個人喜好為準則，要按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定對原始憑證進行審核，遵循客觀、公正的原則，獨立自主地判斷各項經(jīng)濟業(yè)務是否合法和真實，以確保會計信息的真實和可靠。對不真實的不合法的原始憑證有權不予接受，并向單位負責人匯報，對記載不準確的原始憑證予以退回，并按國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定更正補充，按規(guī)定在指定的銀行設立賬戶，不得按領導旨意，違法設立“小金庫”，會計賬簿登記必須以審核的會計憑證為依據(jù)，并符合相關法律、行政法規(guī)和國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。財務會計報告應當根據(jù)經(jīng)過審核的會計賬簿記錄和有關資料編制。就是說，財務人員必須嚴守《會計法》和其他的法規(guī)、法紀，真正維護好會計檔案的真實性。

3會計檔案人員必須具有強烈的責任心

會計檔案按歸檔的要求，經(jīng)會計機構負責整理、裝訂、編制保管清冊后，移交給本單位檔案機構統(tǒng)一保管，檔案機構有關人員必須以《會計檔案管理辦法》為準則，辦理好接收的各種手續(xù)，檢查好各種檔案資料，保持原冊的封裝，按不同的保管期限排架放置保管。按“八防”要求隨時檢查，確保安全，在做好保管工作的前提下，要按規(guī)定提供利用、銷毀。不得有任何麻痹疏忽或機動靈活。這樣才能使會計檔案真實地反映每個歷史階段的經(jīng)濟、財務運行狀況和有關人員的廉政記錄。所以會計檔案人員既要有強烈的事業(yè)心與高度的責任感、良好的服務意識，又要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。各級領導要給從事專兼職會計檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務學習和培訓的計劃，使他們的業(yè)務知識能更好地適應新時期會計檔案工作的要求。每一位會計人員要牢記原國務院總理朱镕基同志所講過的話：“誠信為本，操守為重，堅持準則，不做假賬”，做一名合格的會計人。