試談如何加強會計檔案的管理

［摘要］ 會計檔案是國家經濟檔案的重要組成部分，是反映國家經濟活動的重要檔案之一，是各單位經濟業務真實客觀的記錄，是檢查各單位遵守財經紀律情況的依據，也是各單位總結經營管理經驗的重要參考資料。本文主要從增強領導者的法規意識、提高財務人員的法律意識、會計檔案人員必須具有強烈的責任心等3個方面進行闡述。

［關鍵詞］ 加強；會計檔案；管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 22 . 006

［中圖分類號］F233 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）22- 0012- 01

會計檔案包括會計信息處理憑證、會計賬簿和財務報告等材料，是反映單位經濟業務的重要史料和證據，其信息真實與否關系到單位及個人政治、經濟、前途、命運等問題。

許多年來，中外會計檔案信息失真事件頻頻曝光，丑聞不斷。財政部1998-1999年會計信息質量抽查結果顯示，1998年有八成以上會計檔案信息失真，1999年九成以上企業會計檔案要素失實，如1998年“紅光實業”事件在證券市場曝光等。會計檔案信息的失真不僅降低檔案信息的質量和使用效率，而且嚴重地影響和干擾了正常的社會秩序。對普遍存在的會計檔案信息失真現象，不能簡單地認定是會計人員道德淪喪，事實上，會計人員只是充當工具的角色，沒有得益者的指使，會計人員是不會為了公司或他人的利益去冒險的。鑒于會計檔案整理歸檔的特殊性，筆者認為，會計檔案信息失真主要涉及會計資料形成過程和保管過程。新《會計法》第四條明確規定：“單位負責人對本單位的會計工作和會計資料的真實性、完整性負責。”這也就明確了單位負責人為會計檔案責任主體，從而抓住了會計檔案信息失真問題的關鍵。要使會計檔案發揮真實的史料憑證作用，必須從直接領導會計檔案工作者的財務部門領導人抓起，從直接從事會計原始基礎工作的具體財務人員抓起，從直接管理會計檔案的會計檔案人員抓起，才能真正維護會計檔案的真實性。

1增強領導者的法規意識

許多領導深知會計工作的重要性，一上臺就考慮屬下的財政局長、財務人員的人選問題。如果領導者能夠從黨和國家的利益出發，按德才兼備的用人標準和《會計法》的要求來選的話，就必然使秩序良好。財會人員遵紀守法，產生的會計檔案是真實可靠的，如果領導要升官發財，在經濟上損公肥私，就必然選用與己臭味相投，能為自己撈取利益的小人。這樣，今后產生的會計檔案必然是假檔案、腐敗檔案，給今后的政治、經濟、歷史造成不可估量的損失。2004年2月11日《人民日報》上報道：鄭州永明制藥有限公司董事長王明亮在1994年6月至1998年10月期間，以永明公司購買設備、材料缺乏資金為由，先后多次向多家金融機構貸款2 000余萬元未償還。1999年8月份，永明公司的財產被鄭州市中級人民法院查封扣押。在此期間，為了躲避稽查，王明亮指使人將會計憑證、會計賬簿等資料全部偷偷運出，并由他匿藏。2001年12月31日，王明亮因涉嫌貸款詐騙罪被逮捕。因故意隱匿會計憑證、會計賬簿，涉嫌貸款詐騙觸犯《刑法》，被以隱匿會計憑證、會計賬簿罪判處有期徒刑2年，并處5萬元罰款。

由此可見，想要會計檔案真實可靠，首先要加強領導者的法律意識，領導的檔案質量意識，在領導者上崗培訓時，開設《會計法》等課程，讓領導者增強這方面的法律意識，知道法理所在，不敢在財務人員選用上任人唯親。財務人員的使用和更換都要征得上級財務部門的同意。領導再任時，要按規定進行政務財務公開。從源頭上保證會計檔案真實、完整、合法。

2提高財務人員的法律意識

任何會計機構的會計人員不僅要有過硬的業務能力，更必須要有高度的責任感和法律意識，才能為國為民當家理好財，才能為歷史留下真實可靠的會計檔案。要以《會計法》為準則，不能以領導者個人喜好為準則，要按照國家統一的會計制度的規定對原始憑證進行審核，遵循客觀、公正的原則，獨立自主地判斷各項經濟業務是否合法和真實，以確保會計信息的真實和可靠。對不真實的不合法的原始憑證有權不予接受，并向單位負責人匯報，對記載不準確的原始憑證予以退回，并按國家統一的會計制度的規定更正補充，按規定在指定的銀行設立賬戶，不得按領導旨意，違法設立“小金庫”，會計賬簿登記必須以審核的會計憑證為依據，并符合相關法律、行政法規和國家統一的會計制度的規定。財務會計報告應當根據經過審核的會計賬簿記錄和有關資料編制。就是說，財務人員必須嚴守《會計法》和其他的法規、法紀，真正維護好會計檔案的真實性。

3會計檔案人員必須具有強烈的責任心

會計檔案按歸檔的要求，經會計機構負責整理、裝訂、編制保管清冊后，移交給本單位檔案機構統一保管，檔案機構有關人員必須以《會計檔案管理辦法》為準則，辦理好接收的各種手續，檢查好各種檔案資料，保持原冊的封裝，按不同的保管期限排架放置保管。按“八防”要求隨時檢查，確保安全，在做好保管工作的前提下，要按規定提供利用、銷毀。不得有任何麻痹疏忽或機動靈活。這樣才能使會計檔案真實地反映每個歷史階段的經濟、財務運行狀況和有關人員的廉政記錄。所以會計檔案人員既要有強烈的事業心與高度的責任感、良好的服務意識，又要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。各級領導要給從事專兼職會計檔案工作的人員創造業務學習和培訓的計劃，使他們的業務知識能更好地適應新時期會計檔案工作的要求。每一位會計人員要牢記原國務院總理朱镕基同志所講過的話：“誠信為本，操守為重，堅持準則，不做假賬”，做一名合格的會計人。