淺談合并后高校檔案管理存在的問題及應對措施

摘 要：文章針對高校合并以后在實現教育資源共享、優勢互補、增強競爭力等方面確實是一個質的飛躍。但對高校檔案管理工作帶來一定的沖擊。筆者列舉檔案工作目前存在問題，提出相應的應對措施。

關鍵詞：高校 檔案管理 問題 應對措施

作者簡介：鄧洪，男，67年出生 ，專科畢業，檔案館館員。

我院是由原涪陵水電校、涪陵財貿校、涪陵農校三所學校合并組建成為高職院校。對合并后高校的檔案管理工作也面臨巨大的挑戰，那么如何做好高校檔案管理工作，最大限度地發揮檔案的作用，是值得認真探討的一個新課題。筆者就目前檔案管理存在的問題，談幾點看法。

一、合并后高校檔案管理中存在的問題

（一）檔案的立卷、歸檔的問題

合并高校期間現行的檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，人員流動量大而且快， 工作狀態不穩定，人員的隸屬關系時常會有變化等原因，檔案管理工作出現了一些新情況新問題，1、思想認識不到位。一部分人認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管性的事務工作， 只要“守好攤”、不丟失、不泄密、能應付外調、查檔就行了。2、存在“檔案無用論”現象，為了方便和省事，責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。

（二）檔案的集中管理問題

合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區管理的模式。在這種情況下，合并高校面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題，檔案工作因其效益滯后等特點，此時更不易擺上領導案頭，加之并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等，這些共同成為并校后檔案難以集中管理的重要因素。

（三）檔案管理網絡建設問題

合并后，原有的檔案工作領導和檔案員隨并校后歸屬崗位的變化而發生了變化，并校前的各校經多年努力建設的檔案網絡隨之解體，新的檔案網絡建設因并校后存在溝通等一系列實際問題。造成這一問題的主要原因，客觀上看，在于校址不集中所致；主觀上看，仍在于檔案工作沒有被提上議事日程、檔案隊伍的穩定未引起領導的高度重視等因素造成。

（四）檔案排序、管理重新理順問題

由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老校基本沿用文書類、科技類的分類方法，成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。

二、合并高校檔案管理應對措施

（一）加強對檔案人員思想觀念的轉變

1、在思想觀念上創新，增強檔案意識。檔案不僅是保管好，重要的是將檔案相關的信息轉化為知識，為組織服務。把檔案工作與教職工個人前途發展緊密聯系在一起，以喚起教職工們對檔案工作的意識，讓檔案工作為高校教育事業發展發揮積極作用。

2、提高檔案工作者素質。檔案管理者在新時期必須品行端正，愛崗敬業，要有求實嚴謹的工作作風和開拓創新精神。業務上檔案管理知識精通，開發利用能力強。

3、在工作方式和手段管理上創新。檔案工作者在管理機制和管理模式上不斷創新，要從傳統的檔案管理封閉的思想觀念中轉向開發利用檔案信息資源，利用現代化信息技術，開發利用檔案信息資源為社會服務，切實在改革創新中提升社會效益。

(二)完善檔案管理制度，探索管理制度新模式

高校可依據學校具體情況成立獨立的檔案管理工作部門，將全校檔案管理人員與檔案管理職能集中起來，統一管理高校的各類檔案，改變高校現行檔案管理分散、各自為政的狀況。統一檔案管理標準、開展檔案評估目標管理，穩定檔案隊伍與檔案管理的現代化建設。此外，高校亦可通過采取檔案托管的方式管理檔案，既節約人力與物力資源，又有利于實現檔案的動態管理。在管理手段上要改變傳統的手工操作方式，通過現代化手段，加以科學的方法和技術來收集、整理、鑒別、裝訂、保管和利用檔案。

(三) 加快信息資源開發， 重點抓好數據庫建設

開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主題。當前若能把數據庫的完善提高和個單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形式開放的分布式數據庫群，將大大提高檔案管理現代化水平。信息化建設一是要建立高校檔案信息通用數據庫，實現檔案數字化，通過相應管理軟件或網絡對其進行管理、使用。二是要建立并完善高校檔案數據庫管理系統，只有高效的利用檔案信息通用數據庫中的各類信息資源才能將檔案的日常管理工作通過計算機來實現信息化管理。三是要建設高校檔案信息網站，通過該網站使檔案信息服務直接面向用戶，既滿足公眾的知情權又有利于加強校與校之間、科研單位之間、社會各方面間的信息交流與溝通。

（四）提高檔案管理人員自身素質

現代檔案主要體現在檔案信息技術的發展和應用，要熟練掌握計算機網絡等信息處理技術，作為檔案管理人員業務素質必須要有較大的提高。

1、在工作中自我提高綜合素質

這是提高檔案管理人員素質的最有效的途徑之一。實踐是檢驗真理的唯一標準，檔案工作是一項實踐性更強的技術性工作，在工作中會遇到各種各樣的問題，因此，在工作中應采取積極的態度，發現自身的不足，及時充電，使自身處在不斷學習的過程中，在工作中邊學習邊摸索并積累工作經驗，在領悟中升華，更新自身的知識結構，以適應新時代檔案工作的要求。

2、在職培訓

在職培訓是檔案管理人員臨時組織的對館員業務知識、技能的培訓，因此結合科學技術發展和實際工作需要，對檔案人員進行有針對性的知識更新培訓。可聘請專家，專業技術人員舉辦各種類型的培訓，熟練地運用檔案管理系統軟件知識的學習與掌握。

三、結束語

當今時代是一個科技、經濟、信息競爭的時代，為了適應激烈的競爭和長遠發展的要求，高校檔案工作應立足并校后的現實狀況，及時把握機遇，不斷開拓創新，采取有效措施，為今后提供高質量的檔案信息服務奠定堅實的基礎。

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