談醫(yī)院科室教學(xué)檔案管理模式創(chuàng)新

摘 要：針對醫(yī)院科室教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，我院在管理模式、管理內(nèi)容以及管理措施等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究和積極創(chuàng)新，把科室教學(xué)檔案作為醫(yī)院文化建設(shè)中的一項重要內(nèi)容來抓，通過一系列的精心運(yùn)作，取得了顯著成效，為醫(yī)院迎查評估達(dá)標(biāo)提供了可靠保證。

關(guān)鍵詞：科室教學(xué)檔案；管理；創(chuàng)新

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2011）36-0270-02

檔案是醫(yī)院重要的信息資源和寶貴財富，是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)。科室檔案是科室工作查考的憑證，是醫(yī)院各科室在醫(yī)療、護(hù)理、醫(yī)技、教學(xué)、科研以及管理活動中形成的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，也是迎接醫(yī)院評審及各項工作檢查的重要資料。其中教學(xué)檔案占醫(yī)院科室檔案相當(dāng)大的比例，搞好科室教學(xué)檔案管理對提升醫(yī)院的教學(xué)管理水平具有非常重要的意義。近幾年來，我院對科室教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了探索創(chuàng)新，并取得了顯著成效。

1.過去醫(yī)院科室教學(xué)檔案管理普遍存在的問題

回顧歷次醫(yī)院質(zhì)量檢查和教學(xué)醫(yī)院評估工作過程，發(fā)現(xiàn)科室教學(xué)檔案材料存在的問題較多，材料不健全、不規(guī)范、不系統(tǒng)、不完整，在很大程度上影響了檢查和評估成績，同時也顯現(xiàn)出教學(xué)檔案管理工作意識相對滯后，管理手段相對落后，從而影響了醫(yī)院檔案管理的水平。主要影響因素是：

（1）科室檔案管理組織不健全

在此之前，作為三級醫(yī)院的院級各種規(guī)章制度、各級各類人員崗位職責(zé)比較健全，但涉及科室教學(xué)檔案管理制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的檢查考核標(biāo)準(zhǔn)和措施，教學(xué)檔案管理體系不健全，職責(zé)不明確。作為醫(yī)院的綜合檔案室屬于非職能科室，沒有明確管理科室教學(xué)檔案的義務(wù)，不具備管理職能，致使教學(xué)檔案處于脫管狀態(tài)。再者，醫(yī)院也沒有成立教學(xué)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)控小組，科室教學(xué)檔案缺乏必要的督導(dǎo)管理，在質(zhì)量控制方面也得不到保證。

（2）職工對科室教學(xué)檔案管理意識淡薄

科室教學(xué)檔案對醫(yī)院教學(xué)管理工作有著重要的作用，是記錄教學(xué)活動備查的有效途徑，但是廣大醫(yī)護(hù)人員意識淡薄，認(rèn)為只要干好自己的本職工作，管好實(shí)習(xí)生不讓發(fā)生醫(yī)療事故，履行好醫(yī)院教學(xué)計劃和實(shí)習(xí)大綱就行了，導(dǎo)致科室整個教學(xué)活動只發(fā)生沒有記錄，每逢教學(xué)檢查和評估達(dá)標(biāo)時，各科室加班加點(diǎn)整理補(bǔ)充缺項材料，檢查評估工作一結(jié)束，科室檔案管理的后續(xù)工作也隨之結(jié)束，科室教學(xué)檔案時斷時續(xù)，缺乏長效機(jī)制。

（3）科室教學(xué)檔案內(nèi)容不規(guī)范

科室教學(xué)檔案沒有制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，分類不清晰、不系統(tǒng)、不完整，資料放置混亂，查找起來困難，隨意性強(qiáng)，避免不了重復(fù)保存現(xiàn)象，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。由于管理不善，有的科室因科室調(diào)整，教學(xué)檔案資料出現(xiàn)空白。

（4）教學(xué)檔案管理者知識缺乏，業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高一般沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在工作經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏與時俱進(jìn)的創(chuàng)新和活力。

2.科室教學(xué)檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)容和舉措

我院針對以上問題，自2004年開始對科室教學(xué)檔案實(shí)施了管理創(chuàng)新研究，通過近幾年的努力，檔案管理質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)提高，目前我院教學(xué)檔案基本上實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和精細(xì)化管理。

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視，把檔案管理作為醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容。將檔案管理真正看成是醫(yī)院文化的重要組成部分，在醫(yī)院文化管理的整體要求和規(guī)劃下，完善檔案管理職能。積極灌輸“沒有記錄就等于沒有發(fā)生”的檔案管理理念，使其成為不僅要扮演實(shí)體管理的角色，還要成為概念、知識的提供者，充分運(yùn)用檔案中記載的知識服務(wù)于醫(yī)院文化建設(shè)。將科室所進(jìn)行的教學(xué)活動等重要材料，及時進(jìn)行收集歸檔，并通過整理、歸納、提煉，使其發(fā)揮它應(yīng)有的作用。

（2）創(chuàng)建新的檔案組織管理體系。醫(yī)院為加大檢查督導(dǎo)力度，設(shè)立專門檔案管理科，屬于職能科室，全面負(fù)責(zé)醫(yī)院科室檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上，成立科室教學(xué)檔案質(zhì)量督導(dǎo)小組，每月負(fù)責(zé)對科室教學(xué)檔案進(jìn)行督導(dǎo)檢查，并制定量化賦分表對教學(xué)實(shí)施情況進(jìn)行量化打分，匯總后統(tǒng)一報檔案管理科存檔。科室設(shè)立教學(xué)檔案秘書，科主任是檔案管理的第一責(zé)任人，要求每個科室主任必須指定一名科室檔案秘書，兼管檔案，并對科主任負(fù)責(zé)。

（3）強(qiáng)化制度落實(shí)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化運(yùn)作。針對教學(xué)檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)從制度入手，根據(jù)“山東省綜合醫(yī)院評價標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則”的有關(guān)要求，制定了醫(yī)院科室檔案管理辦法和檢查量化賦分表，細(xì)化崗位責(zé)任制，確定管理制度、分類方法、歸檔范圍、保管要求，從制度上做到有據(jù)可依。同時，制定了獎懲條例，與科室效益工資掛鉤，從而使醫(yī)院檔案工作步人制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。

（4）加大宣傳力度，提高醫(yī)護(hù)人員參入檔案管理的積極性。利用各種會議、印發(fā)文件等形式加大科室檔案管理宣傳力度，使廣大醫(yī)護(hù)人員對科室檔案管理的重要性和必要性有更深入的了解，提高他們參與檔案管理的主動性和積極性，推動科室檔案管理工作上水平、上臺階。同時借助醫(yī)院院訊視點(diǎn)這一信息平臺，及時報道檔案管理的新方法、新舉措以及檢查的結(jié)果和獎懲等，將科室檔案管理工作引向深入。

（5）科室教學(xué)檔案形式統(tǒng)一，保管規(guī)范。醫(yī)院根據(jù)教學(xué)管理和評估標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理條例，實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理，配備了檔案柜和檔案盒，并按教學(xué)大綱的要求及檢查評估體系標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范了具體內(nèi)容，主要包括：教學(xué)基本文件、臨床實(shí)習(xí)教學(xué)、實(shí)習(xí)科室考試考核、政治思想四大部分。同時，結(jié)合檔案管理要求，醫(yī)院規(guī)定每學(xué)年結(jié)束科室都要對教學(xué)檔案進(jìn)行一次整理，裝入檔案袋封存，每5年為一個周期。對保存期滿5年且沒有續(xù)存價值的檔案，科室要列出銷毀清單，經(jīng)主管職能科室及分管院長審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀，銷毀清單由科室存檔。

3.取得的成效

（1）發(fā)揮了檔案參考與憑證作用

檔案是單位、科室管理的大腦，是實(shí)踐活動的原始記憶載體，具有很強(qiáng)的歷史憑證作用，為醫(yī)院迎接各項檢查和評估提供了有力依據(jù)。同時檔案對提高醫(yī)院及科室管理有著重要的工具價值和信息價值。

（2）促進(jìn)了教學(xué)管理水平的提高

檔案是創(chuàng)新管理思維的知識平臺，是單位、科室全體人員集體智慧的結(jié)晶，檔案管理水平的高低體現(xiàn)著單位、科室管理的水平。規(guī)范教學(xué)檔案管理后，醫(yī)院的教學(xué)活動自始至終都有詳細(xì)的記載，一旦通過檢查發(fā)現(xiàn)缺少記錄或記錄不完整，醫(yī)院將追究科主任的責(zé)任，年底實(shí)行獎懲，這一有效措施，在一定程度上強(qiáng)化了科室檔案管理，提高了管理水平。

（3）發(fā)揮了檔案信息教育和傳承作用

檔案在利用過程中發(fā)揮了教育作用，起到“前人之鑒后世之師”的作用；檔案是信息資源最好的傳承媒介，通過檔案這一信息載體，可以將核心制度實(shí)施、各項教學(xué)活動的開展等有價值的東西傳承下去。不論人事如何變動，工作的脈絡(luò)和足跡始終清晰可見。

（4）有利于培養(yǎng)管理人才

檔案工作，全員參與，但具體管理一般由科檔案秘書負(fù)責(zé)，科室教學(xué)秘書參與檔案管理的同時，學(xué)到了很多業(yè)務(wù)以外的管理知識，提高了自己的管理能力、協(xié)調(diào)溝通能力和寫作能力，為將來醫(yī)院培養(yǎng)提拔管理干部提供了有力依據(jù)。

（5）有利于從容應(yīng)對各級檢查和評估達(dá)標(biāo)工作

在歷年的教學(xué)檢查與評估工作中，檔案材料是必查內(nèi)容，都需要科室提供完整、規(guī)范的文件資料。醫(yī)院的教學(xué)檔案管理工作做好了，檔案材料健全規(guī)范了，就能從容應(yīng)對一切達(dá)標(biāo)評審評估和考核檢查。

總之，科室教學(xué)檔案管理是一項復(fù)雜而艱巨的工作，需要持之以恒常抓不懈，雖然我院教學(xué)檔案管理工作取得了一定成效，在醫(yī)院檔案管理中產(chǎn)生一定的作用，也得到了上級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)院校的普遍認(rèn)可，但還需要進(jìn)一步規(guī)范和完善，在管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)和信息化建設(shè)上下工夫，發(fā)揮它的高效機(jī)制并積極推廣應(yīng)用，真正體現(xiàn)檔案的服務(wù)價值和利用價值。

參考文獻(xiàn)：

[1]郝培來.醫(yī)院科室檔案管理創(chuàng)新[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志，2010，12，（6）：426-427.