高校檔案管理的現狀與對策分析

摘要：檔案管理是高校管理中非常重要的一項內容，而很多學校卻把檔案管理工作放在一個被忽視的位置上，這對于學校檔案管理的建設和發展是很大的制約，筆者對高校檔案管理的現狀、存在的問題及發展對策談談自己的認識。

關鍵詞：高校；檔案管理；現狀；對策分析

[中圖分類號]：G647[文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2011)-23-0231-01

高校檔案是高校發展建設中不可缺少的組成部分，而目前高校發展中，我們發現，很多學校在基礎教學設施建設中投入主要精力，但是對于檔案管理等軟條件輔助實施建設方面卻往往放在一個被忽視的位置，那么目前高校檔案管理工作處在一個什么樣的境地呢，筆者就相關的問題做全面的調查與分析研究。

對于檔案管理而言，我們首先需要了解的就是檔案管理人員的基本狀況，所以我們選擇本省部分高校的檔案管理部門作為本次調查研究的主要對象，并查閱相關的資料進行歸納和總結，在調查中我們發現，目前在本地區高校檔案管理工作中，一般專職人員配置在一到三人左右，其余人員往往都是學校采取外聘的方式長期聘請的工作人員，這和其他部門人員配置上的差異性就說明在對于檔案管理工作和檔案管理人員的引進方面，并沒有引起學校的足夠重視。而在檔案管理工作崗位上工作的人員中，我們調查發現，屬于檔案管理專業的在各個單位基本上都是一到兩個人，甚至在一些單位檔案管理人員中不存在專業技術人員，其中從其他崗位尤其是教學崗位或者行政部門退居下來的教師來擔任該項工作的占到被調查對象的百分之七十五左右，還有一些特殊原因造成的人員引進中安排在這些崗位上的人員也占據了被調查的四分之一左右。這說明在檔案管理方面，非專業技術人員占據了大多數，另外，從相關院校最近今年的人才引進計劃中，我們發現有檔案管理人才引進的幾乎為零，這說明在學校的整體發展和人才引進方面檔案管理被忽視了。

從檔案管理人員的學歷來看，我們發現在大多數檔案管理人員中，中專和大專學歷的人員居多，尤其是一些有過多院校合并經歷的高校，在面對人員復雜的高校時，學校往往把一些非專業技術崗位的人員都會調整和安排在教輔崗位上，所以從檔案管理人員的學歷來看，和一線教師相比較，學歷普遍較低，而且我們在調查中也發現，面對學歷相對較低，最近五年，檔案管理工作人員有過精修和深造的人數僅僅占到被調查對象的十分之一不到，這并非沒有進修的機會，而是很多管理人員對于進一步提高學歷沒有過高的期望。這說明在高校發展中，大多數高校對于教師人員的業務素質能力相對比較看重，所以把主要政策都集中在教師標準認定上，對于教輔崗位的要求相對較低，所以這種相對比較安逸的生活讓這部分工作人員可以把自己的目標定的相對較低，所以他們在面對壓力較小的崗位時，往往給他們提供了選擇的機會。

在職稱方面，我們發現，被調查的學校當中，檔案管理人員的職稱結構主要以中低職稱為主，其中初級職稱有22人，中級職稱有20人，高級職稱有6人，這說明在職稱結構中，有高級職稱的管理人員較少，而初級和中級職稱的管理人員相對較多，占到了被調查對象的五分之四左右，這個調查結果說明在排除年齡對職稱影響的因素之外，中低職稱人數居多的主要原因在與職稱評審中對于管理人員學歷的要求相對較高，導致一些學歷相對較低的工作人員很難在面對快速提升的學歷評審中占據優勢，所以一些教師在面對學歷要求時，往往選擇了放棄。

從上述高校檔案管理的現狀和存在的問題，我們認為改變目前這種狀況的主要措施有：

首先是我們需要呼吁學校的管理人員對于高校檔案管理工作方面給予更多的關注，并能夠在學校相關政策的制定和實施中，把檔案管理工作人員作為一個特殊群體進行考慮，因為檔案管理牽扯到學校相關資料的保密問題，所以需要穩定的的工作團隊，所以我們需要對這個管理團隊指定特殊的照顧。其次，對于高校檔案管理工作而言，在專業技術方面，雖說并非需要過于高的技術要求，但是作為管理崗位而言，我們更多的時候還是需要有專業技術人員來承擔相應的關鍵技術工作，所以在人才引進方面，我們希望學校能夠考慮在人才引進中把檔案管理人員的引進列入計劃，并根據計劃逐年補充人員。其三，對于一些升格或者合并院校而言，在逐步進行師資資源整合過程中，應該把一些具有相關專業技術特長的人員進行相應工作崗位的安排，利于檔案管理工作的有序進行。其四，對于檔案管理人員，應該進行相應的進修和專業技能培訓，因為隨著高校的不斷發展，傳統的管理和工作模式可能很難適應今后的工作，所以對工作人員的業務能力培訓一方面幫助他們取得更高的學歷，在專業技能理論和實踐方面有更突出的表現，另外一方面，通過新技能的培訓，讓工作人員更能適應新時期工作的需要，更好地做好服務工作。

學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，主動提供檔案利用服務，做到檔案管理工作管理方法科學化，管理手段高效化，檔案管理工作標準化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分體現，推進教育事業的發展。

綜上所述，對于高校檔案管理工作而言，其目前工作的主要承擔還是依靠人來完成，所以工作人員的整體工作能力和工作素質對于檔案管理工作的成效有非常重要的影響，在高校進入快速發展階段時期，我們有理由相信，培養一起高素質、高技能、高水平的檔案管理人員對于學校檔案管理而言是至關重要的，當然，我們在面對學校的政策制定月人員現狀等不可一蹴而就的問題時，我們也需要從工作人員內部開始，不斷地通過自主學習和發揚進取的精神，在不斷充實自我的過程中為學校的發展貢獻自己的一點力量。

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