淺談文書檔案的自動化管理

摘 要 本文從文書檔案管理的現實情況出發，提出文書檔案在自動化管理的具體內容以及在管理過程中應該注意的一些問題，并針對其中的具體問題提出解決措施。

關鍵詞 自動化 文書檔案 問題 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

信息和網絡在當今世界的飛速變化，深刻地影響著人們的思維方式和生存方式。計算機的廣泛應用，使辦公自動化成為我們工作中主要的管理方式，其中應用自動化進行文書管理檔案就是一個典型。自動化文書檔案管理，通過計算機技術及網絡技術，對檔案數據等信息進行加工、處理、存儲和提供利用，通過網絡實現共享并服務于社會。

一、自動化文書管理檔案的具體內容及其應注意的問題

（一）文書檔案數字化。

文書檔案通過數字化管理，實現了文件與檔案間的有效轉換，防止了文件信息的損耗，直接減輕了檔案工作人員的勞動強度，提高了工作實效，減少了很多重復性勞動，簡化了文件與檔案管理的程序，提高了工作的效率；實現了文檔一體化管理，通過計算機系統對文件進行整理、編目、檢索，利用，使文檔達到遠程傳遞和異地處理與查詢，節約了時間空間。利于文書檔案信息的開發和利用，充分發揮高科技信息資源的社會效益和經濟效益。

（二）文書檔案應用數字化。

文書檔案應用數字化使文檔能更早地更廣泛地發揮作用。使用者可以利用高科技手段，在瞬間得到自己需要的文檔信息。

（三）電子文件的保密性。

強大的信息處理能力是計算機的主要優勢，這使得文件在輸入、存儲、傳輸、提供利用等方面都大大提高了工作效率。這使得文件保密性變弱，相對于紙質文件來講，其內容發生變化的可能性要大得多。

（四）原件保存的問題。

網上竊密技術也在不斷地更新變化，任何進入網絡中的文件再想做到絕對保密就困難多了。況且電子文檔不可能保存原來特定的痕跡，電子文件的輸出可以根據人們的需要變換不同的字體、字號和格式，生成電子文件的文檔。這些問題的存在都對電子文件的保密性、原件的保存問題提出了嚴峻的考驗。

（五） 檔案管理人員的素質問題。

檔案管理工作本身就是一個保密性很強的工作，要求工作人員有無私的奉獻精神、很高的職業能力和強烈的責任感，并要掌握良好的管理理論、原則和方法。然而，運用現代化設備管理對檔案工作者提出的要求有，一方面工作人員要有較高的文化素養，還要有較高的知識層次和先進技術水平。另一方面就是要求工作人員精益求精，踏實認真的工作作風，做到事無巨細。

二、針對以上問題提出解決措施

（一）提高檔案的保密性。

應該實現系統內外網分離的措施，有效運用路由器和防火墻的技術。路由器可以過濾掉被屏蔽的IP地址和服務。防火墻起到一個雙層保護的功能，它可有效過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測。

（二）提高硬件設施水平。

加大硬件投資力度，引進當今社會上的先進生產設備，硬件設施水平的提高，是保證工作有序進行的基礎，辦公自動化管理部門要與領導進行溝通，爭取得到領導在資金上的大力支持。

（三）提高工作人員的素質。

首先，有關部門要提高硬件水平，使得檔案管理人員能夠有機會獲得學習和操練的機會，在練習中得到提高。其次，實行“自學為主，培訓為輔”的原則，一方面，檔案管理者要不斷學習新知識，提高自身素質；另一方面，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，定期實行培訓，傳達最新科技成果，并把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。

（四）轉變觀念，提高領導的重視度。

由于檔案工作與文件工作分家的原因，使文檔管理各自為政，自動化文書管理需要兩部門的領導對文檔一體化有著充分的認識，改變文檔管理分離的局面。應通過多個部門相互合作，多渠道，多層次地培訓來提高文檔工作人員的業務素質和思想認識，增強推行文檔自動化的自覺性，而領導的重視程度起到了決定性作用。只有在領導的高度重視下，才能真正將自動化管理落到實處。

（五）全面的推行自動化管理的意義。

隨著自動化文書管理的發展，電子檔案的產生，利用計算機實現辦公自動化給工作和經濟的發展帶來了巨大的好處，是經濟發展的必然趨勢。辦公自動化管理的管理理念、管理方式和管理手段與傳統的文書檔案管理有所不同，它將計算機網絡技術與現代化辦公設備等有機結合，實現信息的自動發送、傳遞、接收和儲存，提高了信息的準確性和傳遞性。所以，應全面推行辦公自動化文書檔案管理，加快工作步伐。

總之，利用自動化進行文書檔案的管理是當下科技發展的總趨勢，是歷史發展的必然。文書檔案工作人員必須完成由傳統的管理模式向現代管理模式的轉變，由傳統的管理理念向現代管理理念轉變，同時在管理實踐中應用，使文書檔案管理工作趕上時代步伐，適應文書檔案管理現代化的時代需要，為社會提供更好更有效的服務，使文書檔案管理工作發揮出應有的經濟效益和社會效益。

（作者單位：南京機電液壓工程研究中心情報檔案中心）

參考文獻：

[1]陳黎娜．電子文件的歸檔管理和有效利用．情報探索.2007

[2]李向前.黃鶯.淺談文檔一體化與辦公自動化．河北職業技術學院報．2006

[3]曾淑珍．辦公自動化環境下的文檔一體化管理初探．陜西檔案．2009

[4]張凌燕、公立華.文書檔案管理的辦公自動化應用.科技信息.2010

[5]周暉蓉.文書檔案管理的辦公自動化應用.內科技.2006.3．

[5]湯穎.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用.科技風.2010.12.