淺談城建檔案數字化管理利用的設計與實現

摘 要:數字化管理在城建檔案管理中的應用提高了城建檔案的接收、保管、查閱等方面的工作效率，為城建檔案管理節省了大量的紙張投入，使城建檔案管理更客觀、更準確、更全面、更真實、更規范。本文作者就城建檔案數字化管理利用的設計與實現進行了論述。

關鍵詞:城建檔案數字化管理利用設計實現

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1674-098X(2011)08(c)-0250-01

隨著我國城市的快速發展，越來越多的城建檔案隨之產生或發生變動，傳統的城建檔案管理方法的低效、高投入、高勞動量、準確度差等缺點逐步突顯出來，此時的城建檔案管理方法已經不適合信息時代城市的發展。數字化管理在城建檔案管理上的應用為其找到了新了春天。為了更好的將數字化管理應用到城建檔案工作中去，必須創建數字化管理操作平臺，利用信息技術和設備在數字化系統內對城建檔案進行日常管理工作。因此，合理的設計數字化城建檔案管理系統是其實現的重要前提。

1 城建檔案數字化管理利用的設計與實現的原則

由于城建檔案是城市發展的基礎信息，是城市規劃的重要依據，對其進行數字化管理必須要有業內的原則，因此，在設計數字化系統和數據庫的建立時，要根據國家標準和國際校準的要求，對系統的設計與實現上要有規范性，通用性要強，不同設計單位的設計的系統和數據庫形式可以不同，但其兼容性要強，能夠實現城建檔案在信息接收與傳輸上快速，高效，無兼容問題。

2 城建檔案數字化管理利用的設計與實現的必要性

隨著城市的發展，以紙張為實體珠城建檔案管理，不但顯示出勞動量大，效率低，全面性差等缺點，還在庫存空間上造成地理空間的大量占用。而數字化管理使用計算機、磁盤、網絡等技術設備實現城建檔案的電子信息管理，完全從紙張實體步入了虛擬狀態，不但在占用空間上進行了大量的壓縮，還解放了勞動力，使管理人員從搬運厚重的紙質實體轉入到信息掃描上。可見檔案數字化管理是大勢所趨。

3 城建檔案數字化管理利用的設計與實現

3.1 城建檔案工作流程上的數字化管理利用的設計與實現

城建檔案管理工作的整個過程，為了實現數字化管理利用，在設計與實現數字化操作系統平臺時，要考慮到每個環節的信息采集與抽取，還要考慮到系統的安全保護問題。在設計時，要將信息的接收、保管、維護與查閱等和安全進行綁捆，并要設有跟蹤系統，對每位使用者都有相應的系統跟蹤記錄。這樣一來，在對數字化系統平臺進行操作時，就會大大增加系統的安全性，減少城建檔案的丟失與破壞的機率，并且為日常維護打上安全之鎖。而且，在對城建檔案數字化系統的設計時，要針對不同環節進行不同的子系統設計，這些子系統與總系統有接口方便信息在數據庫內傳輸。另外，在數字化管理利用的設計與實現上，要考慮到人性化的特點，針對不同身份的人要有不同的訪問口令，有效防止黑客的侵襲，造成數據的修改與破壞。

3.2 城建檔案數據庫的設計與實現

隨著科技的進步，城建檔案數字化管理實現了聲像檔案材料與電子檔案材料的共存，使城建檔案更方便的服務于城市發展。

3.2.1 聲像檔案數據庫的設計與實現

聲像檔案材料與與紙質檔案材料屬性與管理體系有很大的不同，設計數據庫要為聲像數據建立相對獨立的表格與視圖[2]。首先，在接收每個聲像工程檔案前，建設單位和城建檔案館聲像科聯系，建立工作聯系單，便于聲像科對其進行業務指導和管理統計。接收的聲像工程檔案里包含照片檔案和影像檔案，分別保存和管理。同時對應案卷下的文件信息均錄入數據庫，并上傳相應照片掃描件和影像文件，達到檔案資料數字化，促進數字化管理和檢索。

3.2.2 電子檔案材料數據庫的設計與實現

電子檔案材料分為館藏紙質檔案材料和新接收的文字檔案材料。在進行數據庫的設計與實現時，要考慮到錄入的便捷性，針對不同用途創建不同的數據庫。如建立數據文件數據庫、應用數據庫、主題數據庫和信息檢索系統數據庫[3]等。這些數據庫有不同的操作平臺，管理者能夠輸入口令進行系統維護與管理，而外來查閱人員則不用口令，進入信息檢索系統數據庫直接進行信息的查閱、下載、遠程上傳等，不能對系統進行修改等其他操作，提高了數據庫的安全性。

4 結語

城建檔案數字化管理利用的設計與實現，實現了城建檔案管理從傳統紙張管理過渡到信息化管理，提高了城建檔案數據信息的快速接收與查閱，方便了日常管理與維護，加強了城建檔案的安全性管理。因此，為了城建檔案更好的實現數字化管理，必須遵循其設計原則，在城建檔案管理工程流程和數據庫上進行數字化管理利用的設計與實現，保證城建檔案在低投入下實現高效、全面、準確、方便的目的。

參考文獻

[1]牛田波，黃寶香，韓勇.城建檔案數字化管理利用的設計與實現[J].城建檔案，2010(8).

[2]段營營，孔繁生，孔倩倩等，城建聲像檔案數字化管理的設計與實現-以青島市數字城建檔案館項目為例[J].城建檔案，2009(11).

[3]王淑珍，張志敏.數字城建檔案館與集成化管理[J].城建檔案，2004(1).