辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方法與實(shí)施策略

摘 要:隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以往的辦公方法已不能滿足現(xiàn)代辦公的要求，所以，運(yùn)用自動化系統(tǒng)的辦公設(shè)計(jì)是非常重要的，本文詳細(xì)的介紹了辦公體系的設(shè)計(jì)方法和實(shí)施的策略。

關(guān)鍵詞:辦公自動化 設(shè)計(jì)方法 實(shí)施

中圖分類號:TP317.1文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1674-098X(2011)10(c)-0015-01

社會的不斷進(jìn)步，促進(jìn)了信息技術(shù)的快速發(fā)展。特別是在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊以及多媒體制作和數(shù)據(jù)庫開發(fā)等方面取得了重大的突破。更好的提高了企事業(yè)辦公自動化的發(fā)展。在以往的辦公模式中，雖然在應(yīng)付突發(fā)事件方面有著很強(qiáng)的靈活性，但是需要人工進(jìn)行傳遞、處理、統(tǒng)計(jì)、分析信息等，耗時(shí)耗力。而且這種方法根本不能滿足現(xiàn)代辦公的需求，現(xiàn)代辦公需要高信息量而且安全性比較高的要求。所以，一旦人們習(xí)慣了運(yùn)用計(jì)算機(jī)來搜索辦公的時(shí)候，就會對手工處理辦公的文件與資料感到非常的厭煩。試想，在企事業(yè)辦公時(shí)只要有需要的信息，就能用網(wǎng)絡(luò)搜索的方式進(jìn)行查找，就會大大的提高了辦公的效率，所以，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的辦公對辦公效率的提高有著重大的影響。可以說辦公自動化系統(tǒng)既可以提供信息，更重要的是可以進(jìn)行信息查找的功能，關(guān)鍵的是辦公自動化是有著規(guī)范性、流程性以及安全性的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)能夠提高日常辦公的質(zhì)量與效率，促進(jìn)信息在各部門之間的相互交流和共享，為決策者提供更加豐富可靠的信息量，更好的提高單位的管理水平。所以，目前辦公自動化系統(tǒng)在企事業(yè)單位的科學(xué)管理上有著非常重要的作用。

1 辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

目前，辦公自動化系統(tǒng)在軟件的設(shè)計(jì)開發(fā)中必須要按照軟件工程的開發(fā)進(jìn)行全程的管理，然后再根據(jù)系統(tǒng)的要求進(jìn)行運(yùn)用，在這個(gè)過程中必須要要意識到統(tǒng)籌規(guī)劃，分期建設(shè)，配套發(fā)展的設(shè)計(jì)原則。

1.1 辦公自動化系統(tǒng)的體系的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

目前，企事業(yè)自動化系統(tǒng)中的分層結(jié)構(gòu)模型主要就是指企事業(yè)應(yīng)用的軟件開發(fā)模型，這種模型將應(yīng)用分為首先是表示層，其次是業(yè)務(wù)層，最后是數(shù)據(jù)層。其中表示層也就是我們說的顯示層或界面層，主要就是計(jì)算機(jī)的人機(jī)交互的界面，主要是負(fù)責(zé)更好的處理用戶的輸入和輸出的內(nèi)容，更好的提供可移植的表示邏輯。其次就是業(yè)務(wù)層，也叫做邏輯層或中間層，業(yè)務(wù)層在整個(gè)應(yīng)用程序中處于非常重要的位置，也是整個(gè)辦公系統(tǒng)的核心，主要包括數(shù)據(jù)訪問層以及業(yè)務(wù)層等。在訪問層主要就是來解釋從數(shù)據(jù)庫中提取和保存數(shù)據(jù)的過程，而業(yè)務(wù)層主要就是用來處理一些業(yè)務(wù)邏輯以及業(yè)務(wù)規(guī)則等。所以在許多的應(yīng)用程序中，就通常是將業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)訪問放在同一層中，這種做法雖然有著比較好的預(yù)期效果，不過這種方法并不實(shí)用。在分為兩子層之后，只要是數(shù)據(jù)庫對象有所改變，例如從MSSQL Server數(shù)據(jù)庫改為從Oracle數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)據(jù)，在這個(gè)過程中只需要簡單的修改數(shù)據(jù)的服務(wù)層組件，這個(gè)過程對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用程序是沒有任何影響的。此外的數(shù)據(jù)層，也就是數(shù)據(jù)訪問層，其功能主要就是完成數(shù)據(jù)的定義、查詢和更新等操作內(nèi)容，這樣一來就可以更好的保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性以及完整性。

1.2 分層設(shè)計(jì)

首先，在分層設(shè)計(jì)中表示層的設(shè)計(jì)主要就是用戶通過瀏覽器，來進(jìn)入表示層，主要就是在頁面輸入登錄的信息，在實(shí)現(xiàn)訪問之后請求過濾，一經(jīng)通過身份驗(yàn)證就可以進(jìn)入主界面了，不過通過主界面的樹型操作，就可以將菜單動態(tài)在分頁面進(jìn)行表示。

其次，邏輯層設(shè)計(jì)，在邏輯設(shè)計(jì)中邏輯層是要先根據(jù)每個(gè)模塊的功能來抽象出不同的類，而且在其中，訪問數(shù)據(jù)庫的類也是非常重要的，可以說所有相關(guān)的數(shù)據(jù)庫都是通過此類來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)的。

最后，數(shù)據(jù)層設(shè)計(jì)。在企事業(yè)的自動化辦公中對分布式應(yīng)用程序來講，運(yùn)用數(shù)據(jù)層進(jìn)行存儲的過程，是非常有效的實(shí)施手段。在運(yùn)用存儲過程是可以保證應(yīng)用程序的執(zhí)行效率，還可以將數(shù)據(jù)層進(jìn)行簡化，此外增加了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的靈活性。只要數(shù)據(jù)庫發(fā)生變化，就可以改變存儲過程的語句，而且不需要改變程序代碼就可以實(shí)現(xiàn)了。在數(shù)據(jù)層采用存儲過程來對底層的數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，所以說邏輯層是可以通過訪問數(shù)據(jù)庫的類，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)層中數(shù)據(jù)的操作過程。

2 辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施策略

通常辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)施，是會對企事業(yè)辦公管理有著一定積極影響的，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，效率的提高。可以說在企事業(yè)中辦公效率的提高，是實(shí)施企事業(yè)辦公自動化的結(jié)果。其次，一般來講的流程的改善，主要就是從改善流程的角度來進(jìn)行分析，體現(xiàn)在同步進(jìn)行和可超越進(jìn)行兩個(gè)實(shí)用因素。同步進(jìn)行，就比如說是工程部與財(cái)務(wù)部是可以進(jìn)行同步會審的，不過，工程部側(cè)重合同的工程方面的內(nèi)容要求，而財(cái)務(wù)部更加側(cè)重合同的資金方面的內(nèi)容。可超越進(jìn)行，在遇到的合同會審，通常在這個(gè)過程中一些環(huán)節(jié)是沒有必要參與的，可以直接越過。

最后，辦公自動化是可以很好的降低辦公成本的。所以，辦公自動化的實(shí)施對辦公成本的影響是很大的，體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面是辦公成本在進(jìn)行辦公自動化后，可以說是做到了企事業(yè)日常的辦公的無紙化辦公，這樣就節(jié)省了資本，大幅度的節(jié)省辦公費(fèi)用。比如說在日常往來函件，如果使用傳真進(jìn)行發(fā)送達(dá)到目的，這樣就既提高了傳遞速度，還可以很好的節(jié)省了復(fù)印紙張的麻煩。另一方面就是交通成本，由于區(qū)域的限制，溝通往往要長途跋涉，需要消耗大量的交通費(fèi)，這種浪費(fèi)現(xiàn)象非常的嚴(yán)重。在實(shí)施自動化辦公后，一些業(yè)務(wù)可以在網(wǎng)上進(jìn)行授權(quán)，這樣就避免了不必要的交通費(fèi)用的浪費(fèi)，節(jié)約了成本。

3 結(jié)語

目前，隨著社會的進(jìn)步，企事業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)也在現(xiàn)代社會信息科學(xué)領(lǐng)域不斷發(fā)展。所以企事業(yè)的辦公自動化是一門多種學(xué)科的綜合技術(shù)，在各國信息技術(shù)人員中得到了的廣泛運(yùn)用。再加上理論研究的不斷創(chuàng)新，信息技術(shù)得到了不斷的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)就會在社會的各個(gè)方面運(yùn)用的更加廣泛。

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