“五加強”打造辦公室“三個中心”

一、前言

辦公室是一個單位的行政指揮中心、管理協調中心和綜合服務中心，其工作涉及機要、文秘、信息、接待、財務核算、檔案、督查督辦、外事接待、車輛管理、文印和收發等方方面面，具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能。“辦公室工作無小事”，不論是辦文、辦會、辦事，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，給全局工作帶來被動的局面甚至造成損失。

為打造好“三個中心”（行政指揮中心、管理協調中心和綜合服務中心），辦公室工作必須牢固樹立“三敏”意識（敏感、敏銳、敏捷），以“參與政務、管理事務、搞好服務”為原則，積極探索規律，統籌兼顧，合理安排，重視每一個過程，每一個細節，確保辦公室各項工作高效有序推進。

二、積極探索辦公室工作規律

一要加強隊伍建設，練成“特種兵”。辦公室“三個中心”的工作定位，決定了辦公室工作人員必須具備“大事誤不了、小事漏不掉、難事壓不倒、苦事累不倒”的綜合素質和工作能力。一是強化素質建設，將思想統一到公司領導班子的決策部署上來，統一到“誠信、責任、創新、奉獻”的核心價值觀上來，充分利用每周學習日、參加培訓班、舉辦交流研討會等多種形式，建設學習型部室，提高工作人員的思想及業務素質。二是強化作風建設，嚴肅政治紀律、工作紀律和生活紀律，時刻牢記“辦公室工作無小事”，形成“交給我辦、馬上就辦、辦就辦好、及時匯報”的良好作風。三是強化制度建設，制定辦公室工作標準，涵蓋辦公室11項業務、16個崗位標準作業指導書、19項工作流程圖和22項管理制度，堅持工作日志、每周例會、崗位替補、定期研究分析制度，使辦公室各項工作做到“六化”，即職責明晰化、業務流程化、操作標準化、改進持續化、考核定量化、獎懲有據化。

二要加強以文輔政，用好“筆桿子”。扎實做好文秘工作，在上情與下情的結合和把握上，充分體現求實、務實的文風。一是全面完成各種綜合材料擬稿任務。嚴格落實寫作責任，重要材料早謀劃早準備，堅持質量第一，強化精品意識。緊密結合公司安全生產、電網建設、營銷服務等重要工作，組織起草報告、總結、領導講話等各類文字材料，積極發揮參謀助手作用。二是做好信息報送工作。充分利用上級信息報送系統，做好公司日常信息、專報信息、要情月報的采編和報送工作。三是規范公文處理。嚴把公文質量關，文字審核“紅”燈警戒，從公文標題、主題詞到字句標點無一遺漏；關鍵環節“黃”燈監控，避免公文漏辦遲辦；復核確認“綠”燈放行，公文樣稿經發文部門和辦公室共同復核后，才能打印上報或封發。提高公文辦理效率，堅持發文隨到隨辦，收文1周內辦理完畢。認真落實保密規定，堅決杜絕失泄密事件。

三要加強督查督辦，充當“助推器”。認真開展督查督辦，強化責任，注重時效，提升公司系統整體執行力。一是抓住公司中心工作和突出問題，加強專項督查。對于公司重大決策、重要措施及領導批示，及時進行重點跟蹤督查，保證公司重要工作迅速推進、落到實處。加強過程監督，確保件件有落實，事事有結果。二是以發現和解決問題為重點，加強預見性督查。組織開展督導活動，深入到基層一線了解情況，發現問題，提出建議，為領導決策提供第一手資料。

四要加強后勤保障，當好“服務員”。針對會務、接待等工作紛繁復雜、面廣點多的特點，從規范流程、實現“無縫銜接”上入手，建立起辦事高效、運轉協調、行為規范的后勤服務工作體系。一是規范會議管理。加強與各部門的協調配合，做好會前、會中、會后服務，使會務工作有章可循、忙而不亂。二是規范行政值班。嚴格值班紀律，及時處理外來傳真、電話通知，熱情周到地接待來訪人員。加強值班應急體系建設，統籌安排法定節日期間領導帶班、部門值班工作。三是規范接待工作。每項接待任務都要制訂詳細接待方案，整合資源，細化流程，落實責任，規范禮儀，明確接待標準，形成閉環管理。四是規范車輛管理。落實車輛交通安全責任制，堅持每周一開展安全日活動。健全車輛管理制度，堅持填報“四表”（安全月報表、油料行駛里程統計表、維修費登記表、月度費用登記表）。

五要加強檔案管理，激活“信息庫”。充分發揮檔案工作承載歷史、服務當今的特殊作用，真正把“死檔案”變成“活信息”，提高檔案信息服務能力。一是主動開發檔案信息資源。對檔案信息進行綜合加工、深度開發，編制《大事記》、《組織沿革》等多種編研材料。二是推進檔案信息化建設。充分利用公司主網和協同辦公系統優勢，逐步建成檔案數據庫，實現室藏檔案資料的微機化管理和信息資源共享，建設覆蓋廣泛、內容豐富、檢索方便、利用快捷的檔案利用體系。

三、結語

辦公室工作看似繁雜無序，包羅萬象，事務性很重，專業性很強，但其背后也是有規律可循的，探索并抓住這些規律，形成規范化、標準化工作體系，就會做到忙而不亂、忙而有序，收到事半功倍的效果。