檔案管理之我見

摘 要：高校財務檔案管理作為高校日常檔案管理工作的一個重要內容，與其它的檔案管理工作存在著一定的區別。如何認識高校財務檔案管理與其它檔案管理的區別，從而做好高校財務檔案管理工作，文章就此作一探討。

關鍵詞：高校財務檔案管理 檔案管理 區別

高校財務檔案管理作為檔案管理的重要組成部分，具有一般檔案管理的共同特征，同時由于高校自身的特殊性決定高校財務檔案管理往往又體現出自身的獨特性。

1高校財務檔案管理與其它檔案管理的區別

1.1高校財務檔案來源的分散性

高校的財務檔案主要包括以下幾個方面：一是高校為維護學校的正常教學秩序所需要的各類開支，如用于購買書籍教學用品、支持專家學者的各項科研活動等類的開支；二是為高校日常管理開支，如隨著招生規模的不斷擴大和改善教學科研硬件條件，擴建或改建已有的教學區、辦公區和住宿區等，同時還包括學校為了教學和科研的目的而添置的各類器械，這些都是高校進一步發展所必須的財政投資。三是高校針對學生的各項補助和減免性開支。高校作為社會公共事業部門為了保證正常的教學秩序和高校本身的建設與發展，向就讀的學生收取適當的費用不僅是合理的，也完全是必要的。但高校同時還承擔著濟貧濟弱的社會責任，因而高校有責任在政策法律允許的范圍內對貧弱的學生進行適當的減免和支助；四是高校的各項收入以及上級機關部門的撥款收入，高校作為社會公共部門在提供教學服務的同時收取適當的費用，以及政府部門對高校的各項行政性的財政撥款等。

1.2高校財務檔案劃分的時間特殊性

高校財務檔案大多來自高校教學、科研、管理與建設的活動中，而高校的教學活動一般又是以教學年度為周期的，即以一年的下半年和次年的上半年作為一個教學年度。在此背景下高校的財務檔案劃分一般也多以教學年度為標準進行劃分。

1.3高校財務檔案區分的層次性日益復雜

近年來隨著高校的不斷擴招以及校區的投資建設，和高校參與科研、教學和市場活動的日益頻繁與多樣導致高校財務檔案區分的層次性日益復雜。一方面高校財務檔案相當一部分數量來自學校日常的管理與教學科研活動，另一方面還涉及到學校大量的場地建設費、以及參與市場經濟建設的各項收支和政府的行政性撥款等。

1.4高校財務檔案管理手段的現代性

目前高校財務檔案管理日益借助現代化的設備和手段，基本上都已經應用電子計算機處理和儲存，同時還進行縮微保管。由于借助于一系列現代化的設備和手段，其檔案管理和提供利用的工作效率高，信息傳遞速度快，也有效地防止了查閱、審閱檔案材料過程中可能出現的私自涂改或丟失、損壞現象。

1.5高校財務檔案管理的重要性

高校是人才成長和培養的重要場地，高校的管理水平將直接決定高校的日常教學與科研水平，直接影響到人才的培養質量與檔次，而人才的成長質量和速度又決定了一個國家的全面進步，關系的民族的未來發展，因而基于此我們認為相對于一般的企業，高校財務檔案管理的重要性更加突出。

2如何做好高校財務檔案管理工作

2.1領導重視是建設財務檔案規范化管理的關鍵

俗話說：領導重視做什么都順利。事實也是如此，在高校，領導重視了財務檔案規范化管理，一定能得到順利進行。一是領導是一個單位的核心，領導有決心，做每件事情得到支持。二是群眾看領導，領導是榜樣，群眾會跟上，自然地成為一種號召力。三是在建設中遇到什么難題易解決，如說用人上，在經費上。四是能給組織制定規范化管理者增強信心。

2.2提高對構建財務檔案規范化管理的認識是基礎

提高對財務檔案規范化管理認識，就是認識它的重要性，一個單位的財務檔案必須規范化管理。就學校來說，從校領導到教職工認識統一到位，就有信心和決心辦好。若加上領導帶頭，以身作則，不論是在領導者本人做的事，還是其指派他人去做涉及財務檔案有關的事，都按規定行事不違反，財務檔案規范化的實施也就順理成章了。

2.3建設規范合格的財務檔案專庫

實踐證明，財務檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。改變那樣的學校檔案館（室）與財務檔案合一，案卷置放不分，查閱與財務檔案無關的也在財務檔案上亂找亂翻的種種“亂象”局面。有規范合格財務檔案管理專庫，是建設財務檔案規范化管理的一個重要條件，而且防止檔案泄密的有力保證。大力改善財務檔案工作的硬件設施，確保檔案的安全完整。一是添置更新檔案室設備，如防盜門、空調、溫濕度計、滅火器、窗簾等；二是加快檔案工作現代化步伐，配備計算機、打印機、復印機、去濕機、掃描儀等現代化辦公設備，并對財務檔案基礎信息實行計算機存儲。

2.4加強人員培訓，以便適應檔案信息化管理的新需求

根據業務需求，本著分階段、分層次的原則，特別是對財務檔案管理人員的信息化技術培訓和使用新設備、新技術、新方法的培訓更要重點加強，以提高財務檔案人員運用信息技術和信息手段的意識和能力。首先，要注重培養更加專業的信息研究與分析、網絡建設與維護、信息處理、數字化加工與管理、數據庫維護、信息服務等方面的高層次人才。其次，隨著信息技術的日新月異，檔案工作中新的問題、新的技術不斷出現，這些都要求檔案工作人員要不斷補充與更新自身的專業知識，完善自己的知識體系。另外，要針對財務檔案管理人員的工作特點制定相關的績效考核評價標準，及時表彰在財務檔案信息化建設工作中表現突出的單位和個人。同時，還要為專職提供計算機、網絡、信息化技術支持的工作人員進行檔案工作、財務工作的知識和技術的基本培訓，幫助他們了解、掌握財務檔案工作的基本規律和常識，以便更好地為財務檔案信息化建設中提供更加有效的技術支持。

參考文獻

[1]韓豐.論高校財務檔案的優化管理[J].科技創新導報.2010年16期.

[2]袁福強，王春寧.謹防財務檔案毀損流失[J].農村財務會計.2010年10期.