淺析會(huì)計(jì)電算化背景下的內(nèi)部控制

［摘 要］近年來(lái)會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)企業(yè)不斷普及應(yīng)用已成為現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。電算化會(huì)計(jì)在極大提高了會(huì)計(jì)的信息處理速度的同時(shí)也給企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)了新的變化，出現(xiàn)了一系列新的問(wèn)題，重新審視會(huì)計(jì)電算化帶來(lái)的影響成為我國(guó)企業(yè)內(nèi)部控制工作面臨的一個(gè)新課題。

［關(guān)鍵詞］會(huì)計(jì) 電算化 內(nèi)部控制

一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響

1.會(huì)計(jì)電算化改變了內(nèi)部控制的形式

會(huì)計(jì)電算化改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的形式，對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算方式進(jìn)行了變革：一方面手工會(huì)計(jì)下的一些內(nèi)部控制措施在信息化后失去了存在的必要性，例如編制科目匯總表、憑證匯總表等另一方面手工會(huì)計(jì)下的一些內(nèi)部控制措施，在信息化后直接改為由計(jì)算機(jī)內(nèi)部自動(dòng)控制，例如借貸平衡的建議、總賬明細(xì)賬的核對(duì)等，這部分由信息化系統(tǒng)來(lái)執(zhí)行的內(nèi)部控制具有不易被發(fā)現(xiàn)、難以糾正的特點(diǎn)。

2.會(huì)計(jì)電算化擴(kuò)大了內(nèi)部控制的范圍

傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要針對(duì)交易處理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，給會(huì)計(jì)工作增加了新的內(nèi)容，也增加了新的控制措施，使內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大。會(huì)計(jì)電算化通過(guò)建立起一個(gè)包含企業(yè)整個(gè)運(yùn)行體系的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、回款等環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)的核算，從而將內(nèi)部控制的范圍擴(kuò)大到整個(gè)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部控制的全程性。

3.會(huì)計(jì)電算化下的授權(quán)審批程序發(fā)生了變化

授權(quán)審批制度是企業(yè)內(nèi)部控制的重要措施，在會(huì)計(jì)電算化下，這一措施仍然發(fā)揮著重要作用，但是授權(quán)審批的程序卻發(fā)生了改變。授權(quán)與審批主要體現(xiàn)在兩個(gè)階段：一是在原始數(shù)據(jù)的整理階段；二是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)人員職權(quán)設(shè)置階段。許多原來(lái)的業(yè)務(wù)審批、人員簽章環(huán)節(jié)在信息系統(tǒng)自動(dòng)完成的情況下變得不再適用。

二、會(huì)計(jì)電算化條件下企業(yè)內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)信息的操作不夠規(guī)范

會(huì)計(jì)電算化對(duì)企業(yè)的操作規(guī)范性提出了更高的要求，一旦在數(shù)據(jù)的原始錄入階段發(fā)生錯(cuò)誤可能會(huì)引起以后一系列的錯(cuò)誤，如果在發(fā)現(xiàn)輸出結(jié)果異常的情況下再反過(guò)頭來(lái)查找錯(cuò)誤的根源則需要大量的工作，尤其是在批量處理業(yè)務(wù)時(shí)更為突出。為了避免數(shù)據(jù)被任意修改，很多財(cái)務(wù)軟件都設(shè)定在數(shù)據(jù)入賬后不能再對(duì)原始數(shù)據(jù)、原始單據(jù)進(jìn)行修改、刪減的操作。要查出這些錯(cuò)誤的難度很大，而且在找出原因之后對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行修改也是很困難。目前我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)人員在各種財(cái)務(wù)軟件的使用方面還不熟練，可能會(huì)導(dǎo)致各種錯(cuò)誤，影響了會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性、完整性。

2.企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化下的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)缺乏控制

一方面，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或者會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，整個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息就有可能丟失，尤其各種計(jì)算機(jī)病毒的肆虐也給會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性帶來(lái)極大的隱患。另一方面，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)所采用的電算化軟件多由專門(mén)的軟件公司為其開(kāi)發(fā)，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)內(nèi)部銜接性比較差，數(shù)據(jù)的兼容性、安全保密性不強(qiáng)，企業(yè)對(duì)電算化系統(tǒng)本身缺乏進(jìn)行開(kāi)發(fā)和技術(shù)維護(hù)的能力，一旦數(shù)據(jù)被竊取、修改將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)難以估量的損失。

三、會(huì)計(jì)電算化條件下加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的建議

1.建立和完善科學(xué)、嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度

會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，企業(yè)原有的內(nèi)部控制活動(dòng)和組織結(jié)構(gòu)扁平化，對(duì)原有手工業(yè)務(wù)流程要進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，不僅改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，梳理工作流程，控制制度要嚴(yán)密，而且要抓好關(guān)鍵人，如分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和財(cái)會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)人；把握關(guān)鍵部位，如審批程序、資金調(diào)度、交接手續(xù)、電腦操作密碼等；管好關(guān)鍵物件，如重要的發(fā)票、銀行票據(jù)、印鑒等；控制關(guān)鍵工作崗位，如現(xiàn)金、銀行出納、收支事項(xiàng)及憑證的核準(zhǔn)、實(shí)物負(fù)責(zé)人等。電算化系統(tǒng)中內(nèi)部牽制是指在對(duì)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分工時(shí)，不能由一個(gè)部門(mén)或一個(gè)人來(lái)完成一項(xiàng)業(yè)務(wù)的全過(guò)程，必須要建立科學(xué)、嚴(yán)密的內(nèi)部控制體系。它由適當(dāng)授權(quán)、不相容工作的責(zé)任分工、憑證和記錄、接近控制、獨(dú)立檢查等環(huán)節(jié)組成。這種制約包括上、下級(jí)之間的相互制約、相關(guān)部門(mén)之間的相互制約。

2.建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理制度

對(duì)于擁有計(jì)算機(jī)的單位，無(wú)論是用于信息平臺(tái)，還是用于其他工作，一般都要求制定硬、軟件管理制度。通常，硬件和軟件管理制度包括以下內(nèi)容：保證機(jī)房設(shè)備安全的措施， 如機(jī)房防火規(guī)定等。保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行措施，如機(jī)房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定。信息數(shù)據(jù)處理及軟件安全保密的措施，如數(shù)據(jù)備份。不準(zhǔn)在計(jì)算機(jī)上隨意娛樂(lè)及下載資料、修改系統(tǒng)軟件的審批和監(jiān)督制度，如規(guī)定系統(tǒng)軟件的修改需報(bào)經(jīng)單位總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)等。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性控制

電算化面臨的最突出問(wèn)題就是安全問(wèn)題。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下的安全控制極為重要。一方面要加強(qiáng)工作流程數(shù)據(jù)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)節(jié)、財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)、檔案管理環(huán)節(jié)的制度控制。另一方面要完善操作管理制度。

4.加強(qiáng)法制建設(shè)

會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用使企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理更迅速、更高效，為企業(yè)管理帶來(lái)方便，同時(shí)也增大了高科技犯罪的可能性。為了防止犯罪的發(fā)生和保護(hù)企業(yè)的利益，不能僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī)，如《會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》等，制定專門(mén)的法律法規(guī)是很有效的手段。首先，應(yīng)明確哪些行為屬于舞弊行為，并規(guī)定相應(yīng)的懲處辦法。其次，必須明確會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的硬件、軟件、數(shù)據(jù)等都受到法律的保護(hù)及受何種保護(hù)。

5.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

電算化內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的一種特殊形式，在某種意義上說(shuō)是對(duì)其他內(nèi)部控制的再控制，因而是電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制最有效的手段之一。通過(guò)電算化內(nèi)部審計(jì)，審計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理等工作進(jìn)行評(píng)價(jià)和檢驗(yàn)，有利于檢測(cè)財(cái)務(wù)軟件的可靠性，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，提出解決問(wèn)題的建議，進(jìn)一步改進(jìn)的措施，提高會(huì)計(jì)核算質(zhì)量和管理水平。

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