物流采購改革的啟示

［摘 要］本文通過分析深圳XX家具有限公司物流采購方面存在的4個問題，有針對性的提出了解決措施，其一采購應采取供應鏈的管理策略，進行協同管理；其二應加強采購部門的管理，防止暗箱操作，其三要加強采購績效評估，提高采購效率；最后須加強供應商關系管理。最后總結全文。提出深圳XX家具有限公司要想不斷提高競爭力，就必須徹底解決物流采購方面的問題，采用供應鏈的管理策略，與供應商以及客戶建立協同的業務伙伴關系，保持企業內部和外部信息流通暢共享，同時也要采用合理有效的采購模式，加強采購績效評估，提高采購效率、降低供應鏈的成本和費用，促進公司快速、健康、長遠的發展。

［關鍵詞］采購 采購管理 物流

一、背景簡述

深圳XX家具有限公司2002年創立在深圳，是中國家具協會、廣東家具商會、深圳市家具協會會員。數年來以引導現代中國辦公家具新潮流為已任，致力于為中外客戶營造高雅、實用之辦公環境。自創立以來，工廠產品銷售額每年保持30%左右的增長幅度，2004年銷售額達三千余萬元，2007年工廠繼續擴大生產。產品除大陸市場外，更遠銷香港、韓國、日本等國家和地區。產品種類有實木辦公家具、貼面辦公家具、防火板式辦公家具、鋁合金辦公屏風、真皮、布藝沙發、麻絨辦公椅、辦公茶幾等。

深圳XX家具有限公司不斷開拓創新，以精湛的產品質量和優良的服務水準，贏得了眾多政府機關、外企、大中型國企、學校、酒店的青睞。其制造流程采用全自動標準化生產方式，高精度，快速度，加之不斷完善的內部管理及質量控制系統體系，為產品生產提供了更好的質量保證。在研究開發方面，從研究、開發設計到制造，采用高科技電腦設計，強大的研發陣容，隨時掌握世界最新的設計動脈；在品質保證方面，95%以上原材料及零件皆由外國進口或國內外商企業產品，由國內一流高級工程師負責掌握所有制造及品質管制過程；服務系統方面，免費完善的電腦平面服務，快速的供貨系統，專職的保養服務部門，為客戶提供最完善的售前、售中、售后服務。各方面的卓越表現，都需要強大的物流支持和保障能力。

物流長期以來一直被視為企業的第三大利潤源泉，在不少企業中，物流成本占了企業生產經營總成本的大部分，因而，加強物流活動的關鍵是控制和降低企業各種物流費用，這已經成為現代企業經營管理中的主要問題，對于家具企業更是如此。而采購又是企業物流活動的重要環節，這決定著采購成本節約存在著倍增效應。隨著我國改革開放的深入發展和加入WTO，市場競爭日趨激烈，物流采購管理已經引起許多企業的關注，但是關注的程度還不夠，還存在著一些問題，深圳XX家具有限公司的也存在不少問題，影響著公司的效益和持續發展，因此，公司的物流采購管理亟須加強。

二、物流采購理論簡述

1.物流采購

物流采購有廣義和狹義之分。廣義的物流采購是指以消費為目的的社會采購；狹義的物流采購則是指為了滿足生產、消費的需要，以賺取利潤為目的的企業采購，即生產商從供應商那里購買物資發生的物流。從物流角度看，最初的采購流程運行的成功與否，將直接影響到企業生產、銷售的最終產品的定價情況和整個供應鏈的獲利情況。因此，企業的采購流程至關重要。在本文中所指的物流采購及其管理均屬狹義范疇。

2.物流采購管理

物流采購管理，是指為保證企業物資供應而對企業的整個采購活動進行的計劃、組織、指揮、協調和控制活動。采購管理是物流管理的重點內容之一，它在供應鏈企業之間原材料和半成品生產合作交流方面架起一座橋梁，溝通生產需求與物資供應的聯系，是企業經營管理的核心內容，更是企業獲取經營利潤的一個重要源泉。采購管理的目標是為了保證企業的物資供應，通過實施采購管理應做到：在確保適當質量下，能夠以適當的價格，在適當的時期從適當的供應商那里采購到適當數量的物資和服務。可以說就是5R，即以正確的價格、在正確的時間、從正確的供應商處購買到正確數量和質量的商品。企業采購管理的任務主要有以下三個：第一，通過采購管理，保證企業所需物資的正常供應；第二，通過采購管理，能夠從市場上獲取支持企業進行物資采購和生產經營決策的相關信息；第三，與供應商建立長期友好的關系，建立企業穩定的資源供應基地。

三、XX家具有限公司物流采購存在的問題分析

近年來，當越來越多的跨國企業注意到采購管理的重要性而把他們的采購中心設在中國時，我國的許多企業對采購管理卻仍然沒有產生足夠的重視。隨著市場競爭的進一步發展，一些企業雖開始注意到采購的重要性，但對其重視程度仍然不足，在具體的企業管理中，采購行為仍然作為生產的后勤輔助行為來管理，片面強調采購為生產服務的觀念;或是單純認為采購管理只是節約成本的一種手段，忽視采購管理對企業整體戰略的影響。目前，XX家具有限公司在采購管理過程中存在的問題主要表現在以下幾個方面。

1.采購過程中信息封閉，信息不能共享

在采購過程中，XX家具有限公司為了能夠從多個競爭性的供應商中選擇一個最佳的供應商，往往保留私有信息，而供應商也在和其他的供應商競爭中隱瞞自己的信息，如果給供應商提供的信息越多，供應商的競爭籌碼就越大，這樣對采購方不利。采購、供應雙方都盡量隱瞞自己的信息，保持信息私有化，不能有效進行信息共享與信息溝通，必然導致信息阻塞。采購、供應雙方只能通過多次談判達成協議，這是典型的非信息對稱博弈過程。由于雙方不能及時了解對方的真正需求，不得不通過大量增加庫存來避免由于信息阻塞所導致的不確定事件的發生，從而造成采購、庫存成本大大增加。同樣，XX家具有限公司采購部門與相關部門之間以及管理者與實施者之間也存在著信息的封閉和信息不能共享。企業各個部門作為獨立的部門，各自為政，缺乏溝通，常常只注重較好地完成本部門的目標，而忽視了物流領域中存在的效益背反原理，即物流的若干要素之間存在著損益的矛盾，某一功能要素的優化和利益發生的同時，必然會存在另一個或幾個功能要素的利益損失，反之如此。這是一個此消彼長的現象。當企業各部門只注重本部門的效益，和其他部門之間信息不共享，這樣會使其他部門的效益受到損失，從而整個物流系統就無法達到最優。

2.無法跟蹤采購情況，對產品質量、交貨期的控制難度大

由于XX家具有限公司與供應方之間的工作是半透明的，公司很難參與供應商的生產組織和有關的質量控制活動，只能通過各種相關的標準，進行檢查和驗收。在供應商規模和技術水平一定的情況下，要保證產品質量，勢必會增加產品的成本，供應商為了在采購招標中獲取優勢，總是通過各種手段，簡化程序，降低成本，結果使產品質量大大降低，使公司的利益遭受損失。這也是供應商與采購部門之間難以建立長期合作關系的一個主要原因。此外，質量檢驗是采購部門工作的一個重要且必需的程序，而在許多企業中質量檢驗只能通過事后把關的辦法。因為雙方的工作是不透明的，這種缺乏合作的質量控制會導致采購部門對采購物品質量控制的難度增加。

3.采供雙方協作關系不穩定，對用戶的需求變化反應遲鈍

不穩定的協作關系是XX家具有限公司舊的采購模式造成的。在傳統的采購模式中，供應與需要之間的關系是臨時性的，雙方缺乏有效的合作和協調，未能在雙方之間建立長期穩定的“雙贏”合作關系，增加了運作中的許多不確定性因素。供應方有時甚至利用突然的變化和采購方暫時的困難來要挾對方，以取得自己眼前的利益而不注重長遠的發展。

XX家具有限公司和供應雙方在溝通方面缺乏及時的信息反饋，在市場需求發生變化的情況下，公司不能有效根據生產需要組織采購，實現物料的供應計劃與當前需求的平衡，并與企業的庫存投資和策略相一致。供應方也不能對供應計劃做出迅速調整，使供給和需求發生脫節，供需之間對用戶需求的響應沒有同步進行，從而喪失市場。

4.采購部門中缺乏有效的制約，容易導致暗箱操作

由于在XX家具有限公司中，采購部門的采購事務的授權、簽發、批準、執行和記錄沒有進行職務分類，常常出現一個人獨攬許多采購事務的決定權。供應商為了在采購招標中獲勝或者獲取自身更大的利益，就會賄賂采購人員，而采購人員利用手中的職務之便為供應商打開方便之門，致使公司的利益受損。

四、XX家具有限公司物流采購問題的對策

1.采取供應鏈的管理策略，進行協同管理

在新的經濟條件下，產品的生產周期越來越短，產品的種類和數量越來越多，客戶對服務要求也越來越高，而供應鏈管理的發展和應用，就是從物流全過程的角度出發，統一考慮物流各環節之間的連貫、協調等問題，通過對供應鏈中各個成員企業的生產銷售、人力資源、研發和財務等經營環節進行有效集成，與供應商以及客戶建立協同的業務伙伴關系，以及企業內部和外部信息流通暢共享。隨著企業現代化管理的進一步深入，從而降低供應鏈的成本和費用，大大提高企業的競爭力。采用協同管理產生的作用表現在以下方面。第一，企業內部的協同。XX家具有限公司要實施高效的采購行為，需要企業內部各部門的協同配合，包括設計開發部門、生產部門、銷售部門、財務部門等，并適時進行相關數據的維護，包括物料、供應商、采購價格等，只有這樣才能以合理的價格采購到所需的物料、合適的數量并實施正確的交付，同時不造成整個物流系統的效益損失。第二，XX家具有限公司與外部的協同。采購不僅需要企業內部的協同，更需要與外部的協同，即與供應商庫存、需求等方面信息的共享。企業可以根據供應鏈的供應情況調整計劃及執行的過程。同時，供應商可以根據企業的庫存、計劃等信息調整供應計劃。第三，加強對外部資源的管理。有效的外部資源管理可以與供應商建立一種長期的、互惠的合作關系，進而摒棄傳統采購管理的不足，提高公司的快速響應能力。

2.加強采購部門的管理，防止暗箱操作

雖然XX家具有限公司的暗箱操作一直或多或少的存在，雖然我們不能完全杜絕此類現象的發生，但是我們可以采取以下措施減少其發生的頻率。第一，“三分一統”。“三分”是指市場采購權、價格控制權、質量驗收權三權分立，各自負責，互不越位。“一統”是指對合同的簽約統一管理。物料管理人員、化驗人員和財務人員都不能夠與客戶見面，實行嚴格封閉式管理。財務部依據合同規定的質量標準，對照化驗單和數量測量結果，認真核算后付款。這樣就可以形成一個以財務管理為核心，以降低成本為最終目的的制約機制。第二，“三統一分”。“三統”是指所有外購材料要統一采購驗收，統一審核結算，統一轉賬付款。“一分”則是指費用要分開控制。只有統一采購，統一管理，才能既保證需要，避免漏洞，又保證質量，降低價格;各部門和分廠要對費用的超支負責并有權享受節約所帶來的收益，有權決定采購計劃和采購項目。這樣，物資采購管理部門和使用單位自然形成了一種以減少支出為基礎的相互制約的機制。第三，“三公開，兩必須”。“三公開”是指采購品種、數量和質量指標公開，參與供貨的客戶和價格競爭程序公開，采購完成后的結果公開。“兩必須”是指必須在貨比三家后采購，必須按程序、按法規要求簽訂采購合同。對于以上的三點措施要嚴格執行，加強監督，可以有效規避XX家具有限公司的暗箱操作的問題。

3.加強采購績效評估，提高采購效率

一個配備了有能力的雇員和恰當組織的采購部門可以在整個企業中發揮巨大的作用。定期、合理地評價采購部門的績效可以節省費用，直接增加企業利潤。XX家具有限公司可以采取以下兩種采購部門的績效評估方法。第一，實施定期評估采購人員工作績效。定期評估是配合公司年度人事考核制度進行的。一般而言，如果能以目標管理的方式，也就是從各種工作績效指標中選擇年度重要性比較高的項目中的幾個定位績效目標，年終按實際達到的程度加以考核，那么一定能夠提升個人或部門的采購績效，并且，這種方法因為摒除了“人”的抽象因素，以“事”的具體成就為考核重點，也就比較客觀、公正。第二，實施不定期評估采購人員工作績效。不定期績效評估是以專案的方式進行的。比如，公司要求某項特定產品的采購成本降低10%。當設定期限一到，評估實際的成果是否高于或低于10%，并就此成果給予采購人員適當的獎勵。此種評價方法對采購人員的士氣有巨大的提升作用，此種不定期的績效評估方式，特別適用于新產品開發計劃、資本支出預算、成本降低的專案。

4.加強供應商關系管理

首先，XX家具有限公司要合理選擇供應商。目前，供應商選擇的一般標準為以下七個方面：考慮是否有過良好的合作記錄；供應商的產品質量；供應商的服務質量；供應商的地理位置和按時送貨；供應商的信譽；價格；供應商的存貨政策等。其次，公司還應建立供應商評價、評估系統，對他們分別建立檔案，以便進行分類管理。對供應商進行分類的時候還要特別注意動態的問題，就是不能給供應商以固定級別，應該根據評估結果隨時為其定級，成績不好的供應商就應該被立即淘汰。XX家具有限公司還應與供應商建立和維持戰略合作伙伴關系。建立企業與供應商的戰略伙伴關系，是指存在于客戶及其供應商之間的、雙方合作的、長期的產品交易關系。這是一種基于相互信任，通過彼此間的信息溝通，實現風險共擔和利潤共享的一種企業合作關系。雙方通過精誠合作所產生的利潤比各自獨立運作所產生的利潤大，因而，這是一種雙贏的企業營運策略。建立企業與供應商的戰略伙伴關系有利于企業提高生產效率，提高經濟效益，還有利于降低交易成本。

五、結論

在新的經濟條件下，傳統的物流采購的運行模式已經極大地阻礙了現代企業的發展。面對深圳XX家具有限公司在物流采購方面的問題，我們必須采用供應鏈的管理策略，與供應商以及客戶建立協同的業務伙伴關系，保持企業內部和外部信息流通暢共享，同時也要采用合理有效的采購模式，加強采購績效評估，提高采購效率降低供應鏈的成本和費用，提高公司的競爭力，促進公司快速、健康、長遠的發展。

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