談多媒體技術與檔案管理信息化建設

摘要：檔案信息化實質就是數字化、網絡化，是利用電子計算機技術，將大量的檔案信息用數字來表達、存貯，再通過網絡來傳輸交流，實現檔案資源高度共享的時代。檔案信息網絡化建設是檔案工作在網絡時代的必由之路，是深化檔案社會化服務的必然要求。

關鍵詞：檔案管理 信息網絡化 多媒體技術

計算機技術中的媒體是指文本、圖像、圖形、音頻、動畫、視頻等電子文件信息，多媒體則是這類電子文件信息的集合。所謂多媒體系統是存在兩種以上這類電子信息的計算機應用系統。多媒體系統一般應具有對多媒體信息的獲取、操作、編輯、存儲等功能。在我們的現實世界中，各類文件原件、照片、錄音、錄像、工程圖紙等檔案實體是我們管理的直接對象，被習慣稱之為介質。正是這種檔案實體存在的多介質形態決定了多媒體計算機在檔案管理領域大有可為。

一、多媒體技術在檔案信息化建設中的意義

社會的巨大變革，給檔案事業的建設與發展帶來了新的挑戰，使檔案在種類、載體、管理技術和方法以及檔案的利用上都發生了很大變化，除原有的檔案外，新增加了中外合資、個體、私營企業的檔案，甚至還有非政府機構以及社會中介組織形成的檔案。由于現代信息技術的發展以及信息量的急劇膨脹，傳統的信息收集、整理加工、傳播途徑已不能滿足人們日益增長的信息需求。隨著信息技術的迅猛發展，檔案信息化建設、數字檔案館的形成已成為檔案事業發展的必然趨勢，并引起檔案界的普遍關注。同時，由于多媒體技術具有較強的直觀性、信息量大、易于接受和傳播迅速等特點，使其得以在檔案領域中大量運用并得到不斷擴展。多媒體技術在檔案管理中的應用，使檔案管理有了突飛猛進的發展，為檔案信息提供了現代科學技術手段，對提高管理、開發、利用檔案信息資源的能力，最大化發揮檔案信息量的價值，推動檔案管理理論和檔案管理技術及方法的轉變，都具有重要的現實意義。

二、多媒體技術在檔案信息化建設中的應用

1.建立檔案信息庫

檔案信息數字化對于建立檔案信息庫的作用十分重大。檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，實現檔案數字化能有效地保護檔案原件和改善檔案的利用方式，還能充實各檔案館網站的內容。目前我國大多數已上網的檔案館網站，普遍存在網上信息資源貧乏、簡薄、信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少的通病。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數字化。

2.編制檢索程序

目錄信息數字化是檔案信息數字化的前提，只有建立檔案目錄數據庫才能將數量龐大的數字化檔案資源管理得井井有條，發揮計算機強大的檢索功能。首先，要建設檔案目錄信息“數據倉庫”或叫“數據超市”，包括檔案目錄數據、專題目錄數據、各類資料目錄數據、歷史檔案目錄數據、現行文件目錄數據等檔案目錄的計算機輸入、多媒體制作和建立完善計算機檢索體系，以保證能迅速、快捷、準確、全面、系統地提供檔案信息，實現檔案數字化的目的。

其次，檔案著錄標引及檔案機讀目錄的建立。建立檔案著錄標引及檔案檢索自動化即電子檢索，是檔案自動化管理的核心內容。它對開發檔案信息資源提出了新的更高要求。要實現電子檢索，重要的是必須輸入大量經過規范化處理的數據。通過檔案著錄來揭示其主題內容、載體的物質形態、參考價值，并注明檔案的來源、出處、保管狀況，在完成檔案編目的同時對檔案特征進行分析、選擇、登錄。既便于檔案管理人員進行有序管理，也便于用戶對檔案的查找與利用，從而適應科學管理檔案和檔案數字化處理技術的需要；機讀目錄的建立實現了計算機檢索，所著錄的條目信息被有序存入到數據庫中，按一定的數據模型將相互關聯的檔案信息以特定的方式組織起來，構成數據集合，給檔案目錄數據的管理提供了技術條件。

三、多媒體檔案信息處理中應注意的問題

隨著網上辦公、網上用檔的普及，檔案部門還有許多工作要做，針對網上用檔的條件，我們還必須做好以下幾方面工作，為檔案實現信息網絡化奠定堅實的基礎。

1.加強網上檔管理理論研究。為了更好地開展網上工作，保證提供系統、完整、真實的電子文件信息給利用者，我們必須加強歸檔電子文件的理論研究，其探討的理論主要包括:(1)用文字處理技術形成的電子文件，歸檔時應有文字存儲格式、屬性和文字處理平臺的說明材料。(2)用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件等如何歸檔的理論研究。(3)檔案信息上網后信息如何管理、利用的理論研究。(4)檔案信息源如何系統編輯上網的理論研究等等。

2.加強檔案部門網上辦公先進設備的配置。現階段檔案部門設備十分落后，現代化程度不高。因此，我們要加強宣傳，爭取社會的支持，爭取政府加大對檔案事業的投入。再就是要把檔案事業推向市場，讓檔案體現其經濟價值，把檔案信息作為一種特殊商品經營，增加社會對檔案事業的投入。總之，要采取多種方式來解決檔案資金的不足，以便檔案界配置先進的管理設備。

3.加強檔案管理人才的培養。人才確定事業成敗，檔案事業發展與否，關鍵在人才。網絡時代，檔案管理人才必須重新更新自己的知識，爭做檔案信息網絡管理軟件的編輯開發人才，爭做網絡檔案信息管理人才，爭做網絡檔案信息源組織編研人才和其它載體形式的管理人才。

4.加強網上用檔的法律、制度的制定。必須加強網上用檔工作立法和制度的建設，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。為此，需要從以下幾方面進行規范: (1)加強網上用檔的立法規定，對那些非授權訪問，冒充合法用戶破壞數據完整性、干擾系統正常運行、利用網絡傳播病毒、線路竊聽等形式的犯罪分子，要以法律為武器進行堅決的打擊。(2)制定應急計劃，進行安全檢查和審計，撰寫安全情況匯報的規定；(3)嚴格進行權限管理，包括授予完成工作所需最小特權、回收特權的規定。(4)網上查閱檔案信息目錄的規定。(5)定期進行安全評估，不斷改進、優化系統的規定。

總之，檔案信息化的建立和運作，對于目前檔案發展的管理模式來說，無疑是較大的挑戰，因為這牽涉到工作方式和觀念的轉變，甚至需要對現有的業務流程進行重組。但最重要的是，檔案管理信息化的實現給檔案事業帶來了重大的發展機遇。也許不用多久，一個還沒有信息化的檔案管理版塊，會像一個還沒有正規化物業管理的商品房社區那樣令人無法接受。作為檔案工作者，我們熱切期待著這一天能夠盡快到來。