二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理效率的優(yōu)化研究

摘 要 二級(jí)學(xué)院教務(wù)員工作方式和工作效率對(duì)提高高校教學(xué)管理水平具有重要作用，本文從教務(wù)員的內(nèi)在要求和外在保障兩個(gè)方面為提高教務(wù)管理效率提供參考。

關(guān)鍵詞 二級(jí) 教務(wù) 效率 優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Optimization Research on Management Efficiency of Secondary College Academic

ZHANG Jing

(College of Chemical and Life Sciences， Zhejiang Normal University， Jinhua， Zhejiang 321004)

Abstract The work style and work efficiency of teaching staff in second college academic has an important role to improve efficiency and management of university teaching ， this article from the inherent requirements of academic staff and external security two aspects to improve the efficiency of educational administration to provide a reference.

Key words second; teaching; efficiency; optimization

隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次以及辦學(xué)規(guī)模日趨多元，教務(wù)管理人員作為教學(xué)管理的直接實(shí)施者，其突出位置日益呈現(xiàn)出來。為確保學(xué)校擁有穩(wěn)定協(xié)調(diào)發(fā)展的教學(xué)環(huán)境，下面將從兩個(gè)方面闡述如何提高教務(wù)管理效率。

1 內(nèi)在要求，即自身工作素養(yǎng)要求

1.1 不斷加強(qiáng)端正態(tài)度意識(shí)

教務(wù)管理要求教務(wù)人員具備高度責(zé)任心。教務(wù)管理工作怕的不是難，而是責(zé)任心，唯有時(shí)刻提醒自己端正態(tài)度，真正做到盡職盡責(zé)。在紛繁的管理事物中，做到亂而不錯(cuò)。對(duì)待工作熱情主動(dòng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，從整體利益角度考慮問題，不消極怠工。發(fā)揮主觀能動(dòng)性，注重條理性，減少盲目性，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。

1.2 不斷增強(qiáng)總結(jié)、學(xué)習(xí)觀念

要總結(jié)教務(wù)工作，就要先熟悉教務(wù)工作，要熟悉本學(xué)院的教學(xué)管理規(guī)章制度，熟悉專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃，課程設(shè)置的基本情況和專業(yè)術(shù)語(yǔ)、專業(yè)習(xí)慣，熟悉教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律，逐步總結(jié)出教學(xué)過程管理、日常事務(wù)的規(guī)律。這樣，可以先行做好工作中的計(jì)劃，具有一定預(yù)見性，在具體執(zhí)行的時(shí)候能做到心中有數(shù)，以期提高管理效率。除了總結(jié)，還要學(xué)習(xí)，在熟悉、總結(jié)的基礎(chǔ)上，還要精通。精通教務(wù)管理工作，要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，充分利用信息系統(tǒng)，更好的應(yīng)用到教務(wù)管理工作中，運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法，提高基層教務(wù)管理效率。另外，還要學(xué)習(xí)溝通、協(xié)調(diào)技巧。學(xué)院級(jí)教務(wù)工作并非孤立的教務(wù)工作，教務(wù)員還要接受教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)，要接受學(xué)院教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)安排，另外還和廣大師生有著緊密的工作聯(lián)系，涉及人員較廣。所以要善于溝通、協(xié)調(diào)，營(yíng)造一個(gè)良好的工作氛圍，以期事半功倍，提高效率。

1.3 不斷規(guī)范、完善歸檔意識(shí)

教務(wù)檔案歸檔是院級(jí)教學(xué)檔案的組成部分，并且是很重要的部分，過往的歷史材料，是了解過去的依據(jù)，也是重要的信息資源，需要不斷地補(bǔ)充和調(diào)整，使其日益規(guī)范和完善，并隨時(shí)可以提取、查閱，并且可以作為解決各類問題和進(jìn)行預(yù)測(cè)的依據(jù)。如果歸檔做的規(guī)范、完善，在提取檔案時(shí)就會(huì)快速、準(zhǔn)確，否則，花費(fèi)大量時(shí)間用在查找甚至補(bǔ)做上，工作效率將大打折扣。因此重視歸檔工作也是教務(wù)工作很重要的環(huán)節(jié)，歸檔工作很有價(jià)值，它也是教務(wù)人員工作效率的一個(gè)體現(xiàn)。

2 外在保障，即教學(xué)管理?xiàng)l件的改善與運(yùn)用

2.1 完善執(zhí)行體系，科學(xué)規(guī)范決策

在學(xué)院教學(xué)過程中，為完善教學(xué)管理體系，會(huì)出現(xiàn)補(bǔ)充調(diào)整、反復(fù)改動(dòng)等現(xiàn)象，其目的是為了更好的服務(wù)教學(xué)，在改動(dòng)中需謹(jǐn)慎考慮，以最優(yōu)化的變動(dòng)達(dá)到提高效率的目的，在修正、探索的過程中達(dá)到管理體系的完善。教學(xué)過程中的變動(dòng)，如過于頻繁，會(huì)導(dǎo)致工作人員不能很好地把握，如修改課程計(jì)劃、與考試相關(guān)的手續(xù)辦理，由于一些政策的過于頻繁變動(dòng)，管理者無(wú)法及時(shí)給予咨詢的師生準(zhǔn)確答復(fù)，致使教務(wù)處與師生之間信息脫節(jié)，工作處于被動(dòng)，使得效率降低。執(zhí)行是如此，決策更突顯其嚴(yán)謹(jǐn)性。決策錯(cuò)誤，執(zhí)行效率無(wú)從談起，因?yàn)殄e(cuò)誤的決策在執(zhí)行時(shí)，效率越高，后果越嚴(yán)重。若決策在執(zhí)行過程中暴露出缺陷、漏洞，應(yīng)及時(shí)對(duì)原有決策仔細(xì)分析、論證，作出科學(xué)合理的判斷并加以修正、補(bǔ)充、調(diào)整，還要追蹤修改后的執(zhí)行效果，及時(shí)得到反饋，最終達(dá)成科學(xué)、規(guī)范的決策。高質(zhì)量的、科學(xué)的教務(wù)管理決策是學(xué)院教務(wù)管理高效率的較重要的前提。

2.2 運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，加強(qiáng)教務(wù)管理技術(shù)革新

教務(wù)管理已經(jīng)不再是純?nèi)斯す芾恚k公自動(dòng)化的應(yīng)用，是辦公逐漸進(jìn)入無(wú)紙化階段，工作效率有了很大提高。近些年，我校還引入計(jì)算機(jī)軟件管理，是管理效率大大提高。軟件功能涉及日常教學(xué)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，從培養(yǎng)計(jì)劃安排、落實(shí)教學(xué)、考試安排、成績(jī)查詢打印等，面面俱全，方便操作，靈活運(yùn)用。管理人員還可后臺(tái)操作，智能管理，實(shí)現(xiàn)了高校日益復(fù)雜的教學(xué)管理方式的簡(jiǎn)捷化。另外，它還面向全校許多部門、不同用戶綜合管理系統(tǒng)，不僅在教務(wù)管理上突顯其優(yōu)勢(shì)，在學(xué)院其它管理部門中也體現(xiàn)了應(yīng)用軟件的優(yōu)越性。管理系統(tǒng)的開發(fā)使用，使工作效率成倍提高，也會(huì)給高校管理帶來全面革新。當(dāng)然在應(yīng)用信息數(shù)據(jù)的同時(shí)，要充分利用好軟件設(shè)施，更好地服務(wù)于管理。如在統(tǒng)計(jì)教學(xué)工作量時(shí)，可引入教務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，這樣就避免了教務(wù)工作人員重復(fù)勞動(dòng)，方便統(tǒng)計(jì)，將繁重的教學(xué)工作量統(tǒng)計(jì)工作頓時(shí)化為無(wú)形。不僅減輕了工作量，還確保了統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、無(wú)誤。在結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況下，系統(tǒng)需進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以適應(yīng)院級(jí)特色的教務(wù)管理，能大大方便教務(wù)人員的工作。因此，不斷加強(qiáng)教務(wù)管理技術(shù)的革新，也能提高教務(wù)管理效率。

2.3 營(yíng)造良好的教務(wù)管理氛圍，建立一定的激勵(lì)機(jī)制

為營(yíng)造良好的工作環(huán)境，可增加和同事之間的交流，遇到困難多和領(lǐng)導(dǎo)溝通、交流，尋求多方面的支持。通過交流不僅可以加強(qiáng)雙方工作的認(rèn)同感，還有助于各項(xiàng)工作順利地開展；另外可積極通過外部引進(jìn)專業(yè)人員，逐步優(yōu)化教務(wù)管理系統(tǒng)的人員結(jié)構(gòu)，營(yíng)造一個(gè)高效、負(fù)責(zé)、校院溝通順暢的教務(wù)管理工作氛圍；學(xué)校還可邀請(qǐng)“科班”出身的專業(yè)專家做定期的專題講座、編制學(xué)習(xí)資料，教務(wù)處可組織召開教務(wù)管理研討會(huì)、組織教務(wù)人員到外校觀摩交流，學(xué)院可支持教務(wù)人員參加在職培訓(xùn)和攻讀高層次學(xué)位，注重教務(wù)管理人員的“再教育”和“再充電”，加強(qiáng)教務(wù)人員自身的學(xué)習(xí)，不斷提高教務(wù)人員的業(yè)務(wù)和管理技能。

對(duì)教務(wù)工作者的日常工作也必須進(jìn)行必要的監(jiān)督。通過對(duì)教務(wù)人員日常工作表現(xiàn)的監(jiān)督，可以起到防止員工懈怠和懶惰的作用，從而促進(jìn)教務(wù)管理質(zhì)量的提高。高校教務(wù)管理人員往往會(huì)因?yàn)榻虅?wù)工作不受別人尊敬，從而失去了對(duì)職業(yè)的使命感，形成消極怠工的情緒。為了提高教務(wù)管理的質(zhì)量和效率，教務(wù)管理人員的地位和作用應(yīng)當(dāng)被大家重新的認(rèn)識(shí)，通過相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，制定相應(yīng)的教務(wù)員條例，對(duì)教務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)方面的業(yè)績(jī)考核，并對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，諸如獎(jiǎng)勵(lì)一定的獎(jiǎng)金或晉升一定的職位等方法，從而體現(xiàn)教務(wù)工作者的人生價(jià)值，激發(fā)他們的工作積極性，將促進(jìn)教務(wù)管理質(zhì)量的提高方法落到實(shí)處。

3 小結(jié)

基層教務(wù)工作是高校教學(xué)正常開展的直接保障，在中國(guó)高等教育已經(jīng)較普及的新形勢(shì)下，高等院校的教務(wù)管理，愈顯重要，越來越高效的教務(wù)管理顯得尤為重要。有了優(yōu)質(zhì)、高效率的工作方法，不僅可以減少工作頭緒，更可以減輕工作壓力，大大提高工作質(zhì)量。 提高學(xué)院教務(wù)管理效率，是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，不僅僅是紙上談兵，還要有用到工作中的實(shí)踐。因此，研究學(xué)院級(jí)教務(wù)管理的效率問題任重而道遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 郭蘭.略論高校基層教務(wù)工作效率的提高.科研教改，2009.2.

[2] 林愛菊.新時(shí)期高校教務(wù)管理與效率.求索，2004.9.

[3] 謝萬(wàn)杰.高校教務(wù)管理人員職業(yè)倦怠探因及對(duì)策.教育探索，2009.4.

[4] 王亞君.高校教務(wù)管理人員素質(zhì)提升的原因及途徑.中國(guó)教育技術(shù)裝備，2009.

[5] 馮慧雅.激勵(lì)機(jī)制與高校教務(wù)管理的有機(jī)結(jié)合.赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，2011.7.