文書工作如何適應企業發展的新要求

摘要：文書工作是指圍繞文書的撰制、傳遞、處理、和管理而展開的一系列活動的總稱。在企業中起到不可或缺的助手作用、紐帶作用和積累作用。文書工作特殊的工作性質和工作任務，要求我們文書工作人員在企業飛速發展時期，要找準定位、強化思想、提高能力、全面服務企業發展，為企業發展穩定大局作出積極貢獻。

關鍵詞：文書工作 定位 思想 能力 適應

1 找準定位

文書工作包括從文書形成直至辦理完畢，企業的領導對文書予以簽發、批辦，文書人員及其他有關的業務人員、秘書人員進行承辦、注辦、撰擬文稿等，都共同參與的一系列工作。它在企業中是一個重要的存在。

文書工作是企業領導和職能部門不可缺少的助手。領導的意圖、決策和措施，大部分是在文書部門提供信息、提出建議的基礎上醞釀形成的；在領導的決策和實施的過程中，在調查研究、分析綜合、追蹤反饋等工作環節中，文書工作的助手作用十分明顯。

無論是上級意圖的傳達，還是下級情況的匯報，乃至平級之間的溝通，都不能離開文書工作。正是這種聯系和溝通，使整個企業組織成為一個有機整體，使企業得以正常運轉。文書工作就是企業正常運轉的“傳送帶”。因此，文書工作對于整個企業各部門與各單位間的協調和運轉，起著至關重要的紐帶作用。

文書工作以文書的形成、傳遞、辦理和管理為中心內容；而文書又是社會活動的真實記錄。文書無論在現實活動中，還是歷史進程中，都具有憑證和依據性，可以反映出企業活動的真實面貌。

文書工作如此重要，我們文書工作人員就應該上心、用心、專心、細心地干好自己的本職工作。

2 強化思想

文書工作的好壞直接影響到一個企業運行效率的高低，影響發展目標的實現，所以我們文書工作人員要提高認識，在思想上要重視文書工作，充分認識、深刻理解、準確把握做好文書工作對整個企業發展的重要性。

一是始終保持敬業負責的工作精神。

敬業，就是全心全意對待工作，全力以赴干好工作。無論我們擔負什么職責、承擔什么任務，都要盡自己最大的努力，拿出自己最高的標準，以實際行動為企業的建設和發展增光添彩。負責，就是對企業和領導負責，“在其位謀其政”，真正承擔起肩負的責任，履行好應盡的義務，兢兢業業、精益求精地做好每項工作。文書工作的事務性工作多、瑣碎事情多，但這些工作都是圍繞企業發展、圍繞領導決策、圍繞中心工作開展的，都具有很強的政治性與敏感性。在文書工作中，任何輕率疏忽和對本職工作不重視、不負責任的行為，都會直接影響到企業的正常運轉，責任重大。

二是始終保持細心、耐心、熱心的工作態度。

細心，就是要一絲不茍、精益求精，做到大事不誤、小事不漏；要細心觀察，及時發現隱患、排除險情，把問題消除在萌芽狀態。文書工作頭緒眾多、環節復雜，又與方方面面息息相關，如果不專心、不細致，毛毛糙糙、粗枝大葉，極易釀成大錯、貽誤大事，給企業造成不可挽回的損失。同時，文書工作作為日常事務性工作，重復性、程序性勞動較多，有些工作日復一日、鮮有變化，容易使人疲勞懈怠，從而出現差錯。因此，從事文書工作的人員應該時刻繃緊責任弦，牢記自己的崗位職責，在工作時要戒驕戒躁、全神貫注、全力以赴，密思考、周全考慮、將全部心思用在提高自身工作水平、做好各項本職工作上；每項工作完成后，都要認真總結反思，尋找紕漏，以便日后進一步完善細節、改進工作。

耐心，就是做文書工作要不厭其煩、不厭其瑣碎、具體。要沉得住氣、靜下心來、踏踏實實將工作做好。文書工作需要協調處理的關系比較多，難免會遇到棘手的事情，這就需要反復協調、反復溝通，倘若沒有足夠的耐心，就無法做好這些工作。作為文書工作人員，越是緊張忙碌，越要不急不躁；越是頭緒繁多，越要條理分明；越是困難當頭，越要振奮精神。只有不懼其難，不厭其煩，才能堅定執著、耐心細致地做好每一件事情，才能戰勝工作中的所有困難和挑戰。

熱心，就是指文書工作人員要滿腔熱忱地對待工作、對待他人。文書工作中經常接觸企業內外的人員，是企業的“形象大使”。因此，在工作中保持熱情的態度就顯得尤為重要，所以文書工作人員在工作中要做到不分上級下級，無論上班下班，不管分內分外。對符合規定的事情，要積極主動去辦；對不符合規定或雖符合規定但目前不具備條件去辦的事情，也要做好相應的解釋說明工作，爭取得到對方的理解和支持。

三是始終堅持準確、及時、安全的文書工作基本原則。

準確。準確是對文書工作的質量要求，是文書工作的生命線和基礎。文書及文書工作的質量，關系到文書效用的正常發揮，甚至關系到國家及社會組織的根本利益。首先，在文書的擬制過程中，要求嚴格執行黨和國家的法律、法規和政策，做到觀點正確，格式規范，用語確切；其次在文書處理過程中，要體現嚴肅、認真的工作作風，做到程序完整，方法縝密，手續齊全。為了確保文書及文書工作的準確，需要建立、健全各項文書工作的活動規則，合理地設計文書處理程序，改進文書人員的工作作風。

及時。及時是對文書工作效率的要求，也是文書工作特性的具體體現。從文書工作總體上講，及時的原則要求應視輕重緩急處理文件，加速文件的運轉，做到不積壓、不拖延、不誤時誤事。為此，必須首先明確辦文的時限，即規定每個具體工作環節的時間，以確保文書工作的整體效率；其次，要簡化辦理手續和難度；最后，要采用現代化的辦公手段，以加快辦文的速度。

安全。安全是對文書工作的管理要求，是文書工作政治性的集中體現。維護文書工作的安全，首先要保證文書內容的安全。特別是一些涉及國家機密的文件，要嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》的有關規定，建立完善的擬制、處理和運轉管理制度，消除和防范不安全因素，尤應注意在計算機和網絡環境中保證公文內容不被竊取、篡改或損毀。其次，要保證文書實體的安全。包括使用比較耐久的字跡材料和合乎要求的載體，減少文書的各種人為或自然損壞因素，以求延長文書的壽命，更好地發揮文書的功能。

3 提高能力

3.1 加強思想政治學習，提高政治素質

作為一名文書工作人員，要認真學習馬克思列寧主義毛澤東思想和鄧小平理論等先進理論，用先進的思想武裝大腦，始終堅持學習黨章以及黨的路線、方針、政策，和黨中央保持高度的一致。作為一名企業員工，要認真學習公司集團領導的各類講話，領會公司集團的政策方針、發展精神，將自己融入公司發展的大潮中，為公司發展貢獻力量。

3.2 加強業務知識學習，提高工作能力

從總體上看，文書人員的知識結構要求橫向知識面要寬廣、縱向知識要精深。即反映博與深的關系。在橫向知識方面，文書人員應當學習了解政治、經濟、法律和管理等基礎學科，以及社會學、心理學等相關學科的知識，以求拓寬視野，提高對不同專業領域的適應力。在縱向知識方面，文書人員應當掌握文書學、行政學和寫作學等業務知識，以及與工作相關的特定領域的專業知識，以求進入角色，提高文書工作的業務水平。

3.3 掌握現代化管理技能，提高綜合素質

現代化管理技能主要包括打字技術、速記技術、復印技術、微機操作技術、現代通訊技術以及其他辦公自動化手段。文書工作人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重觀察分析能力、表達能力的培養，努力使自己成為綜合型文書工作人才。