淺談如何做好城市園林檔案管理工作

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1008-925X(2011)05-0204-02

摘要：文章簡述了城市園林檔案管理的內容及作用，并針對城市園林檔案管理工作中存在的問題，提出建議與對策，以供參考。

關鍵詞：城市園林 檔案管理 問題

檔案管理是指以檔案為管理對象開展的一系列業務活動，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、統計、編研和提供利用等業務環節。過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。要按照一定原則對檔案實體進行了系統分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程，加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持：同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。

一、城市園林檔案管理的內容及作用

(一)城市園林檔案管理的內容

城市園林檔案是城建檔案大類中的一類，是一個城市公共綠地、專用綠地、生產綠地、防護綠地、風景名勝區等規劃建設施工與管理的歷史性記載，是一種供人們研究、利用的信息資源。一般來說，園林檔案可分為：城市綠地苗圃檔案、城市公園工程檔案、歷年風景園林檔案、城市名木古樹檔案、城市雕塑檔案、園林科技檔案、歷年動物保護檔案等。園林檔案是園林技術儲備的一種形式和技術交流的重要手段。

(二)城市園林檔案管理的作用

(1)是園林規劃、城市美化、園林的重要借鑒。城市的園林建設不可能在短時間就全部建成，需要長遠考慮管理、維修、發展的問題。因此，園林發展建設的連續性、周期性離不開園林檔案的依據和參考作用，決定了園林檔案的重要地位。園林檔案記錄了城市園林的建設布局、林木花卉品種、栽培技術、生長習性等，以此為據研究制定園林規劃，制定城市的園林、美化，以及園林管理、整修、樹木更新換代等，避免和減少調查、勘測等重復勞動，又使計劃制定切合實際。

(2)園林綠化檔案具有可觀的經濟效益。園林綠化部門任何一項新建、改建、擴建項目，都離不開園林綠化檔案。例如，某市綠化處，新建花室需自備井，由于參考了檔案，修改了工程方案，減少了工程經費，為單位節省資金20多萬元。在新建苗圃花室時，吸取參照了眾多已建苗圃花室的風格利弊及經驗教訓，建成了設計合理新穎、設施配套齊全的花室，減少了資金經費。

(3)有利于構建和諧社會。主要體現在，通過利用有關園林綠化檔案，從而能夠借鑒過去的好經驗和好辦法，更好地保護好美好環境，為構建和諧社會做出貢獻。

二、城市園林檔案管理工作中存在的問題

(一)對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。

(二)檔案室硬件環境設施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，致使檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。甚至有的管檔單位就連必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

(三)管理力量薄弱，管理水平不高

檔案管理人員多為兼職，一崗位多職，專業出身人員較少。文書檔案由辦公室檔案管理人員整理歸檔，各部門負責本部門檔案的收集、移交工作。這些檔案管理工作者幾乎都不是專業的檔案管理人員，也未參加過相關培訓，對檔案管理的基本知識、技能不精通，甚至根本不了解。這容易產生如檔案資料收集不及時、不完整等一系列的問題，影響檔案資料的利用。對檔案管理人員的培養和繼續教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的方法經驗上，管理理念和方法缺乏創新，檔案管理水平的滯后，致使檔案管理難以跟上發展的步伐。

(四)檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。檢索過程中往往出現以下問題：一方面檔號不規范。另一方面案卷標題不規范。其次是大部分案卷缺少卷內目錄。此外組卷混亂現象比較嚴重。檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

三、對策與建議

(一)提高檔案管理的意識

加強檔案法的學習和宣傳，增強園林綠化單位全體干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提要把檔案管理納入重要議程，作為園林綠化重要內容來抓，與園林綠化建設同步規劃、同步發展，使管理者、職工充分認識檔案工作的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系。

(二)樹立先進的管理理念，健全檔案管理機制

先進的檔案管理思想是檔案工作系統化、科學化、先進化的基礎，科學技術是第一生產力，制度建設是保證要以檔案管理機制建設為重點，構建起制度健全、管理規范、利用方便的檔案管理機制。首先要完善檔案管理責任制，要依據檔案管理的要求和各個部門的特點，對檔案管理進行定崗定責，建立了“領導主抓、部門分管、專人負責、處室配合”的多層次檔案管理體系，確立“分級負責建檔，集中統一管理”的檔案管理模式，健全完善檔案管理制度，根據我國相關法律法規，進一步規范對檔案工作審查、考核等方面的保管、統計、保密、庫房管理。形成多層次、立體化的檔案管理制度機制，保證檔案管理各個方面的順利進行。細化檔案管理工作流程，確保檔案管理的效率提高。

(三)提高檔案管理人員素質

首先，強化繼續教育。發展檔案事業，提高服務質量，根本出路在于檔案人整體素質的提高。要把教育培訓列入重要議事日程，堅持啟動檔案人才工程，短期培訓和學歷教育相結合，理論學習和實際操作相結合，扎實有效地培養世紀人才。教育培訓要取得實效，必須加強管理。健全登記、考核、評估、獎勵等繼續教育的管理制度：同時建立繼續教育約束機制，使檔案管理人員產生緊迫感和危機感，主動參加定期繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平；實行人員上崗前和輪崗后崗位培訓，獲得專業技術職務者由終身有效改為動態管理等措施，激發其參加教育培訓的主動性和積極性。

其次，開展綜合培訓。從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式進行教育培訓，堅持“學用結合，按需施教，重視實效”方針，遵循學以致用原則。一是組織檔案專業人員全面系統學習檔案專業知識，補充檔案學新理論、新方法、新觀念，盡快提高其專業水平。二是普及哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等相關學科知識，注重新知識的補充和更新。三是強化現代科技知識的學習。現代科學技術的廣泛應用是檔案工作現代化特征和標志，檔案工作者要學習信息技術、計算機、科技軟件等新技術，并靈活運用到實際工作中。

最后，細化考核強化監管。將檔案管理人員學習、培訓情況和學習效果等記錄在冊，歸入個人學習檔案，作為年終考核的一項重要內容，并確定一名領導主管此項工作，細化考核，強化監管，使學習知識，促進工作成為風氣，不斷提高檔案管理工作水平。

(四)建立數字檔案管理系統

檔案室與單位信息管理部門可加強密切配合，建立電子檔案數據管理中心。該中心設在單位檔案室，是單位信息資源庫的重要組成部分。電子檔案數據管理中心集中管理網站內所有歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密的電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。利用電子檔案數據管理中心，通過數字檔案管理系統在線錄入的電子文件傳輸，管理系統自動判斷此條數據為冗余數據，在原文數據庫中的某一字段標記為重復，系統只接收不同的電子文件，不再接收新的原文，從而節約電子文件中心大量的存儲空間，對于政務網絡的帶寬占用率也很小。通過解決電子檔案采集、傳統檔案數字化、電子檔案海量存儲等關鍵問題，進一步提高了系統檢索和查詢速度。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

(五)重視檔案信息的開發利用

檔案管理僅局限于對檔案材料的收集、整理和封存是遠遠不夠的，檔案收集的目的是利用，因此。應十分重視對檔案資源的開發利用，只有研究、開發和利用檔案資源信息，才能真正體現檔案的重要價值。

總之，在新的歷史條件下，城市園林檔案管理工作，必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進檔案事業持續健康快速發展。