淺析高校學(xué)生檔案管理

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1008-925X(2011)05-0019-02

摘要：本文立足高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，提出改革措施，強(qiáng)調(diào)重視學(xué)生檔案管理工作的重要意義，來促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案管理 現(xiàn)狀分析 改革措施 深遠(yuǎn)意義

檔案，即指直接形成的原始文獻(xiàn)，是對(duì)歷史真實(shí)面貌的再現(xiàn)，具有重要的還原性和記錄性。高校學(xué)生檔案是針對(duì)大學(xué)生在校期間德智體美等方面的真實(shí)記錄，是大學(xué)生學(xué)生生涯中不可或缺的憑證，是繼學(xué)校之后學(xué)生服務(wù)部門對(duì)學(xué)生選拔、任用、考核的主要依據(jù)。大學(xué)生檔案內(nèi)容主要包括畢業(yè)生政治表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特長(zhǎng)、以及在校獎(jiǎng)懲等情況的綜合記錄。因此，做好畢業(yè)生的檔案管理工作，是高校學(xué)生管理工作者義不容辭的責(zé)任。

關(guān)于學(xué)生檔案管理工作，相關(guān)職能部門并未出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一模式，因此，探討具有高校特色的檔案管理模式，切實(shí)做好高校學(xué)生檔案管理工作，讓檔案物有所值、物盡其用，具有重要的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義。

一、學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀分析

學(xué)生檔案是衡量畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要指標(biāo)，就目前高校學(xué)生檔案管理狀況來說，有以下特點(diǎn)：

1、檔案管理缺乏統(tǒng)一指標(biāo)

1996年，中組部下發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。2009年7月，為進(jìn)一步加強(qiáng)干部人事檔案材料收集歸檔工作，充實(shí)、完善干部人事檔案內(nèi)容，中組部頒布修訂后的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》。這一條例，成為目前高校學(xué)生檔案管理部門的惟一參考標(biāo)準(zhǔn)。由于缺乏符合自身特點(diǎn)的管理制度和實(shí)施細(xì)則，高校檔案管理在操作過程中不可避免地出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象，如收集工作流于形式，更新工作被動(dòng)滯后，歸檔工作機(jī)械操作等，直接影響了學(xué)生檔案工作的嚴(yán)肅性和縝密性，降低了工作質(zhì)量。

首先是學(xué)生檔案材料不完備。學(xué)生檔案，主要包括學(xué)生在校期間生成的一系列相關(guān)檔案，包括入黨入團(tuán)材料、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲材料、成績(jī)材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)的缺位，導(dǎo)致學(xué)生檔案材料不完備的現(xiàn)象常有發(fā)生，給下一級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)工作帶來不便。同時(shí)，學(xué)生檔案內(nèi)容單一，僅僅是學(xué)生在校的成績(jī)材料。這些單純的紙張，未能展現(xiàn)畢業(yè)生真實(shí)全面的情況，使工作單位了解畢業(yè)生遭遇瓶頸。

其次是學(xué)生檔案材料規(guī)格不統(tǒng)一。科技的進(jìn)步，為學(xué)生檔案管理形式多樣化提供可能，學(xué)生檔案已從單一的紙質(zhì)檔案形式發(fā)展為多樣化的檔案形式，紙質(zhì)與電子檔案并存。電子檔案的加入，為檔案管理工作注入新的血液，同時(shí)，兩類檔案在信息分配上的重復(fù)或缺失、學(xué)生檔案無法統(tǒng)一辨識(shí)，都給學(xué)生檔案管理工作帶來不便。同時(shí)，高校畢業(yè)生人數(shù)的不斷增長(zhǎng)，加重了檔案管理的工作量，不免造成學(xué)生檔案出現(xiàn)材料不齊或檔案混淆的現(xiàn)象。這類問題一旦出現(xiàn)，只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案交接過程中才能發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致不得不返回原檔案管理單位，追溯歸檔管理的過程，重新整理匹配錯(cuò)誤的檔案內(nèi)容，導(dǎo)致了重復(fù)工作。

2、檔案管理缺乏責(zé)任意識(shí)

當(dāng)前，高校學(xué)生檔案大多為輔導(dǎo)員兼職管理。由于輔導(dǎo)員并未接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，工作起來捉襟見肘，從客觀上影響了高校檔案管理工作的順利進(jìn)行，降低了管理質(zhì)量，制約了檔案管理有序開展。同時(shí)，高校檔案管理主體認(rèn)識(shí)程度不深，從主觀上制約大學(xué)生檔案管理和建設(shè)。由于在檔案管理方面的薄弱意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)學(xué)生檔案管理工作的重要性，是造成高校檔案管理工作混亂的原因之一。

3、檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)。

目前，高校檔案管理方式僅限于人工操作，呈現(xiàn)工作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題，不適應(yīng)信息時(shí)代的要求。當(dāng)今社會(huì)，人力資源管理是信息化革命的重要組成部分，高校學(xué)生檔案是人力資源不可或缺的內(nèi)容一致。因此，高校學(xué)生檔案管理的信息化是社會(huì)發(fā)展和教育發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，重要材料及時(shí)歸檔，建成完備的檔案信息數(shù)據(jù)庫，是高校學(xué)生檔案管理的目標(biāo)，為學(xué)生就業(yè)提供機(jī)會(huì)，為招聘單位提供服務(wù)。

二、學(xué)生檔案管理改革措施

1、更新觀念，提高認(rèn)識(shí)

目前，高校學(xué)生管理部門工作理念已逐漸由“管理者”向“服務(wù)者”角色轉(zhuǎn)變。相應(yīng)地，高校學(xué)生檔案工作也要樹立服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持學(xué)生之事無小事，堅(jiān)持以學(xué)生利益為本，從學(xué)生角度出發(fā)，由被動(dòng)管理向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，才能更好地服務(wù)學(xué)生，服務(wù)教育。同時(shí)加強(qiáng)宣傳教育力度，提高學(xué)生自身對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，樹立重視個(gè)人檔案，保護(hù)自身利益的觀念，明確學(xué)生檔案并非可有可無，而對(duì)就業(yè)有著重要影響。通過輔導(dǎo)員引導(dǎo)學(xué)生提高檔案意識(shí)，重視檔案價(jià)值；通過工齡計(jì)算等環(huán)節(jié)宣傳學(xué)生檔案的價(jià)值，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到其檔案自身權(quán)益息息相關(guān)。

同時(shí)，搞好學(xué)生檔案工作，不是學(xué)生管理部門的孤軍奮戰(zhàn)，必須加強(qiáng)學(xué)校其他部門對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與支持，將其納入相關(guān)職能部門管理范圍內(nèi)，使檔案工作成為高校管理工作的重要組成部分。利用各種機(jī)會(huì)加大宣傳檔案管理工作的重要性，樹立正確的檔案觀念，糾正以往在管理工作存在偏見和誤解。

2、規(guī)范管理，創(chuàng)新模式

學(xué)生檔案需要科學(xué)規(guī)范化管理。第一，對(duì)高考入學(xué)接收到的學(xué)生檔案應(yīng)重新整理，整合有用的資料，進(jìn)行編碼，撰寫目錄，整理裝袋。在學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程中要加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)收集學(xué)生的獲獎(jiǎng)材料，才能客觀地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)水準(zhǔn)，提高檔案的利用價(jià)值。第二，將所有學(xué)生檔案按照人員學(xué)號(hào)、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，以便查找與利用。高校可以基于自身的實(shí)際情況，開發(fā)相關(guān)的學(xué)生管理系統(tǒng)，根據(jù)學(xué)生的基本情況，將學(xué)生的個(gè)人信息資料錄入計(jì)算機(jī)。輔導(dǎo)員日常管理中可運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行查詢和管理。同時(shí)，用人單位來校政審學(xué)生時(shí)，現(xiàn)代化的設(shè)備可以及時(shí)提供學(xué)生準(zhǔn)確地信息資料，能大大提高工作效率。第三，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，建立內(nèi)容全面豐富的學(xué)生檔案。學(xué)生檔案不僅僅是在校期間簡(jiǎn)單的數(shù)字反映，而是學(xué)生的自身價(jià)值、努力過程、素質(zhì)水平的反映。更新這方面的檔案，能使使學(xué)生明確自身的發(fā)展趨勢(shì)，了解自己的優(yōu)勢(shì)，克服和改進(jìn)不足之處，從而不能提高自身的能力與素質(zhì)。

3、增強(qiáng)監(jiān)督，加大培訓(xùn)

定期舉辦相關(guān)講座，宣傳學(xué)生檔案管理的重要性，這有利于提高學(xué)生檔案管理工作者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行檢查，有利于督促檔案管理工作者及時(shí)進(jìn)行歸檔，查漏補(bǔ)缺，提高學(xué)生檔案的利用率。此外，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，是提高學(xué)生檔案管理工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要途徑。除了通過各類培訓(xùn)來提升業(yè)務(wù)素質(zhì)外，學(xué)生檔案管理工作者應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身的基本的職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)知識(shí)。不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，更新傳統(tǒng)的檔案管理方式，結(jié)合工作實(shí)際，全面收集能夠客觀反映學(xué)生成長(zhǎng)的材料，并將收集領(lǐng)域拓寬至學(xué)生心理、信用、個(gè)性和特長(zhǎng)等方面，使檔案形象、客觀地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。

三、學(xué)生檔案管理深遠(yuǎn)意義

高校學(xué)生檔案是入學(xué)前的高中檔案，包括學(xué)生的中學(xué)學(xué)籍檔案以及高考成績(jī)、體檢表、黨團(tuán)組織關(guān)系等大學(xué)生入學(xué)材料和學(xué)生在校期間思想政治、學(xué)生生活、知識(shí)技能、行為和規(guī)范、家庭狀況等方面的信息組成，是大學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的登記表。同時(shí)，學(xué)生檔案是用人單位了解學(xué)生既往狀況的重要依據(jù)，尤其是公務(wù)員、政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及考研錄取過程中，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行政審是必不可少的環(huán)節(jié)。

首先，學(xué)生檔案是選拔人才的參照標(biāo)準(zhǔn)。檔案材料全面地記載了學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、社會(huì)活動(dòng)情況、身體健康狀況和思想動(dòng)態(tài)表現(xiàn)等方面的成長(zhǎng)軌跡。學(xué)生是高校的產(chǎn)品，在就業(yè)逐步市場(chǎng)化的大背景下，檔案材料搭建學(xué)生與企業(yè)雙向選擇之間的橋梁。其次，學(xué)生檔案是高校管理水平的衡量指標(biāo)。一份檔案的嚴(yán)謹(jǐn)程度，代表著高校檔案管理工作的形象。檔案管理是否規(guī)范，折射出高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)和信息化建設(shè)的水平。對(duì)于學(xué)生來說，檔案管理是否妥當(dāng)，關(guān)系著學(xué)生的前途與命運(yùn)：對(duì)于用人單位來說，檔案材料的全面能使錄入人才事半功倍：對(duì)于高校自身來說，一份份檔案就是高校自身積累的無形資產(chǎn)。因此，學(xué)生檔案在學(xué)生人生中有著舉足輕重的作用。

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