關于做好高校院（系）辦公室管理工作的若干思考

　　摘要：文章闡述了高校院（系）辦公室管理工作的特性和職能，分析了高校院（系）辦公室管理工作面臨的主要問題，結合當前我國高校院（系）辦公室管理改革發展趨勢，提出了改進和完善高校院（系）辦公室管理工作的思路與方法。
　　關鍵詞：院（系）辦公室 工作 思考
　　中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
　　文章編號：1004—4914（2012）06—085—03
　　高校院（系）辦公室是按照專業性質設置的學院教學行政管理組織，是學校、院（系）、教師、學生聯系的橋梁和紐帶，不但起著上通下達、綜合協調的樞紐作用，還發揮著傳遞信息、研究政策，協助領導做好決策的參謀作用。隨著我國高教事業的快速發展和高校內部管理體制改革的推進，尤其是在實行二級管理機制的今天，如何做好院（系）辦公室工作，是擺在我們面前的一個全新的課題和挑戰。結合筆者從事辦公室工作的實踐，對如何做好辦公室工作談幾點認識。
　　一、高校院（系）辦公室工作特性
　　院（系）辦公室是學校內部的基層管理單位。它位于教學、科研的一線，直接為院（系）領導和廣大師生服務，其工作特點有以下方面：
　　1.院（系）辦公室工作的執行性。院（系）辦公室屬于管理層，不屬于領導層，所以它的工作具有執行性的特點。這一特點要求辦公室自覺地貫徹和執行學校方針政策、院（系）的各項指示和精神。作為院（系）辦公室，工作上不能機械、教條地傳達和執行，而應該根據部門的實際情況，把政策的原則性同執行方法的靈活性相結合，力求達到最完美的執行效果。
　　2.院（系）辦公室工作的協調性。院（系）辦公室既要做好業務性工作，又要做好事務性工作。上自校級各個職能部門，下至教師和學生，都需要院（系）辦公室與他們溝通和聯系。如果說整個學院的工作是由各個職能部門來分管的，那么院（系）辦公室則是這些職能部門的樞紐，其協調作用是全方位、綜合性的。高校的教學活動是一個環節緊密聯系的復雜系統工程，任何一個環節都不能馬虎懈怠，這就決定了院（系）辦公室工作具有較強的協調性。工作過程中一定要遵循行政為教學服務的指導思想，按時完成各階段的教學行政管理任務，保證院（系）教學工作的正常運轉。
　　二、高校院（系）辦公室工作職能
　　院（系）辦公室是一個綜合性的辦事機構，是學校和院（系）、師生聯系的橋梁紐帶。辦公室工作人員的職責是服務和協調各方面工作，其中有政務管理工作，也有事務管理工作，有大事也有小事，有常規事也有緊急事。歸納起來，院（系）辦公室的工作主要有以下職能：
　　1.窗口服務職能。服務是高校院（系）辦公室工作的主要職能，院（系）辦公室的服務職能是通過對學校的職能部門和師生的服務來具體體現的，院（系）辦公室在處理問題、辦理事務的同時，展現院（系）辦公室人員的服務和管理水平。一方面，它具有教學、人事、財務、總務等方面的業務管理工作；另一方面，又要處理全院（系）日常的綜合性事務。上級職能部門布置的工作都要對口到院（系）辦公室來，由院（系）辦公室傳達、溝通、組織執行。因此，就決定了院（系）辦公室具有窗口服務的職能。所以說院（系）辦公室不僅是一個辦事機構，而且也是院（系）的形象代表，是院（系）同校內外各個單位，工作聯系、交流的窗口。
　　2.管理職能。院（系）辦公室統籌承擔院（系）的信息傳遞與交流、文件起草、收發歸檔、經費管理、人事考勤、物資采購、日常維修的協調工作和其它對外聯絡等各項工作，是院（系）對內對外的窗口。平時處理大量的日常事務性工作的同時，還要隨時準備處理突發性和臨時性的事務，工作上千頭萬緒。但院（系）的教育教學管理工作是系辦公室非常重要的工作職能。這就要求辦公室人員要營造一種輕松、和諧、團結、協作的工作環境，既分工又要合作。學習掌握一定的管理學、教育學、心理學、公共關系學等相關知識，掌握科學的管理方法，充分利用現代化、信息化辦公手段，為學院教學服務，提高辦公室的工作效率和工作質量。工作中逐步把辦公自動化引入到院（系）檔案管理工作中，采用檔案管理系統對辦公室各種檔案資料進行科學有序的管理，使辦公室各項管理工作達到規范高效。
　　3.綜合協調職能。高校院（系）辦公室工作千頭萬緒，紛繁復雜，辦公室工作具有綜合協調學校和院（系）各種關系的職能。為了能夠順利展開各項工作，部門之間、教職工之間、職能部門之間，都需要院（系）辦公室進行工作協調。這當中涉及到任務協調、思想協調、職權協調、關系協調、對外協調等。做好協調工作并不輕松，協調得當各方受益，協調不當得罪眾人，協調不了工作受損。這就要求我們在工作中必須認真聽取來自各方面的意見、建議，及時詢問工作的進展情況，深入了解實際工作中出現的各種問題，這樣才能協助院（系）領導理順工作、化解矛盾。搞好院（系）辦公室工作。
　　三、院（系）辦公室工作面臨的主要問題
　　1.辦公自動化程度不高，團隊合作精神不夠。當今是一個信息產業飛速發展的時代，計算機及相關技術的普及應用，給社會的發展提供了前所未有的動力，在教育、科研、經濟、管理等諸多領域扮演著舉足輕重的角色。目前各行各業都在向信息化發展，高校院（系）辦公室管理也不例外。現如今的高校院（系）辦公室一般都擁有計算機等一批現代化設備，但由于辦公室人員的信息素養不高，缺乏全面系統的軟硬件學習和培訓，大部分辦公室計算機資源利用率較低，往往只停留在文稿處理與打印上；院（系）辦公室的辦公自動化、信息化程度普遍不高，直接影響著院（系）各項活動的辦事效率和進程。辦公室工作中團隊合作精神有待加強。辦公室工作在注重個人工作能力提高的前提下，強化團隊整體的協同工作是非常重要的。
　　2.缺乏創新意識。辦公室工作具有“橋梁”和“中樞”作用，理應為領導科學決策當好“謀士”。但是辦公室工作人員由于受各方面的影響（比如政策水平、工作能力、領導和教師對他們工作的信任和態度等），沒有很好地發揮參謀和助手作用，往往是“領導說咋辦就咋辦”，不敢或不愿多事和多言。在工作上方法因循守舊、缺乏創新，工作中往往處于被動角色，遇到困難只找客觀理由，不做主觀努力，總是用老辦法老經驗解決出現的新問題，造成工作推進緩慢，完成工作質量不高。
　　3.人員綜合素質不高，缺乏工作積極性。隨著時代的發展和社會的進步，辦公室人員的綜合素質也應該與時俱進，跟上大時代的步伐。但現實情況是許多院（系）辦公室人員得到培訓與學習的機會很少，他們在思想、業務各方面與院（系）管理的需要還有很大的距離。辦公室人員掌握專業技術的多少直接決定了其業務水平的高低。他們必須了解高校的運作過程、教學過程、科研工作、學生工作、人事工作等等。我們的人員在工作中通常還停留在“經驗型”、“事務型”的管理上，總是疲于應付千頭萬緒的事務性或業務性工作，因為缺少獨立思考的時間，工作效率和工作質量大打折扣。由于處理不好各方面工作關系，工作局面難以開展而產生消極情緒，工作積極性不高，工作中不能發揮主觀能動性。
　　四、改進和完善院（系）辦公室管理的思路和方法
　　1.提高辦事效率。首先，要熟悉并精通現代化辦公。辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA），是適應信息社會發展需要，基于系統科學、行為科學的理論和計算機技術、通信技術的普遍應用而發展起來的一門新型綜合技術。隨著高等教育管理水平的提高，學院引進并正式實施了辦公自動化（OA）系統，擺脫了長期以來基于紙質的傳統辦公方式，逐步實現向依托計算機網絡和電子數據的無紙化辦公的根本性轉變，實現辦公室工作事務的信息化、自動化、系統化、網絡化。這就要求我們辦公室工作人員必須改變傳統工作方式，以適應信息社會發展新的需要。熟練掌握計算機、復印機、傳真機、掃描儀等其他現代辦公技術知識和技能并熟練運用于辦公管理過程中，做好院（系）辦公室工作，就必須把握辦公自動化發展趨勢，促進辦公室管理思想的現代化和管理方法的科學化，才能持續提高自身管理水平和工作效率，提高辦公室管理的效率和準確性。
　　其次，要加強和完善辦公室規章制度。合理和健全的管理規章制度，是各項工作正常運作的前提。院（系）辦公室是一個獨立的教學行政管理機構，工作頭緒多，事務繁雜，所以必須建立健全各項規章制度，并在工作中不斷地總結經驗教訓，逐步完善和改進這些制度。以規范職工的行為，使之工作雜而不亂，繁而有緒，有條不紊地開展，達到規范化、系列化、科學化的要求。同時明確分工，各負其責，理順結構，嚴格崗位目標責任制，做到定崗、定人、定任務，實行量化管理，年終考核。使院（系）辦公室真正成為功能齊全，結構合理，運轉協調，靈活高效的綜合行政管理機構。
　　再次，要培養內外協調能力，增強團隊協作精神。培養較強的內外組織協調能力。協調和安排各項工作、處理好各種關系，是做好院（系）辦公室工作的一項重要內容。辦公室處在諸多矛盾的焦點和政務、事務的中心，許多難事、麻煩事、棘手事，辦公室都無法回避。我們在工作中要培養幽默性、藝術性，不斷提高組織協調的能力，是院（系）辦公室工作人員化解矛盾、避免沖突，確保任務完成，取得“雙贏”的重要因素。院（系）辦公室工作雖然有各自的分工，但是有些工作不是靠一個人的力量就能完成的，要相互取長補短，在做好本職工作的同時，也要做好與同事的溝通與銜接工作，才能提高辦公室工作效率。
　　最后，工作中要勇于創新。創新，是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。過去的工作中有許多很好的經驗和傳統，是人們從長期的實踐中不斷摸索總結出來的，是我們可以吸收和借鑒的。但在信息化、快節奏的現代社會，不斷涌現出來的新生事物和新的問題，單憑以往的經驗和工作方法已不能完全適應形勢發展的需要。在這種以創新為主調的新的歷史條件下，在信息和知識高速發展的時代，辦公室人員一定要注重培養自身的創新能力，首先要從思想上更新觀念，不能因循守舊、墨守成規，摒棄陳舊思維，努力培養和鍛煉自己思考問題和解決問題的新思維新辦法。其次，要在實際工作中不斷加強學習，開闊視野，在實踐中發揮自身的創造性，不局限于經驗主義的束縛，將創新植根于傳統和經驗中，并運用新的視角和手段，探索解決問題的新途徑和新方法。
　　2.提升服務質量和水平。加強學習，提高院（系）辦公室人員綜合素質。院（系）辦公室工作綜合性強、接觸面寬，為了適應當前工作，我們必須加強政治理論學習和黨性修養，提高思想認識水平。尤其要認真學習鄧小平理論，深入學習、領會“科學發展觀”的豐富內涵，有針對性地倡導全心全意為師生員工服務的理念。通過黨性教育，提高辦公室人員的思想認識，增強辦公室的服務意識。除了應具備良好的政治素質、道德品質外，辦公室人員還必須具備豐富的業務知識（如教育心理學、管理學以及計算機基礎和應用等方面的知識），較強的語言表達能力和文字處理能力。要具備這些實際的工作本領就必須重視和加強辦公室人員的培訓工作，留出一定的培訓費用，通過人員進修、舉辦學習班、研討班、外出考察學習等各種途徑，努力提高他們的素質和能力，要引導他們既要重視對知識的學習，也要積極地在實踐中鍛煉自己的工作能力，要善于吸收、學習和運用一切所需的新知識，活躍思維，開闊眼界，從中吸收各種新鮮經驗，做到理論聯系實際，這樣才能提高院（系）辦公室的辦公水平。
　　做好領導身邊的參謀和助手。辦公室工作不能只停留在辦好領導交辦的日常事務，還必須在學院的發展、建設、管理等方面進行思考，主動為領導出思路、想辦法，當好參謀和助手。辦公室人員經常與各個層面、各個部門的人員相互聯系、溝通，信息更多，思路更加開闊，更有利于創新思維的涌現。辦公室人員要充分利用這個優勢，發揮主觀能動性。有意識地廣泛收集校內外各種動態信息，吸收其他辦公室先進的工作思路及方法，及時提供給領導參考。
　　3.通過多種途徑，調動工作積極性。改善辦公環境，實行人性化管理。環境影響心情，心情又影響工作效率，為了使辦公室同志每天都有一個好的心情，用一種好的精神狀態投入到工作中，改善辦公環境是非常有必要的。添置綠色花卉、調整辦公布局等都會使人精神振奮，從而激發工作熱情，調動其工作積極性。關心職工生活，減輕工作壓力，也是促進管理質量提高的一個重要手段。
　　因人而異，合理分工。工作上要做到最大程度而又持久地調動職工的積極性，就應根據每個職工的思想覺悟、能力高低、性格特點、興趣愛好，本著“因地制宜，合理化分工”的原則，合理安排他們的工作，為他們創造良好的工作條件，使他們在各自的崗位上充分發揮自己的勞動潛力。在這個寬松的條件下，工作人員對本職工作有了自豪感和認同感，工作積極主動，工作效果自然比較好。
　　總之，辦公室工作千頭萬緒，工作人員要切實做好院（系）辦公室的管理和服務工作，就必須了解辦公室工作的特點和職能，遵循辦公室工作的基本原則。不斷提高自己的綜合素質和修養，認真、全面地學習政治理論，充分發揮工作中的協調管理能力，不斷開拓創新，這樣才能優質、高效地做好高校院（系）辦公室工作，使之真正起到管理樞紐和橋梁的作用。
　　（作者單位：川北醫學院 四川南充637000；通訊作者：汪輝文）
　　（責編：若