EXCEL在財務工作中的運用
2012-01-01 00:00:00葉青梅
經濟師 2012年6期
摘要：EXCEL在財務工作中的應用越來越重要，文章對EXCEL表格、EXCEL函數及一些自帶的功能在實務中的靈活應用進行了探討。
關鍵詞：EXCEL表格 EXCEL函數 財務 應用
中圖分類號：F234 文獻標識碼：A
文章編號：1004—4914（2012）06—165—02
2l世紀是知識經濟時代，也是全球經濟融合的時代，因此做好企業數據信息的有效整合與集成是企業的關鍵所在，而作為企業內部決策系統的財務部首當其沖。財務信息的精準提供，使得功能越來越強大的EXCEL成為必備工具，EXCE電子表格所具有的靈活性、內置函數和工具等，已成為財務會計工作發展中不可缺少的工具，它能夠實現對企業未來財務狀況進行預測和分析，并根據企業決策層對財務數據的不同要求制作各種需要的報表。本文擬對EXCEL在公司財務工作中的各種應用進行探討。
一、利用EXCEL表格處理會計日常業務
日常會計業務是一個企業最終財務報表形成的基礎，也是關鍵，日常會計業務需要處理的內容很多，如，編制記賬憑證、編制輔助表格、制作固定資產卡片、制作工資臺賬及編制賬簿等。在信息化技術還不發達的時代，會計人員都需要手工來編制各類、各種報表，這樣工作量非常大，而且效率也相對偏低。如今，EXCEL軟件已經成為進行上述日常會計業務處理最好的工具。具體如下：
1.利用EXCEL制作工資發放表及發放條。
（1）EXCEL表格生成工資表的具體操作。首先新建立一個EXCEL工作簿，默認的工作表有三個（sheetl、sheet2、sheet3），可以根據需要增加或刪除工作表，打開sheetl工作表后根據企業的實際人員情況輸入所有職工的工資數據信息，并將該表更名為“工資表”。如果職工編號是有順序的，可以利用EXCEL自帶的自動填充功能來實現編號的快速錄入，方法是先在前兩個職工單元格中分別輸入“1”和“2”，然后將這兩單元格選中，把鼠標指針移到右下角的小黑方塊上，待鼠標變成一個十字型，按住鼠標左鍵向下拖動到最后一個職工的單元格松開就完成自動填充了，在輸入日期時也可用自動填充功能填上當前的日期，利用NOWO函數。在職工工資相同的情況下，還可以實現跨行粘貼等功能，完成表格制作可以根據要求自定義頁面及樣式等。
（2）工資發放條的設置。工資表最終要生成工資發放條發放給每個職工，會計人員可以利用EXCEL的復制、粘貼功能，通過改變標題來制作另一種格式的工資條，在打印時指定要打印的區域，并設置標題。為了避免每個月生成工資發放條的繁瑣操作，還可以將某一個月的工資發放條操作錄制成宏，再隨后的月份直接調用宏即可，不需要每個月都設置。
2.利用EXCEL制作固定資產卡片。固定資產是企業的很重要的不動產，固定資產卡片是固定資產管理中的基礎數據。因此，當企業每取得一項固定資產都要填列固定資產卡片，固定資產卡片信息包括“固定資產編號”、“固定資產名稱”、“規格型號”、“原值、累計折舊、凈值”、“年限”等信息，通常企業擁有不同類別的固定資產，這樣利用EXCEL可以很方便地制作固定資產卡片，使卡片中數據錯誤率也大大降低。基礎表制作方法與工資表的方法類似，其中一些需要計算的項目，如凈殘值、月折舊率、月折舊額、凈值等數值，就可利用EXCEL強大的公式管理功能進行計算，這樣減少了人工計算的工作量。例如：計算“單元格E11月折舊率”，其中E10為凈殘值率、E9為使用年限，這樣在E11單元格輸入公式“=（1—E10）/E9/12”就可計算得出月折舊率。各數據輸入后，可以根據要求設置卡片的格式等。
3.利用EXCEL對應收款項的管理。應收款項是企業對外銷售商品、提供勞務等應向客戶收取的款項，及時分析應收款項的可收回性很重要。所以要建立一個往來數據清單，由會計人員根據業務需求明確清單內容，避免在一個工作表上建立多個數據清單、避免設置空白行和空白列，這樣有利于EXCEL對數據的檢索與排序等。同時企業的應收款項一般情況下都在不斷地發生并逐漸的到期，也有轉回現金的情況，這樣應需要增加或刪除記錄，EXCEL所提供的“記錄單”可對清單中的數據進行增加刪除修改等操作，打開清單工作表，單擊[數據]—[記錄單]命令可以對每一條數據進行相應的處理。在實際情況中，還會用到EXCEL的排序功能、篩選功能，如根據“單據編號”、“開票日期”等關鍵字段進行升序降序的查找，根據條件進行篩選等，這些命令是數據卜[排序]、[數據]—[篩選]—[高級篩選]。
4.利用EXCEL對存貨的管理。企業存貨的數據資料來自于不同的部門，也常被不同的會計人員調用，利用EXCEL可以完成不同目的的存貨分析，可以設置成不同的人員共享工作簿，共同創建，共同查閱，單擊[工具]—[共享工作簿]命令，在[編輯]選項卡里選擇“允許多用戶編輯、合并”復選框實現。
對于存貨基礎資料很多的情況下，還可以利用EXCEL數據透視表功能，通過轉換行和列查看源數據的不同匯總結果，可以根據需要顯示不同的數據，可以建立多個數據透視表。對于已建立的數據透視表，可以進行數據及布局的修改。
二、利用EXCEL函數進行財務分析等工作
EXCEL函數功能在處理財務、會計等事務時，具有強大的功能，也具有廣泛的應用，它通過預定義的公式，公式使用一些稱為參數的特定數值進行計算。EXCEL函數分為日期函數、文本函數、財務函數等，在財務工作中通常會用到財務函數進行財務分析、日期函數進行賬齡分析、查找函數進行相應數值的查詢與檢索等。
1.財務函數一般用來計算一些股票及債券的終值、現值等，具體包括：終值（fv）——在所有付款發生后的投資或貸款的價值。期間數（nper）——投資的總支付期間數。付款（pmt）——對于一項投資或貸款的定期支付數額。現值（pv）——在投資期初的投資或貸款的價值。例如，貸款的現值為所借入的本金數額。利率（rate）——投資或貸款的利率或貼現率。類型（type）——付款期間內進行支付的間隔，如期限為5年，利率為10%，每年支付1萬，計算其到期值，可以在EXCEL公式定義欄中輸入“=FV（10%，5，10000，0）”實現其結果，如要計算現值可輸入“=PV（10%，5，10000，0）”，函數中“最后一位0代表期末，1代表期初”，其他函數同上，可以根據函數中給出的參數參照輸入相應的項目。
2.企業財務中日期函數主要應用于對往來款項中日期的檢索，如需要當前日期，可以用TODAY01函數，返回計算機系統時鐘的當前日期，還可用DATE（年，月，日）函數得出日期結果，YEAR（ ）函數、MONTH（ ）函數、DAY（ ）函數、NOW（ ）函數實現年、月、日、現在的結果。
3.利用函數計算企業個人所得稅。企業會計人員在計算個人所得稅首先根據國家規定的個稅稅率及基數，因為不同的應稅所得額有不同的稅率和速算扣除數，按工資額和納稅基數的所得稅算法，得出：當月應納稅所得額=當月計稅總額一減除費用一附加減除費用。
以A代表應交稅（即減去扣除基數）的工資薪金，B代表應繳所得稅，那么以2011年9月起執行的個稅表為基礎，扣除基數由原來的2000元調整為3500元，具體如下：
以含稅級距為基礎，當A≤1500，則B=A×3%，當1500
三、利用EXCEL可以實現對報表的編制
財務報表是提供會計信息的一種重要手段，其具有種類繁雜，編制工作量大，容易出錯等特點。利用EXCE編制報表具有簡單快捷、函數關系設置簡便、界面直觀明確、維護修改容易、數據保護嚴密等特點。以編制“利潤表”為例，簡要說明其編制順序：
1.建立新工作表后，用鼠標雙擊工作表標簽的當前工作表欄，點擊右鍵重名，輸入報表的名稱或簡稱，即“利潤表”即可。
2.根據報表篇幅的大小，設置頁面的大小，其他項目根據要求設置即可。
3.根據表格的需要填制報表的文字內容，通過設置單元格式、合并單元格等方法，編制報表內容。
4.利用函數功能設置報表單元格之間的勾輯關系。可以根據實際工作的需要，設置報表中各種函數關系。選擇需要運算函數關系的，點相應單元格，輸入“=函數關系”即可。對相同函數關系的單元格可以復制粘貼函數。如要累加，可以設置相應的公式。
5.報表數據的填制，根據實際發生數，在對應的單元格里，分別填制相關數據，其中在已設置對應函數關系的單元格，不可填制數據。
用上述辦法，可以對種類簡單的報表進行編制。但對于較為復雜而且有相關數據來源的報表，EXCEL中也可通過數據轉換的方法編制報表。如利潤表中，本期實際數為本月發生數與上期合計數的累加，可將上月報表復制到時需要編制報表同一個工作簿里，通過在兩張報表之間，設置相關單元格的相關函數關系，直接編制報表，實現累加功能。
所以利用EXCEL編制會計報表的好處在于簡便（運用菜單欄和工具欄的工具，常會得到意想不到的結果）、準確適用（如有些分析指標表，可以直接通過報表數據嵌套，多張報表數據通過一個工作表，實現相關指標的計算值等）等特點。它的技巧在于函數關系的科學設置和格式的規范整理。
綜上所述，EXCEL計算機軟件實用至上，既節省了會計人員的時間，也結束了以前以手工為主的計算工作，它可以實現企業數據信息的有效整合與集成，可以表格形式對企業未來財務狀況進行預測和分析，已成為當前財務會計工作乃至其他行業中不可缺少的工具。
（作者單位：西山煤電集團公司白家莊礦多種經營公司山西太原0.0023）
（責編：若
