備件管理中存在的問題研究及對策

摘要：文章通過分析廣東順德浦項鋼板有限公司備件庫存管理現狀，針對備件管理的分類、需求預測、采購、庫存、維修等方面的內容，對公司備件管理實際狀況進行調查，總結出備件管理中存在的主要問題，提出了備件庫存管理的改善方案。

關鍵詞：備件；庫存管理；對策研究

中圖分類號：F425文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2012）08-0046-02

在市場經濟條件下，備件管理既要及時保質、保量、滿足設備檢修的需求，減少停機和故障造成的損失，又要避免積壓浪費，提高經濟性。因此研究備件管理各個環節的規律，合理利用新興的技術和商業模式，能夠挖掘出各個層面的效益，降低庫存成本，提高經濟效益。

通過對廣東順德浦項鋼板公司備件管理現狀分析， 歸納總結出公司備件管理存在的主要問題。借鑒國內外備件庫存管理研究進展及趨勢， 創新備件管理模式和理念，以最小化成本解決存在問題，以實現減少備件的資金占用量，降低備件管理成本，減少備件占用空間，提高備件的管理效率。

1備件管理現況

1.1備件倉庫管理模式

備件倉庫管理主要依據是ISO的《倉庫管理控制程序》，倉庫管理的基本工作，即是執行貨物出入庫和記錄保管貨物出、入庫信息。及時提供各種相關報表，以供管理者了解存貨狀況，作為采購或存貨處理的依據。

備件倉庫分為電氣備件倉庫和機械備件倉庫，兩個工廠的備件分開管理，由一位倉庫管理員負責全公司設備的備件供給。公司的備件的存放區域多達11個，由于倉庫數量多，范圍廣，實際操作中，倉庫管理員很難掌控備件狀態，為確保備件在庫數量的準確疲于奔命。

在庫管理只是把備件簡單整理后堆放倉庫內，有些失效的備件長期存放在倉庫，有些可以修復使用的備件沒有及時修復。由于管理不到位等諸多因素的限制，導致備件庫存居高不下，備件存放區域越來越多，占用資金越來越大。

1.2備件需求管理形式

備件申請有如下四種形式：其一，依據原始的庫存量多少，當原有的庫存減少到一定數量時補充；其二，設備故障發生后，如果發現所用的備件庫存量較少或沒有時，將會申請購買足量的備件；其三，在正常檢修或大修理時，在檢修項目確定后，經倉庫管理員確認，項目所需的備件沒有或不足的情況；其四，設備運行過程中，檢查發現設備存在某種不良的傾向，需要及時修理更換的備件，經倉管確認沒有庫存的情況。

從以上備件購買申請的四種形式來看，前兩種幾乎沒有考慮備件購買申請的必要性，后兩種申請雖然有做需求的預測，但所申請的材料也幾乎沒有規律可巡。公司備件的申請和審核都是憑經驗判斷，不同的人判斷相差甚遠，沒有考慮其需求可預測性和易得性，有時為片面地追求以滿足生產需要為第一要素和寧多勿少的管理思路，導致各類備件計劃的準確性下降。

1.3備件購買流程

當購買科接到購買申請后，根據購買申請書，選擇詢價對象，詢價方式主要三種：指名競爭、獨家代理和隨意購買。有時，一個月內會多次向同一家公司詢價或購買備件，由于需求的不確定性，造成購買工作繁重。

購買周期與購買擔當對該備件的熟悉程度，選取的供應商服務水平、技術能力及綜合實力有很大的關系，備件從申請到入庫的時間很難確定。有時，需求部門需要較長時間等待備件，因此，需求部門時常會夸大備件需求數量及緊急程度，致使緊張購買得來的有些備件入庫后長時間不使用，造成浪費。相反，有時緊急需求的備件入庫時發現備件與實際申請不符，無法滿足使用要求，需要重新送貨，造成不必要的等待，甚至直接影響生產線的正常運轉。

1.4備件庫存統計分析

通過了解公司的備件倉庫管理模式、需求管理形式及購買流程，很容易發現，雖然備件管理有相應的管理體制，但還是停留在較為落后的水平，致使備件管理中存在著許多問題一直無法得到解決，主要表現為下列幾個方面：

首先，備件庫存金額較高，根據統計，公司兩個工廠的備件庫存達1 212萬元，而且呈逐年增加的趨勢，每年采購和使用消耗的備件金額約480萬元，采購和消耗的金額相當，也就是說，絕大多數庫存的備件幾乎沒有使用。其次，庫存備件品種達1 890種，數量19 000多件，設置的備件倉庫無法滿足備件存放的需要，多數備件只能放置在工廠的現場。目前，除兩個備件倉庫外，工廠現場還設置9個備件存放區，因備件數量多，區域分布廣，倉庫管理強度較大，加上沒有具體的規劃，備件的管理直接影響到工廠環境。第三，許多淘汰的廢舊備件、設備改造后使用不上的備件、損壞的工具及器具沒有及時處理，據統計不可使用或失效備件有214種2 083件與可以使用的備件堆放在一起，既沒有分類存放，也沒有標識區分管理，很難辨別好壞，嚴重影響工作效率。

2設備維修模式分析

目前，公司設備管理主要采用計劃修理、日常維護和故障搶修三種修理模式，從三種維修模式來看，計劃修理可以提前預知備件需求，除非購買周期很長，否則，該類備件可以不考慮庫存；日常維護使用的消耗材料或循環使用的備件較多，通?？梢远唐趦荣徺I到或能預測到；設備故障由于其突發性和不可預知性，出現故障后，為確保生產計劃的完成，往往需要進行搶修，對備件的需求比較迫切，所以該類備件應該保證有足夠的庫存。因此，備件庫存主要是滿足設備故障的需要，如果能預測設備故障的發生，就可以減少備件的庫存量。分析設備故障及其所使用的備件關系，對建立公司的備件庫存模型可以提供一定參考。

從最近幾年的設備故障及使用備件統計分析，設備故障使用的備件只占全年維修費用的3%~7%之間，占當年倉庫庫存金約1%，也就是說，設備故障使用的備件費用只占當年設備維修費用很少一部分，對比當年倉庫的庫存金額來說，可以說微不足道，多數的備件是可以提前預知需求的。當然，購買周期還需斟酌，如果可以改善公司的購買模式，預測設備潛在的故障可能，減少備件就會有很大的空間。

3備件管理新方案

通過對備件管理現況和設備維修模式分析可以看出，現行的備件管理模式落后，缺乏科學性和先進性。我們可以抓住CGL工廠設備改造這一有利時機，對備件的管理模式進行全面的改善，建立起科學的備件需求預測體制和購買流程，提高備件管理效率。

3.1建立備件分類管理體系

分類管理的方法多種多樣，通過了解不同的管理模式，綜合考慮最近幾年設備故障，備件使用的情況，備件獲得的周期和庫存周轉期等因素，采取ABC分類管理體系。首先，將可能發生故障的設備所需備件、采購時間較長的備件及對生產運行影響最大機械材料定為A類，進行重點管理；其次，把采購容易鋼鐵材料、工具材料和消耗材料定為C類。第三，將工作材料定為B類備件。將部分B類和C類備件實施年度訂貨，實行零庫存管理模式。

通過分類管理，可以改進備件的計劃管理，方便備件的統計和備件預測，起到了減少庫存、降低庫存成本和提高倉庫管理效率。

3.2建立新的倉庫管理模式

從設備維修模式分析知道，設備故障使用的備件只占全年維修費用的3%~7%之間，占當年倉庫庫存金約1%，絕大多數的備件是當年購買獲得，如果可以提前預知使用時間和購買周期，可以不考慮庫存。目前，我們公司主要是采用預防維修的設備管理方式，一般所需的備件品種、規格型號以及需求數量可以提前預知，如果可以及時采購，可以不考慮庫存。很明顯，只要能夠準確的預測設備潛在的故障可能，就可以準確去預測備件的需求，大大減少備件庫存量。所以，要作好備件的預測工作，根據備件的需求提出申請，改變過去寧多勿少的思想。

把每種備件設置唯一的存放位置，備件、編碼和位置是對應的關系，按備件大類嚴格執行，提高備件的目視化效果。定期檢查在庫管理備件，作好日常維護、清潔和盤存工作，定期對備件的狀態進行判斷，如果發現備件的有性能改變、或快到有效使用期限，應該及時向使用部門反映，要求盡快使用或進行保養維護，避免浪費；如果發現失效備件，應該追究責任，同時申請報廢處理，保證備件可靠和有效。

3.3備件購買方式改善

首先，建立一個備件預測體系，本人認為，我們公司可以綜合運用定性和定量預測的方法，依照最近幾年的備件消耗情況，結合設備的運行現況進行分析，每年定期組織對下一年度的備件需求進行預測，預測結果經審核后提交到購買職能部門，購買職能部門在接收到審核后需求預測清單后，選擇優秀的供應商進行詢價或公開招標，然后，由專門部門對供應商和價格進行審核，根據實際需要數量選擇較優秀的供應商進行備件的年度合同，合同方案經總經理裁決后生效實施。其次，選擇合適的維修外包模式，綜合考慮公司自身的維修體系，把部分需要定期保養維護的設備外包給專業的維修公司，如空壓機、天車、叉車、電機和高壓設備等。這樣，不但可以減少備件的庫存需求，還可以利用維修公司的規模優勢降低維修成本。對外包修理的項目，由管理職能部門提出維修申請，依照年度合同單價進行結算。第三，實施零庫存管理模式，根據備件的易得性和重要性，把它分為零庫存備件、循環使用備件和需要備貨備件三種，實施零庫存的備件，當需要使用時，由使用部門提出購買申請，購買科收到申請后，首先通知合同單位送貨給使用單位，然后定期依照合同單價結算，這樣，據能滿足設備維的需求，同時減少重復審批的工作。對于必須存貨準備的備件，根據預測所需的時間，依據購買周期提前進行購買申請入庫。

4結語

通過完善備件分類管理體系，建立新的倉庫管理模式，采取新的備件購買方式，實施需求預測體制，方便了備件的統計和需求預測，確保倉庫儲備備件的可靠和備件的穩定供給；采用零庫存管理及維修外包模式，有效的減少備件的庫存。公司實施新的備件管理模式一年來，庫存量不斷下降，庫存備件種類減少373種，數量減少9327件，庫存備件金額減少337萬元，備件存放區域減少8處，很大地提高備件管理效率，取得了良好的經濟效益。

參考文獻：

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