社區檔案管理工作現狀分析

摘要：文章對社區檔案管理工作進行了全面研究，分析了當前社區檔案管理工作現狀，查找了社區檔案管理工作存在的問題；明確并拓展了社區檔案工作功能定位，提出不僅社區檔案管理機構是社區檔案工作管理中樞，更是社區檔案利用服務中心、社區文化宣傳和鄉情教育園地、社區文化休閑場所；有針對性地提出了加強社區檔案管理工作對策，對加強社區檔案管理工作具有較強的參考價值。

關鍵詞：社區檔案管理；功能定位；工作對策

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2012）08-0049-02

人民平時生活中，社區是一個不可缺少的綜合性基礎機構，它承擔著人民群眾方方面面的生活需求，同時又承擔著黨和國家制定的政策法規的落實重任，而檔案的管理工作是一項重要的社區基礎性工作，它不僅真實地記錄著社區的發展歷程，而且還見證著社區各方面建設，更在社區建設和諧社會的歷史進程中有著異常重要作用。

1當前社區檔案管理工作的基本情況

社區雖然是最基層的群眾組織機構，但也 “麻雀雖小、五臟俱全”，“上面千條線，下面一根針”，方方面面的工作都需要社區來給予落實。這些客觀情況決定了，作為日?；A性的社區檔案管理工作也有著一些鮮明的特點：

一是社區檔案管理工作存在兼職多、缺人手、變動頻等特點，導致履行日常檔案管理工作職責較難。總體上看，一個社區普遍不過十余人的規模，加之日常繁雜事務多，這就決定了檔案管理工作人員有三個特點：缺人手，絕大多數社區沒有安排專門的工作人員進行檔案管理，一般都是由相對清閑的人員兼任；身兼多職，有些檔案員還身兼婦聯主任、文書等職；人員的變動經常，一般檔案工作1～2年的居多，而且還有的社區一年人員要變動好幾次，有的基層單位考慮崗位時選擇一些待退休、待生小孩人員、身體多病的人員在崗，普遍將檔案管理崗位作為“臨時崗”。因為崗位變動頻繁，還有的工作人員甚至沒有經過專業培訓就上崗，有的業務剛入門后就被調整了工作崗位，檔案管理水平普遍不高。

二是社區檔案工作制度建設存在弱化現象，從而導致檔案管理規范化難以落實。各個社區都根據社區工作的自身特點，檔案室基本建立健全了從檔案儲存、保密、鑒定、借閱以及銷毀等各項管理制度，但這一系列制度的執行范圍不出檔案室，其它工作人員大多知之不清或執行不力，社區檔案機構如此進行制度建設，容易造成社區檔案規范化管理工作難以開展。

三是一些領導對社區檔案管理工作存有模糊認識，導致社區檔案工作存在著先天不足的現象。在基層有一些管理者對檔案管理工作缺乏應有的認識，往往說起來重要、做起來次要、忙起來不要。加之受編制體制等方面制約，大多數的社區沒設立獨立的檔案管理機構，一般檔案室都掛靠在上級單位辦公室進行管理，這就容易形成檔案管理職責不明、責任不清等現象。

四是社區檔案周邊服務功能開發不足，以致現有檔案難以發揮應有作用。社區檔案管理機構應該在上級部門的指導下，不但應該要開展社區檔案規劃、監督、協調和指導工作，而且還應當開展社區綜合信息的溝通交流和利用的工作。同時社區檔案部門還應該是檔案服務機關、服務社會、服務群眾的重要場所，但當前檔案管理人員對社區檔案機構重保管、輕利用的思想以及對檔案資源開發利用下功夫不深。放棄了檔案信息服務保障功能的開發，也就放棄了檔案與檔案工作“更上一層樓”的機會，從而會間接導致社區檔案機構工作地位的下降。

2新時期社區檔案管理工作新的認識和定位

隨著各地加快推進和諧社會建設的進程，檔案管理工作也要不斷地適應新的歷史任務，加快推進服務形式與內容的多樣化，不僅要使檔案機構發展成為社區檔案安全保管基地，還要成為社區文化宣傳、社區文化休閑場所、鄉情教育園地和工作的管理中樞、社區檔案利用服務中心。

①新時期社區檔案工作任務以及要求。負責制定和實施相關的社區檔案工作的規劃和操作標準，負責管理范圍內的各種組織工作人員的專業培訓。要做好檔案法律、法規的普及和宣傳，增強社會的檔案意識。負責社區檔案的收集管理和開發。要做好對社區的國有企業、事業單位、行政村的檔案工作的監督與指導，還應督促管理轄區內居民服務工作的收集，指導其規范整理，從而成為社區檔案工作管理的中樞機構。

②社區檔案機構要在建設和諧社會進程中占有一席之地。作為社區檔案信息資源庫，檔案管理工作從領導決策、政策出臺、經驗總結、文化教育、文件公開等方面服務途徑多，服務范圍寬泛，能夠展現社區檔案價值的最大化，特別是在推進社會主義和諧社會建設進程中，社區檔案機構占有重要的一席之地。

③社區檔案機構要建設成為社區文化宣傳的教育園地。在社區檔案保存有眾多的檔案，它們載體多樣化、內容也十分豐富，許多珍貴的革命遺址遺跡、重要的歷史事件、眾多反應社會進步以及經濟發展的史實都保存在檔案室，社區檔案管理相關部門有責任對這些寶貴的歷史遺產以及精神文化財富進行開發，使其真正發揮出傳承文明、資政育人的作用，把檔案管理工作看作建設社區文化宣傳教育園地的重要組成部分。

④社區檔案機構要建設成為社區文化休閑的場所。應該把在社區檔案工作中記錄重大歷史事件或者反映本地區風土人情的檔案進行開發，對有關家族文化的家譜或者有關本地名人的檔案進行整理，特別是一些讓人感興趣的聲像、多媒體檔案，可以進一步豐富基層百姓的業務文化生活。

3當前加強社區檔案管理工作的幾點意見

檔案管理工作同其它工作一樣，需要多方面的支持。從目前情況看，基層社區應盡力將檔案工作單列出來，在列入社區發展總體規劃的同時，成立功能完善的檔案管理機構，建立健全檔案管理規章制度，形成檔案管理工作的良好機制，推進社區檔案管理工作健康有序發展。

①社區檔案管理工作要列入社區發展總體規劃中，形成“一盤棋”思想?，F行的《基層檔案工作試行辦法》中也有規定：“各級黨委、人民政府應切實加強領導，把檔案工作列入工作計劃和發展規劃，納入分管領導目標管理責任制，切實解決檔案庫房、設備和工作人員等實際問題”。于此同時，在檔案建設的經費上應該加大投入，需要把檔案建設開支也加入到財政預算，還要使考核獎勵機制更加完善，要使檔案建設加入到社會的發展目標層面來評價、考核，從而為社區檔案事業又好又快的發展提供保障。

②在社區的工作議事日程中應該加入檔案管理工作的內容，并且檔案管理機構應該相對獨立。檔案管理機構在建設的過程中，應該依托上一級主管部門建設的檔案管理機構，并安排一名社區負責人擔任檔案管理工作負責人，同時根據情況從社區人員中選配1～2名人員，做到專職專責。

③要在構建和諧外部大環境的基礎上，營造良好的社區檔案管理工作小環境。要使檔案管理工作開展的更好，應該在最大程度上保持相對穩定的工作人員崗位，可以通過晉升機會和優厚薪金的方法，加強對人員的崗位吸引力。于此同時，對工作人員應該定期進行相關的業務培訓，并且要具體崗位和職責對檔案人員進行考核，使工作人員每天都保持著高度的熱情度入到工作中。

④要以制度建設為抓手，加快推進社區檔案的管理向正規化軌道發展。由于社區的檔案工作牽扯到方方面面，涉及面廣泛，因此要正常規范開展社區的檔案工作，就應該要有健全的規章、制度，要對平時工作中的各個細節都需要做出規定，從而使檔案的日常管理過程中實現規范化和制度化。

⑤要通過:管用結合”、“宣教并舉”，要在最大程度上實現實現檔案的價值。在平時工作中應開展多樣檔案法律、法規的宣傳教育活動，使廣大人民群眾在平時生活中養成良好的檔案意識，形成檔案工作的社會共識。

參考文獻：

[1] 何屹.檔案管理實務[M].北京:北京大學出版社，2010.