論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策

摘要：人才流動是市場經濟背景下人力資源的整合優化，但不規范的人才流動給人事檔案管理工作帶來一些新的問題：重建檔案增多導致檔案真實性、可靠性無法保證，檔案意識淡薄，棄檔現象遞增，人檔分離現象嚴重，人事檔案代理的管理不規范等。本文探討人才流動帶來的問題及根本原因，并就改革人事檔案管理體制，加強人事檔案管理工作提出對策。

關鍵詞：人才流動 人事檔案管理 問題與對策

市場經濟倡導合理的資源配置，合理的人才流動是市場經濟背景下人力資源整體優化組合，推動社會發展，體現個人價值。但人才頻繁流動對人事檔案管理也帶來了新問題和挑戰，嚴重影響人事檔案管理工作，影響相關政府部門及各行各業對人才的選拔和任用，甚至影響國家整體人才戰略的實施。本文將就人才流動給人事檔案管理帶來的新問題及其產生根源進行分析，并提出相應對策。

一、人才流動是人力資源的優化組合

人力資源是第一資源，高層次人才更是稀缺資源，目前，人才競爭成為國際間、地區間、行業間、組織間提升各自核心競爭力的基礎和保障。據統計，美國人一生流動12次以上，競爭激烈的產業領域人才流動率更高，歐洲把對員工的崗位輪換看成是開發員工職業生涯的重要手段，反對“從一而終”，提倡合理流動。在中國，“干部交流力度不斷加大，重點部門、關鍵崗位領導干部交流已形成制度，2003年至2009年，全國機關干部共交流230.2萬人”①。隨著社會主義市場經濟體制的建立，中國政府遵循人力資源開發的客觀規律，建立建全政府宏觀管理、市場有效配置、單位自主用人、人才自主擇業的人才管理體制②，不斷消除體制性障礙，增強了人力資源市場的活力和效率，逐步實現人力資源從計劃配置到市場配置的轉變。我們應以國家發展大局為重，正確認識人才流動的合理性，配合國家人才戰略的實施，推動我國社會經濟的整體協調發展。

二、人才流動給人事檔案管理帶來的新問題

（一）人才不規范流動導致“重建檔案”增多

“檔隨人走”是干部人事檔案管理的一貫制度，作為個人經歷縮影的人事檔案傳統上是每個人的“身家性命”，目前卻遭遇市場經濟極大沖擊。“人才資源是第一資源”已成共識，為了各自長遠發展需要，各企事業、各地政府加大力度吸引緊缺人才、高層次人才，部分省市先后出臺一些針對原單位不肯放人，無法進行正常人事調動的緊缺人才重新建檔的暫行規定，打開 “綠色通道”，允許在個人提供部分證明材料基礎上重新建檔。這種惡性競爭造成事實上的人才不規范流動，至使“重建檔案”占比越來越高。

（二）“人檔分離”與“棄檔”、“死檔”現象

全球經濟一體化大背景下，外資、合資、民營私企蓬勃發展，日趨靈活的用人機制和人們擇業觀念的變化，為人才提供了越來越多就業選擇。企業招聘人員，輕靜態指標，重現實能力和發展潛力，應聘者只要遞交個人簡歷、學歷學位證書、職稱資格證明、獲獎證書等復印件，再對其潛在發展能力進行評價，就可決定是否錄用，不再硬性要求“人到檔到”；國有企業或事業單位，對于看好的人才也不強求其檔案，“不求所有但求所用”，這些柔性化用人機制使一些跳槽人員棄檔而去，造成越來越多的“人檔分離” 與“棄檔”、“死檔”現象；高等院校和科研院所的非正規流動形式多樣，留學不歸、陪讀移民國外、“被人挖走”自動離職辭職和被解聘人員都有，在筆者管理的檔案中，這類 “棄檔、死檔”達102卷，占在職人員檔案的6.5%。

（三）人事代理檔案管理混亂

人事代理檔案管理混亂，常造成檔案材料缺失。用人單位委托的人事代理人員，其在單位工作期間形成的材料，如工資材料、繼續取得學歷學位材料、入黨材料、升職材料、取得各種資格材料、鑒定材料，甚至合同、協議等等應記錄在案的重要人事信息，由于部分用人單位檔案意識淡薄，與人事代理機構缺乏協調溝通，沒有建立完善的檔案材料移交制度，導致重要檔案材料收集不完整，不能及時移交人事代理機構歸檔。檔案材料強調原始性，不可再生，原始材料不全或遺失將導致個人部分歷史經歷空白的嚴重后果。

三、新形勢下流動人才檔案管理對策

（一）規范建檔 依法管檔

按規定，檔案與人一一對應，重建檔案的前提是檔案遺失或損毀。部分省、市為不能檔隨人走的高層次人才打開“綠色通道” ，相繼出臺“重建檔案”政策，這顯然不符合國家檔案管理規定，真實性、可靠性難以保證，導致假文憑、假資歷、假學術成果、假檔案材料事件頻繁出現。甚至極少數高層次人才利用用人單位求賢若渴的心態，鉆法律空子，以不斷謀取優惠待遇為目的，頻繁跳槽，造成人才交流市場的混亂。我們必須按《檔案法》規定，規范重建檔案。對檔案材料造假者，要讓其承擔相應法律責任；對那些以斂財為目的頻繁跳槽者，要有相應法規規范其行為；而作為檔案管理者，必須具備較高政治素質，恪守職業道德，提高業務能力，嚴格按照《干部檔案工作條例》及《干部檔案整理工作細則》，進行人事檔案材料的收集、鑒別、整理和歸檔，把好“入口”關；用人單位有義務支持幫助檔案工作人員規范建檔，保證檔案的真實性和可靠性，自覺維護檔案管理制度的嚴肅性，嚴格執行國家人事工作政策法規。

（二）正確處理留人與放人的問題

隨著全球經濟一體化和人才價格市場化，人才作為人才市場上相對自由的主體，與工作單位正在形成平等的新型契約關系，有自主選擇、自由流動的權利。絕大多數流動人員選擇一個更適合自身發展的空間，是想在更好的平臺上實現自身的價值，體驗生命的更高質量。也許新單位有更優厚的待遇，這待遇本身就是一個人價值的體現，能帶來較高滿意度的同時體現著被同事、領導及社會的認同和尊重。根據馬洛斯的需要層次理論，人的需要從低到高分為五層：生理需要、安全需要、歸屬需要、尊重需要、自我實現需要③。人都渴望得到尊重，成就事業，實現自己的人生目標。如果不是因為與原單位有具體問題未了結，如合同期未滿，帳目未清，或涉及商業秘密等，挽留無果后，原單位不應采用扣檔留人手段，應尊重當事人意愿，人性化處理留人與放人問題。

（三）做好人事代理人員檔案的動態維護

靈活的用人機制使人事代理人員檔案數量急增。人事代理檔案管理迫切需要制定并完善用人單位與人事代理機構的溝通制度，加強彼此之間合作。用人單位應強化檔案意識，本著對自己員工負責的態度，及時完整地收集整理被代理人員檔案材料并轉交代理機構，督促代理機構對人事代理人員檔案的動態維護，保證檔案的連續性完整性。同時相關主管部門應加強對人才流動服務機構的監管與指導。

（四）加快人事檔案的社會化管理

目前，我國沒有統一的人事檔案管理機構。國有單位及縣級以上事業單位是由本單位內部管理，非國有單位，如外企、私企、民企、鄉鎮企業等，其員工檔案由相應的縣級以上人才流動服務中心管理。這種體制不利于人才的自由流動和檔案的標準化管理。如果建立社會化的人事檔案管理機構，實行統一人事代理和專業化標準管理，變“單位人”為“社會人”，必將使人才流動渠道更暢通，推動人力資源的合理配置。加快實現人事檔案社會化管理，“人檔分離”與“棄檔”、“死檔”問題也迎刃而解。

（五）利用現代信息技術 提高檔案管理水平

傳統人事檔案內容簡單，主要收集靜態結論性材料，內容空泛，用人單位無法從中對當事人的潛在能力進行評估，利用價值受限。現階段，個人取得的業績、成果以文本、聲音、影像等各種新載體形式產生，這些動態的多媒體信息，可以利用微縮技術、聲像技術、光學技術、自動化技術、通訊技術等現代化手段及時補充進人事檔案，擴充人事檔案信息量，則可以極大提高人事檔案利用價值④。對不涉及個人隱私和國家機密的人事檔案信息可以進行數字化處理，制作成人才檔案信息庫。信息化、網絡化手段更方便用人單位保持與檔案代理機構的實時溝通與對接，方便人事檔案信息的動態管理和維護，有效預防“人檔分離”和“重建檔案”可能引起的檔案造假問題。開放式的人才信息網將為政府、企事業單位選拔人才、聘用人才提供更高效的信息服務，更好地為人才強國戰略服務。

*本文系常州大學2012教學研究立項課題（項目編號：GJV2012067）

參考文獻：

①《中國的人力資源狀況》白皮書.[2010-10-08].

http://gb.cri.cn/27824/2010/09/10/5187s2987733.htm

②2010年全國人才工作會議.[2010-10-08]，http://news.xinhuanet.com/politics/2010-05/26/c_12145780.htm

③陳國權.組織行為學[M].北京:清華大學出版社，2000：178-181

④田忠智.淺談高校人事檔案工作中的問題與對策.蘭臺世界，2009（6）:45-46

作者單位：常州大學