探索面向電子政務的高校檔案管理工作

摘要：目前，電子政務建設已經成為高校信息化發展的重點，這為檔案信息化管理發展提供了極好的機遇。本文主要研究了高校電子政務建設和檔案信息化建設兩者之間相互影響、相互促進的互動關系，認為要發揮各自的優勢，形成兩者的良性互動，共同為高校各項事業的發展服務。

關鍵詞：電子政務 檔案管理 高校

電子政務是一項系統工程，它的實施對于高校檔案管理工作既是挑戰又是機遇。在電子政務建設中，檔案信息資源在轉變行政職能、提高行政績效、公開政務信息、規范管理行為等方面發揮了積極作用。目前，有部分高校將檔案管理納入電子政務建設規劃，并與電子政務建設同步協調進行，但是，多數學校信息化建設對電子文件、電子檔案管理具有很大隨意性。如何加強電子政務環境下的電子檔案管理，迫切需要檔案工作者予以研究解決。

信息技術的突飛猛進，電子政務的迅速發展，給高校檔案工作者帶來了壓力和挑戰，同時也迎來了新的發展機遇。高校檔案信息化建設是新時期檔案部門的一項基礎性工作，也是檔案工作向現代化邁進的必由之路。在當今以信息技術為主要特征的知識經濟時代，信息資源已成為人類經濟活動、社會活動的戰略資源，那么，加強高校檔案信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展需要，是發展先進生產力和先進文化的必然要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路。

一、依托電子政務轉變高校檔案工作管理理念

1. 堅持與時俱進、敢于創新的理念

高校電子政務是信息時代先進科技在學校工作中的具體運用，這種運用覆蓋的范圍及滲透的領域極為深廣。面對各種科技知識成果的轉化，高校檔案工作者要克服守舊與懼怕改變現狀的心理，應有樂于、善于接受新事物、新知識的態度，應有審時度勢的頭腦和長遠的目光， 適時改變工作方法與策略，勇于開拓與創新，積極研究吻合科技環境、科學合理的工作方法，使工作高效、有序地進行，制定相應的規章制度。

2. 樹立檔案信息資源面向高校、服務社會的理念

相對于其他部門，以往高校的體制、機制改革顯得滯后，服務范圍狹窄與封閉。作為組成部分檔案資源的管理者要隨著高校辦學定位方向轉變而更新工作理念，加快檔案信息原有的服務體制和機制改革步伐，研究與創新服務模式，建立廣泛的、開放的、社會化的服務體系，樹立整體觀念和全局觀念，在做好向學校教學、科研及管理服務的同時，積極構建信息資源平臺，根據需要，向社會經濟建設提供檔案資源服務。

3. 樹立信息資源共建、共享的理念

隨著網絡信息技術的發展，檔案信息資源共建、共享機制建設應運而生，但受傳統管理模式與思維慣性的影響，相當一部分檔案管理機構在檔案信息資源建設與檔案信息服務上還沿襲著傳統的模式，條塊分割的弊端尚未割除，不注重檔案行業整體資源的整合，只強調建設檔案資源所需的人力或資金等的投入，忽視有獨特作用與參考價值的檔案資源建設，造成信息高速公路上車少貨缺等現象。為此，樹立網絡化的服務觀念，積極主動把計算機技術、多媒體技術、海量存儲技術和數字通訊技術等運用到檔案資源的建設中，做好檔案數據庫及信息服務平臺的構建工作。加強校際、館際協作，改變情報、圖書、檔案等行業資源各自為政、互不兼容的現狀。創造條件，把多種分散的信息資源有機地集中整合，對有價值的資源進行挖掘，以整體優勢發揮信息資源的利用價值。

二、電子政務發展

為高校檔案信息化全面發展提供了契機

檔案的價值在于利用，在于為黨和國家工作大局服務，為社會各界和廣大人民群眾服務，檔案工作要突出服務這個主題。隨著國家經濟建設和信息技術的快速發展，檔案作為一種重要的信息資源，在各行各業得到了越來越多的開發和利用，日益顯示出其應有的重要作用。因此，社會的各個方面對檔案工作的要求會越來越高，檔案部門的工作也會越來越重。在這種新形勢下，如何有效拓展檔案工作為全校大局服務，為社會各界和廣大人民群眾服務，以全面推動高校檔案事業，成為檔案工作者必須面對、思考和實踐的緊迫任務。所以，檔案信息化是時代的要求，是高校檔案管理自身發展的要求，它已成為不可阻擋的歷史趨勢和發展方向，而電子政務發展是檔案信息化的催化劑和助推器。把檔案信息化納入高校電子政務建設的范疇，以國家電子政務發展為契機，開拓進取，使檔案收集、整理、存儲、利用等工作適應電子政務發展的要求，進一步增強服務意識，更新服務觀念，改善服務方式，提高檔案服務的及時性、針對性和實效性，把檔案服務工作提高到新的水平，全面推進檔案事業的發展。

三、電子政務環境下檔案管理模式

在電子政務的實施和推動下， 高校檔案管理模式發生了轉變。

1. 服務手段的轉變

隨著政府部門電子政務與高校網絡智能辦公系統的應用，高校檔案信息服務以網絡和數據庫為重點，檔案信息服務方式由以館( 室) 檔案信息資源為基礎的被動服務，轉向網絡資源為主的無限、主動服務。由以傳統的靜態、間接服務轉向以提供現代參考咨詢和開發編輯工作為主的動態、直接服務。通過開展檔案信息的提煉加工，把分散在檔案資源中的無序信息整序、濃縮，通過網絡以多種服務方式開展主動、快捷、高層次的檔案信息服務。

2. 檔案載體的轉變

隨著電子政務辦公的廣泛應用，網絡技術、數碼技術等現代高科技的發展以及新型材料的使用，豐富了檔案載體形式，打破了長期以來人類只能依賴文字進行記錄的歷史，可以通過更直接、更具體、更生動的圖像和聲音的管理方式展示事物，并以光盤、磁帶、移動存儲設備等磁性材料為載體記錄存檔，檔案材料的收藏由單一到多元并存轉變，館藏結構也發生改變。

3. 檔案工作方式的轉變

網絡技術及電子政務環境下，高校各部門可以根據工作情況，合理安排時間，將本部門要歸檔的文件通過網絡傳送到檔案管理部門，也可以直接將數據信息錄入到檔案數據庫中。另一方面，通過網絡學校檔案管理人員可實行跟進式服務，在形成初期跟蹤指導，或者在文檔形成之后，隨時到各部門的專門數據文件夾中進行信息采集和核對工作，可以大大縮短了文件資料轉化為檔案的周期，根據需要開展收集工作，確保了歸檔信息的完整性、準確性，做到有的放矢。

4. 服務方式和服務面向的轉變

高校在電子政務背景下，通過網絡技術，利用不同的信息服務軟件系統，可以對利用者的利用時間、區域及查詢檔案信息內容等進行統計，及時與用戶溝通聯系，適時調整檔案利用服務，并對不同時期和部門所需的檔案信息進行及時配給，滿足用戶的檔案信息利用需求。檔案信息服務工作是社會發展到一定歷史階段而產生的社會現象，高校的檔案利用服務在不脫離原有基礎上，要注意傳統檔案利用服務方式與現代網絡檔案信息服務的并舉，努力實現傳統和現代兩種服務方式的有機結合工作，使兩者做到優勢互補，揚長避短。

四、依托電子政務改革檔案管理的思路與建議

高校電子政務的實質是建成一個覆蓋黨政機構各部門和院系相結合的應用系統，為領導決策和機關辦公提供服務，實現學校辦公現代化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化，提高行政效率和管理水平。

能否完善電子政務系統建設框架，在很大程度上取決于能否全校參與、全程管理、全方位確立新的工作思路，并使之付諸實踐。高校檔案出于自身的職業敏感，最先意識到這一問題的嚴重性與解決問題的迫切性，也必將責無旁貸地成為電子時代管理機構核心信息資源的主力軍和排頭兵。檔案管理工作針對電子政務系統的建設疏漏迅速發出盡快開展“補漏工程”，積極介入到電子政務系統的開發與建設之中。

（1）對電子政務的主管部門，強調電子文檔是電子政務活動的主要工具和真實記錄，是政府機構最重要的信息資源，是機構可持續發展的信息支持和信息保障。

（2）對電子政務標準制定機構，強調文件、檔案管理標準的制定與貫徹已引起普遍重視。高校檔案工作應參與其中，為電子政務系統建設嵌入檔案管理功能。

（3）對系統設計和軟件開發部門，強調作為機構的核心信息資源，文件、檔案管理具有特殊性與特殊要求。隨著現代化進程的加速，這種要求也在不斷變化，必須根據網絡應用引起的機構組織方式和管理模式的變革。

（4）對檔案管理部門，強調面對新的工作環境、面對IT技術的飛速發展和普及應用，必須承擔起保管電子檔案的職責、制定制度、劃分權責、規范方法；檔案人員必須從幕后走向前臺、從“后端”走向“前端”、從紙質環境走向電子環境、從信息管理走向知識管理。為此，必須更新知識，加強研究，探討“前端控制”、元數據管理等，通過理論和實踐的互動尋找應對舉措。

五、結束語

高校電子政務是一項系統工程，涉及范圍包括學校各個職能部門，檔案部門作為學校行政管理部門之一，必然要加入到電子政務改革浪潮之中；電子政務的有效實施必須基于跨時間、空間和部門的信息流通與共享，而檔案部門是學校各職能部門電子文件等信息資源的集散地。因此，檔案工作應有效地支持電子政務建設，適應新環境對檔案工作的需求。

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作者單位：深圳大學