從縣級檔案館檔案利用視角看館藏檔案資源建設

摘要：本文詳細分析了影響縣級檔案館館藏利用工作的因素，并根據多年經驗，提出了解決縣級檔案館館藏檔案利用中檔案資源匱乏問題應采取的幾項措施。

關鍵詞：縣級檔案館 館藏 資源

隨著社會的進步和經濟的發展，人們的檔案意識在不斷增強，檔案的利用程度在不斷提高，其發揮的社會作用日益突顯，檔案資源建設引起了檔案界的高度重視。檔案館開展檔案管理工作的根本目的就是為了提供利用，支撐檔案利用工作順利開展的關鍵是檔案資料的豐富和齊全完整。在檔案利用工作中服務對象多為各級領導、各級部門及社會各界和公眾，服務目的是最大限度地滿足利用者的查檔需求。通過不斷更新服務觀念、創新服務機制和服務方式，加大宣傳檔案工作成果，來實現檔案的價值。但近年來，隨著檔案利用率的逐年上升，利用查詢工作中存在的館藏檔案資源匱乏問題也隨之日益突顯出來。筆者從縣級檔案館檔案利用視角看檔案資源建設等問題談幾點看法。

一、影響縣級館藏檔案利用工作的因素

（一）館藏檔案資源不豐富、內容單一影響利用工作

1.館藏民生檔案材料少、結構不合理、成分單一影響利用率。

根據縣級檔案館目前檔案提供利用的情況分析，政策性、事務性、財務性文件材料居多，但關乎群眾自身利益的民生檔案資料卻很少，不能充分滿足查檔需求，檔案工作難以充分服務群眾、服務民生、滿足社會需求，影響檔案的利用率。

2.業務性檔案不完整影響檔案的利用率。

近年來，伴隨各種關注民生的法律法規的頒布實施，標志著我國相當多行業的工作走上了法制化軌道。一些法制性要求較高的單位，隨著公眾法制和自我保護意識的增強，以及專業糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，各類業務性檔案成為分辨各方責任的重要依據。然而，到目前為止，相當多的系統尚未有關于業務檔案管理方面的國家或行業標準(規定)可遵循。大多單位是將現有業務工作中形成的質量記錄、材料整理歸檔，進而形成業務檔案，不重視涉及公民個人材料的收集和積累。這樣就很難保證業務檔案歸檔范圍的完整性和有效性，從而造成了利用工作的被動性。

3.檔案利用內容及所接收檔案的范圍影響檔案利用率。

從利用數據來看，民生檔案的利用率占了較高的比重，占接待利用總人次的80%左右，其中，館藏結婚證存根檔案、房屋土地證存根檔案的查詢占所有民生檔案查詢的首位，主要集中在對土改時期土地房產證的查詢，也包括個別村委會自行組織人員前來查閱土地房產證，用于核實土改時期各個村的土地權屬問題，為解決村與村之間的糾紛提供依據。其它包括插隊知青為辦理退休手續，養老保險手續，解決工作問題等查檔。檔案工作服務機關工作、服務經濟建設、科技文化發展方面的逐漸減少，大約只占接待利用總人次的20%。

另外，由于縣檔案管接收范圍較窄，不能及時將公眾所需檔案資料接收進館，導致公眾不能及時獲得自己所需民生檔案材料，或感到檔案館所提供的檔案份量不夠，內容不給力。

（二）服務對象的轉變影響檔案利用

1.檔案工作服務對象自身特點的變化影響檔案利用率。

以往檔案館所藏檔案資料主要是提供給機關單位用于工作查考。為領導決策、機關開展各項工作提供利用是檔案館發揮館藏檔案作用、實現檔案利用價值的主要途徑之一。機關單位利用檔案，就延慶縣檔案館來講，2008年以前，不包括配合縣里開展重大活動查檔，該館每年接待利用者大約600至700人次之間，提供檔案、資料約2000卷（件/冊）次。機關查檔數量無論是利用人次還是利用卷次，都大大高于公眾個人查檔，當時大約占到查檔利用率中的80%以上。從利用檔案的目的來看，用于工作查考約占50%左右，用于為機關編史修志收集相關資料的約占40%，用于經濟建設和其它用途的約占10%左右。

近幾年，隨著國家經濟建設的快速發展及黨的惠民政策不斷推進，廣大人民群眾的檔案意識和維權意識逐步增強，檔案利用人員的結構已從機關單位，轉變為普通百姓維護自身利益服務，公民個人查檔人數呈明顯上升趨勢，已由過去查檔人次的3成，上升到今天的近6成；查閱檔案的人中有干部、工人、農民及對歷史感興趣的文化人，檔案館的服務對象也由領導、機關單位延伸到社會及基層群眾，檔案的價值也被越來越多的公眾所認可。

2.檔案系統人員的不斷變動及信息化水平的不斷提升影響檔案利用率。

隨著檔案事業的不斷發展，檔案系統本身人員也發生了很大變動，一些對館藏檔案內容十分熟悉的老同志逐漸離開檔案利用崗位。另外，隨著科技進步，檔案的管理也在進行升級，計算機著錄已經普及，但由于個別檔案人員和外加工著錄人員對館藏檔案內容缺乏熟知和了解，計算機著錄及外加工的準確程度在一定程度上影響了檔案的查全率，同時也勢必影響檔案的查準率，延長公眾查檔時間。

3.檔案館與基層檔案室溝通渠道不暢影響利用率。

縣檔案館與各基層檔案室溝通效果較低，不能保證有效溝通，致使檔案利用部門不能及時將公眾的查檔需求反饋給相關業務部門；同時各立檔單位也未能將自身的實際職能演變、檔案構成情況及時反饋給縣級檔案館，造成檔案利用部門在不能為公眾提供檔案實體依據的同時，也未能為其提供準確的查詢途徑。

二、解決縣級檔案館館藏檔案利用中

檔案資源匱乏問題對策

豐富館藏檔案資源是提高檔案利用效率的保障，因此，針對以上分析，筆者認為，縣級檔案館為徹底解決館藏檔案利用中檔案資源匱乏的檔案資源建設問題應采取以下幾項措施：

（一）繼續豐富地方館藏，收集各門類、載體和典型的專業檔案

指導、法規部門在縣級檔案館的主要職能之外，應根據公眾需求，有針對性地制定分行業、分部門的檔案接收范圍，使館藏檔案門類齊全，結構合理，能滿足不同利用者的利用需求。將檔案利用分析工作作為一項長期工作堅持下來，對查檔者的利用需求適時進行統計，并及時反饋給指導、法規等相關科室，為檔案的指導與執法提供相關依據，使其能夠有的放矢地開展指導檢查工作。檔案接收工作要適時調整檔案接收范圍，檔案管理利用部門要提前介入檔案接收進館工作，確保資源豐富的地方特色檔案應收盡收，保證檔案的齊全完整。

（二）做好服務創新、更新觀念、增加手段和機制，以多種方式為利用者提供良好服務

在確保檔案載體和檔案信息安全的前提下，提高計算機著錄質量，設立一站式服務，想群眾之所想，急群眾之所急，簡化利用手續，最大限度地滿足群眾利用需求，為構建和諧社會提供檔案信息保障。

（三）做好開放檔案的利用工作，擴大利用范圍，使檔案更好為人民群眾服務

在鑒定檔案的同時，擴大檔案可利用的范圍，直接關系到群眾自身合法權益的檔案資料，能公開的要盡量公開，能上網公開的要上網公開，方便群眾在網上查閱資料，提高檔案的利用率。

（四）加強檔案館人員素質建設，提高服務水平

要求檔案館人員要熟悉館藏，熟知查檔程序，加強業務知識學習，提高業務水平，不能僅僅滿足做“查檔接待員”，要努力做“利用檔案的專家”，指導協助公眾查找自己所需檔案。 同時要擅于發現問題，找出原因，了解基層工作的真實現狀、群眾的真實需求，避免將“領導不重視，基層檔案員不積極”等作為個別檔案人員開脫自己責任，繼續放任檔案資源流失的托詞。為有不同特點的立檔單位打造專屬的歸檔范圍與保管期限表，讓更有份量的各門類和民生檔案移交進館是檔案人的責任。

（五）加強基層民生檔案的收集歸檔工作，充實檔案內容

縣級檔案館作為縣級國家檔案館，檔案資源建設的工作重點應面向農村。鄉鎮和村作為農村最基層的政權單位，直接面向廣大人民群眾，在日常業務工作中形成的大量涉及老百姓切身利益的文件材料，是農村民生檔案的主要形成和保管單位。因此，做好鄉鎮民生檔案工作，加強鄉鎮、村各類涉民文件材料的積累和歸檔，是順應時代要求，深化檔案工作服務“三農”、服務民生，切實維護和發展好廣大人民群眾最關心、最直接、最現實利益問題的直接體現；是夯實地方檔案資源建設的基礎，是推動新時期檔案工作又好又快發展的重要陣地。

總之，作為縣級國家綜合檔案館，檔案資源建設的工作重點應面向基層、面向社會。因此，筆者認為，今后縣級檔案業務指導工作重點應加強對民生檔案材料的收集、整理、移交工作的指導與檢查力度，開展鄉鎮檔案規范化建設和行政村、社區等建檔工作，把與百姓利益相關的各類檔案材料納入鎮、村、社區等建檔范圍，樹立“以人為本”的檔案理念，把鄉鎮、村、社區文件材料收集和歸檔工作納入檔案檢查的范圍，積極推進鄉鎮、村、社區及非公企業民生檔案資源工作，豐富縣級檔案館地方民生檔案資源，為檔案利用奠定良好基礎，使更多的歷史記憶留存下來，更好地充分發揮檔案不可替代的憑證和依據作用，為建立和諧社會、綠色北京及創建世界城市建設做出新的貢獻。

作者單位：延慶縣檔案局